Sut i leihau maint ffeil Excel

Wrth weithio yn Etlee, mae rhai tablau yn cyflawni maint eithaf trawiadol. Mae hyn yn arwain at y ffaith bod maint y ddogfen yn cynyddu, weithiau hyd yn oed dwsin megabeit a mwy. Mae cynnydd yn y pwysau y llyfr Excel yn arwain nid yn unig i gynnydd yn ei le a feddiannir ar y ddisg galed, ond hyd yn oed yn bwysicach, i arafu cyflymder perfformio gwahanol gamau a phrosesau ynddo. Yn syml, wrth weithio gyda dogfen o'r fath, mae'r rhaglen Excel yn dechrau arafu. Felly, mae'r cwestiwn o optimeiddio a lleihau llyfrau o'r fath yn berthnasol. Gadewch i ni ddarganfod sut i leihau maint y ffeil yn fwy nag.

Gweithdrefn Lleihau Llyfrau Llyfrau

Dylai'r optimeiddio y ffeil a anwyd ar unwaith mewn sawl cyfeiriad. Nid yw llawer o ddefnyddwyr yn cydnabod, ond yn aml mae'r llyfr Excel yn cynnwys llawer o wybodaeth ddiangen. Pan fydd y ffeil yn fach ar gyfer hyn, does neb yn rhoi sylw arbennig i hyn, ond os yw'r ddogfen wedi dod yn feichus, mae angen ei optimeiddio ym mhob paramedr posibl.

Dull 1: Lleihau'r ystod weithredu

Yr ystod weithredol yw'r ardal, y camau yr wyf yn cofio Excel. Os yw'r ddogfen yn cyfrif, mae'r rhaglen yn ail-gyfrifo pob cell o'r gweithle. Ond nid yw bob amser yn cyfateb i'r ystod lle mae'r defnyddiwr yn gweithio mewn gwirionedd. Er enghraifft, bydd bwlch a gyflwynir yn amhriodol ymhell o'r tabl yn ehangu maint yr ystod weithredu i'r elfen honno lle mae'r bwlch hwn wedi'i leoli. Mae'n ymddangos bod Excel wrth ail-gyfrifo bob tro y bydd yn trin criw o gelloedd gwag. Gadewch i ni weld sut y gall y broblem hon gael ei ddileu ar yr enghraifft o dabl penodol.

1. Ar y dechrau, edrychwch ar ei bwysau cyn gwneud y gorau, i gymharu'r hyn y bydd yn digwydd ar ôl y weithdrefn yn cael ei pherfformio. Gellir gwneud hyn trwy symud i mewn i'r tab "File". Ewch i'r adran "Manylion". Ar ochr dde'r ffenestr a agorodd briodweddau sylfaenol y llyfr. Yr eiddo cyntaf yw maint y ddogfen. Fel y gwelwn, yn ein hachos ni, mae'n 56.5 kilobytes.



2. Yn gyntaf oll, dylid ei ddarganfod sut mae'r gweithle go iawn yn wahanol i'r un sydd ei angen mewn gwirionedd gan y defnyddiwr. Mae'n eithaf syml i'w wneud. Rydym yn dod mewn unrhyw gell o'r tabl a chyfuniad allweddol Ctrl + diwedd. Mae Excel yn symud yn syth i'r gell olaf, y mae'r rhaglen yn ystyried elfen olaf y gweithle. Fel y gwelwch, yn benodol, mae ein hachos yn llinell 913383. O ystyried bod y tabl yn meddiannu dim ond chwe llinell gyntaf, mae'n bosibl nodi'r ffaith bod 913,377 o linellau, mewn gwirionedd, llwyth diwerth, sydd nid yn unig yn cynyddu maint y ffeil , ond oherwydd bod ail-gyfrifo parhaol o holl ystod y rhaglen wrth berfformio unrhyw gamau gweithredu yn arwain at arafu yn y gwaith ar y ddogfen.

   

   Wrth gwrs, mewn gwirionedd, mae bwlch mor fawr rhwng yr ystod waith wirioneddol a'r ffaith bod Excel yn derbyn ei bod yn eithaf prin, a chawsom nifer mor fawr o resi er eglurder. Er, weithiau mae yna hyd yn oed achosion pan ystyrir yr ardal ddeilen gyfan yn y gwaith.

3. Er mwyn dileu'r broblem hon, mae angen i chi dynnu'r holl resi sy'n dechrau o'r cyntaf yn wag a hyd at ddiwedd y ddalen. I wneud hyn, dewiswch y gell gyntaf, sydd yn union o dan y bwrdd, a theipiwch allwedd Ctrl + Shift + Arrow.



4. Fel y gwelwn, ar ôl hynny, dyrannwyd yr holl elfennau o'r golofn gyntaf, gan ddechrau o'r gell benodedig ac i ddiwedd y tabl. Yna cliciwch ar fotwm y llygoden dde. Yn y ddewislen cyd-destun sy'n agor, dewiswch "Dileu".

   

   Mae llawer o ddefnyddwyr yn ceisio dileu trwy glicio ar y botwm Dileu ar y bysellfwrdd, ond nid yw'n gywir. Mae'r weithred hon yn clirio cynnwys y celloedd, ond nid yw'n eu tynnu eu hunain. Felly, yn ein hachos ni fydd yn helpu.

5. Ar ôl i ni ddewis yr eitem "Dileu ..." yn y ddewislen cyd-destun, mae ffenestr symud celloedd bach yn agor. Rwy'n gosod y newid i'r safle "llinyn" ynddo a chlicio ar y botwm OK.



6. Dilewyd pob rhes o'r ystod a ddyrannwyd. Gwnewch yn siŵr eich bod yn sychu'r llyfr trwy glicio ar yr eicon hyblyg yng nghornel chwith uchaf y ffenestr.



7. Nawr gadewch i ni weld sut y gwnaethom ein helpu. Rydym yn dyrannu unrhyw gell o'r tabl a theipiwch y cyfuniad allweddol Ctrl + End. Fel y gwelwch, dyrannodd Excel y gell olaf y tabl, sy'n golygu mai dyma'r elfen olaf o'r lle gwaith dail.



8. Nawr rydym yn symud at yr adran "Manylion" o'r tab "Ffeil" i gael gwybod faint mae pwysau ein dogfen wedi gostwng. Fel y gwelwch, mae bellach yn 32.5 KB. Dwyn i gof cyn y weithdrefn optimeiddio, ei faint oedd 56.5 KB. Felly, mae wedi cael ei leihau gan fwy na 1.7 gwaith. Ond yn yr achos hwn, nid yw'r prif gyflawniad hyd yn oed yn ostyngiad yn y pwysau'r ffeil, a'r ffaith bod y rhaglen bellach wedi'i heithrio rhag ail-gyfrifo'r amrediad nas defnyddiwyd mewn gwirionedd, a fydd yn cynyddu cyfradd prosesu y ddogfen yn sylweddol.

Os yn y llyfr sawl taflen rydych chi'n gweithio gyda nhw, mae angen i chi gynnal gweithdrefn debyg gyda phob un ohonynt. Bydd hyn hyd yn oed yn lleihau ymhellach faint y ddogfen.

Dull 2: Dileu Fformatio Diangen

Mae ffactor pwysig arall sy'n gwneud y ddogfen Excel yn drymach, yn fformatio segur. Mae hyn yn cynnwys defnyddio gwahanol fathau o ffontiau, ffiniau, fformatau rhifol, ond yn gyntaf oll, mae'n ymwneud â thywallt celloedd mewn gwahanol liwiau. Felly, cyn hefyd fformatio'r ffeil, mae angen i chi feddwl ddwywaith, ac a oes angen gwneud hynny neu heb y weithdrefn hon mae'n hawdd ei wneud.

Mae hyn yn arbennig o wir am lyfrau sy'n cynnwys llawer iawn o wybodaeth sydd ganddynt eisoes â maint sylweddol. Gall ychwanegu fformatio at y llyfr gynyddu ei bwysau hyd yn oed sawl gwaith. Felly, mae angen i chi ddewis y "aur" canol rhwng gwelededd cyflwyno gwybodaeth yn y ddogfen a maint y ffeil, i ddefnyddio fformatio dim ond lle mae'n wirioneddol angenrheidiol.

Ffactor arall sy'n gysylltiedig â fformatio, pwysau pwysau, yw bod yn well gan rai defnyddwyr fformatio'r celloedd "gydag ymyl." Hynny yw, maent yn fformatio nid yn unig y tabl ei hun, ond hefyd yr ystod sydd o dan ei, weithiau hyd yn oed tan ddiwedd y ddalen, gyda chyfrifo'r ffaith y bydd llinellau newydd yn cael eu hychwanegu at y bwrdd, ni fydd yn angenrheidiol i'w fformatio bob tro.

Ond nid yw'n hysbys pan fydd llinellau newydd yn cael eu hychwanegu a faint fydd yn cael eu hychwanegu, a fformatio rhagarweiniol o'r fath byddwch yn cymryd y ffeil eisoes ar hyn o bryd, a fydd yn cael effaith negyddol ac ar gyflymder gweithio gyda'r ddogfen hon. Felly, os ydych chi wedi cymhwyso fformatio i gelloedd gwag nad ydynt wedi'u cynnwys yn y tabl, rhaid ei ddileu.

1. Yn gyntaf oll, mae angen i chi dynnu sylw at bob cell sydd wedi'u lleoli islaw'r ystod gyda data. I wneud hyn, cliciwch ar nifer y llinyn gwag cyntaf ar y panel cydlynu fertigol. Dyrannu'r llinell gyfan. Ar ôl hynny, rydym yn cymhwyso'r cyfuniad cyfarwydd eisoes o allweddi poeth Ctrl + Shift + i lawr i lawr.



2. Ar ôl hynny, mae'r amrediad rhes cyfan yn is na rhan o'r tabl sydd wedi'i lenwi â data, a amlygwyd gan ddeffro. Mae bod yn y tab "Home", cliciwch ar yr eicon "Clir", sydd wedi'i leoli ar y tâp yn y bar offer golygu. Mae bwydlen fach yn agor. Dewiswch y sefyllfa "fformatau clir" ynddi.



3. Ar ôl y weithred hon ym mhob cell o'r ystod a ddyrannwyd, caiff fformatio ei ddileu.



4. Yn yr un modd, gallwch dynnu fformat diangen yn y tabl ei hun. I wneud hyn, dewiswch gelloedd unigol neu amrediad yr ydym yn ystyried fformatio'r lleiafswm defnyddiol, cliciwch ar y botwm "clir" ar y tâp a dewiswch yr eitem "Fformatau Clir" o'r rhestr.



5. Fel y gwelwch, tynnwyd fformatio yn ystod ystod dethol y tabl yn llwyr.



6. Ar ôl hynny, rydym yn dychwelyd yr ystod hon rhai elfennau fformatio ein bod yn ystyried yn berthnasol: ffiniau, fformatau rhifol, ac ati

Bydd y camau a ddisgrifir uchod yn helpu i leihau maint y llyfr Excel yn sylweddol a chyflymu'r gwaith ynddo. Ond mae'n well defnyddio fformatio i ddechrau lle mae'n wirioneddol briodol ac yn angenrheidiol na threulio amser i wneud y gorau o'r ddogfen.

Gwers: Tablau Fformatio yn Excel

Dull 3: Dileu cysylltiadau

Mewn rhai dogfennau, mae nifer fawr iawn o gysylltiadau o ble mae gwerthoedd yn cael eu tynhau. Gall hyn hefyd arafu'n ddifrifol i lawr cyflymder gwaith ynddynt. Yn arbennig o ddylanwadu'n gryf gan gyfeiriadau allanol at lyfrau eraill, er bod cyfeiriadau mewnol hefyd yn cael eu hadlewyrchu'n negyddol mewn perfformiad. Os daw'r ffynhonnell o ble mae'r ddolen yn cymryd gwybodaeth yn cael ei diweddaru'n gyson, hynny yw, yr ystyr i ddisodli cyfeiriadau cyfeiriadau mewn celloedd i werthoedd arferol. Mae hyn yn gallu cynyddu cyflymder gweithio gyda'r ddogfen. Mae dolen neu werth mewn cell benodol, yn y rhes fformiwla ar ôl dewis yr eitem.

1. Dewiswch yr ardal a gynhwysir gan gyfeiriadau. Bod yn y tab Cartref, cliciwch ar y botwm "Copi" sydd wedi'i leoli ar y tâp yn y grŵp gosodiadau clipfwrdd.

   

   Fel arall, ar ôl dewis ystod, gallwch ddefnyddio cyfuniad o allweddi poeth Ctrl + C.

2. Ar ôl i'r data gopïo, peidiwch â thynnu'r dewis o'r ardal, a chliciwch ar y botwm llygoden cywir. Lansiwyd y fwydlen cyd-destun. Ynddo, yn y bloc "Mewnosod Lleoliadau", mae angen i chi glicio ar yr eicon "Gwerthoedd". Mae ganddo olygfa o'r pictogramau gyda'r rhifau a ddangosir.



3. Ar ôl hynny, bydd pob cyfeiriad yn yr ardal bwrpasol yn cael ei ddisodli gan werthoedd ystadegol.

Ond mae angen i chi gofio nad yw'r opsiwn hwn i wneud y gorau o'r llyfr Excel bob amser yn dderbyniol. Dim ond pan nad yw'r data o'r ffynhonnell wreiddiol yn ddeinamig, hynny yw, ni fyddant yn newid gydag amser.

Dull 4: Fformat Newidiadau

Ffordd arall o leihau maint y ffeil yn sylweddol yw newid ei fformat. Mae'r dull hwn, yn ôl pob tebyg, mae'r rhan fwyaf ohono yn helpu i wasgu'r llyfr, er ei bod hefyd yn angenrheidiol i ddefnyddio'r opsiynau uchod yn y cymhleth.

Yn Excel mae yna nifer o fformatau ffeil "frodorol" - XLS, XLSX, XLSM, Xlsb. Y fformat XLS oedd yr estyniad sylfaenol ar gyfer fersiwn y rhaglen o Excel 2003 ac yn gynharach. Mae eisoes wedi darfod, ond, serch hynny, mae llawer o ddefnyddwyr yn dal i gael eu cymhwyso. Yn ogystal, mae yna achosion pan fydd yn rhaid i chi ddychwelyd i weithio gyda hen ffeiliau sydd wedi cael eu creu flynyddoedd lawer yn ôl hyd yn oed yn absenoldeb fformatau modern. Heb sôn am y ffaith bod llawer o raglenni trydydd parti yn gweithio gyda llyfrau gyda'r ehangiad hwn, nad ydynt yn gwybod sut i brosesu opsiynau diweddarach ar gyfer dogfennau Excel.

Dylid nodi bod gan y llyfr estyniad XLS faint llawer mwy na'r analog presennol y fformat XLSX, sydd ar hyn o bryd Excel yn defnyddio fel y prif un. Yn gyntaf oll, mae hyn oherwydd y ffaith bod ffeiliau XLSX yn eu hanfod yn archifau cywasgedig. Felly, os ydych yn defnyddio'r estyniad XLS, ond rydych yn dymuno lleihau pwysau'r llyfr, yna gellir gwneud hyn yn syml yn ei atal yn xlsx fformat.

1. I drosi'r ddogfen o'r fformat XLS i fformat XLSX, ewch i'r tab File.



2. Yn y ffenestr sy'n agor, rwy'n rhoi sylw ar unwaith i'r adran "Manylion", lle nodir hynny, ar hyn o bryd mae pwysau'r ddogfen yn 40 KB. Nesaf, cliciwch ar yr enw "Save As ...".



3. Mae'r ffenestr arbed yn agor. Os dymunwch, gallwch fynd i'r cyfeiriadur newydd, ond mae'r rhan fwyaf o ddefnyddwyr yn fwy cyfleus i storio dogfen newydd yn yr un man lle mae'r cod ffynhonnell. Gellir newid enw'r llyfr, os dymunir, yn y maes "Enw Ffeil", er nad yw'n angenrheidiol. Y peth pwysicaf yn y weithdrefn hon yw gosod llyfr "File Math" maes "Excel (.xlsx)". Ar ôl hynny, gallwch bwyso ar y botwm "OK" ar waelod y ffenestr.



4. Ar ôl i arbediad gael ei gynhyrchu, ewch i adran "Manylion" y tab Ffeil i weld faint o bwysau sydd wedi gostwng. Fel y gwelwch, mae bellach yn 13.5 Kbytes yn erbyn 40 Kbytes cyn y weithdrefn drosi. Hynny yw, roedd un ond yn arbed yn y fformat modern yn ei gwneud yn bosibl gwasgu'r llyfr bron i dair gwaith.

Yn ogystal, mae fformat XLSB modern arall neu lyfr deuaidd yn fwy nag. Ynddo, mae'r ddogfen yn cael ei chadw mewn amgodio deuaidd. Mae'r ffeiliau hyn yn pwyso hyd yn oed llai na llyfrau ar ffurf XLSX. Yn ogystal, yr iaith y cânt eu cofnodi arnynt agosaf at y rhaglen Excel. Felly, mae'n gweithio gyda llyfrau o'r fath yn gyflymach nag gydag unrhyw estyniad arall. Ar yr un pryd, nid yw llyfr y fformat penodedig ar ymarferoldeb a'r posibiliadau o ddefnyddio gwahanol offer (fformatio, swyddogaethau, graffiau, ac ati) yn israddol i'r fformat XLSX ac yn fwy na'r fformat XLS.

Y prif reswm pam nad oedd Xlsb yn dod yn fformat diofyn yn Excel yw bod rhaglenni trydydd parti yn gallu gweithio gydag ef yn ymarferol. Er enghraifft, os oes angen i chi allforio gwybodaeth o Excel i mewn i raglen 1C, gellir ei wneud gyda dogfennau XLSX neu XLS, ond nid gyda xlsb. Ond, os nad ydych yn bwriadu trosglwyddo data i unrhyw raglen trydydd parti, gallwch arbed y ddogfen yn ddiogel ar ffurf xlsb. Bydd hyn yn eich galluogi i leihau maint y ddogfen a chynyddu cyflymder gwaith ynddo.

Mae'r weithdrefn ar gyfer achub y ffeil yn ehangiad Xlsb yn debyg i'r un a wnaed gennym i ehangu XLSX. Yn y tab "Ffeil", cliciwch ar "Save As ...". Yn y ffenestr arbed sy'n agor yn y maes "math o ffeil", mae angen i chi ddewis yr opsiwn "Llyfr Excel (* .xlsb)". Yna cliciwch ar y botwm "Save".

Rydym yn edrych ar bwysau'r ddogfen yn yr adran "Manylion". Fel y gwelwch, mae wedi gostwng hyd yn oed yn fwy ac erbyn hyn dim ond 11.6 KB.

Crynhoi'r canlyniadau cyffredinol, gallwn ddweud, os ydych yn gweithio gyda ffeil XLS, yna'r ffordd fwyaf effeithiol i leihau ei maint yw egni yn yr egni yn XLSX modern neu fformatau xlsb. Os ydych chi eisoes yn defnyddio data ehangu ffeiliau, yna i leihau eu pwysau, dylech ffurfweddu'r gweithle yn iawn, dileu fformatio gormodol a chyfeiriadau diangen. Byddwch yn derbyn y ffurflen fwyaf os ydych yn cynhyrchu'r holl gamau gweithredu hyn yn y cymhleth, ac nid yn cyfyngu eich hun i un opsiwn.