Jak snížit velikost souboru Excel

Při práci v Excelu, některé tabulky dosahují poměrně působivé velikosti. To vede k tomu, že velikost dokumentu se zvyšuje, někdy i tucet megabajtů a další. Zvýšení hmotnosti knihy Excelu vede nejen ke zvýšení svého místa obsazeného na pevném disku, ale to ještě důležitější, aby pomalejší rychlost provádění různých akcí a procesů v něm. Jednoduše řečeno, při práci s takovým dokumentem se program aplikace Excel začíná zpomalit. Proto se otázka optimalizace a snížení těchto knih stává relevantní. Pojďme zjistit, jak snížit velikost souboru v aplikaci Excel.

Postup Snížení velikosti knihy

Optimalizace souboru narození by měl být okamžitě v několika směrech. Mnoho uživatelů nepozná, ale často kniha Excel obsahuje mnoho zbytečných informací. Když je soubor malý, nikdo na to nezaplatí zvláštní pozornost, ale pokud se dokument stal těžkopádným, je nutné jej optimalizovat ve všech možných parametrech.

Metoda 1: Snížení provozního rozsahu

Provozní rozsah je oblast, akce, ve kterých si pamatuji Excel. Pokud se dokument počítá, program přepočítá všechny buňky pracovního prostoru. Ale ne vždy odpovídá rozsahu, ve kterém uživatel opravdu funguje. Například nevhodně dodávaná mezera daleko od tabulky bude rozšířit velikost provozního rozsahu k tomuto prvku, kde je tato mezera umístěna. Ukazuje se, že excel při přepočítání pokaždé, když zvládne spoustu prázdných buněk. Podívejme se, jak může být tento problém odstraněn na příkladu konkrétní tabulky.

1. Zpočátku se podívejte na svou váhu před optimalizací, porovnat to, co bude po provedení procedury. To lze provést přesunutím karty "Soubor". Přejděte do sekce "Podrobnosti". Na pravé straně okna, které otevřela základní vlastnosti knihy. První vlastnosti jsou velikost dokumentu. Jak vidíme, v našem případě je to 56,5 kilobajtů.



2. Za prvé, mělo by být zjištěno, jak se skutečný pracovní prostor liší od toho, který uživatel opravdu potřebuje. Je to docela jednoduché to udělat. Stáváme se v libovolné buňce tabulky a typu CTRL + koncová kombinace kláves. Excel se okamžitě přesune do poslední buňky, kterou program považuje za závěrečný prvek pracovního prostoru. Jak můžete vidět, konkrétně, náš případ je řádek 913383. Vzhledem k tomu, že tabulka zaujímá pouze šest první linií, je možné uvést skutečnost, že 913377 řádků jsou ve skutečnosti zbytečné zatížení, které nejenže zvyšuje velikost souboru , ale v důsledku trvalého přepočítání celého rozsahu programu při provádění jakékoli akce vede ke zpomalení práce v dokumentu.

   

   Samozřejmě, ve skutečnosti taková velká mezera mezi skutečným pracovním rozsahem a skutečností, že aplikace Excel přijímá, je poměrně vzácné, a jsme si vzali tak velký počet řádků pro jasnost. Ačkoli někdy existují i ​​případy, kdy je celá plocha listu považována za obrobek.

3. Aby se tento problém odstranil, musíte odstranit všechny řádky počínaje z prvního prázdného a do konce listu. Chcete-li to provést, vyberte první buňku, která je okamžitě pod tabulkou a zadejte klávesu šipky CTRL + SHIFT +.



4. Jak můžeme vidět, poté, co všechny prvky prvního sloupce, počínaje specifikovanou buňkou a na konci tabulky byly přiděleny. Poté klikněte pravým tlačítkem myši. V kontextovém menu se otevře, vyberte možnost Odstranit ".

   

   Mnoho uživatelů se pokusí odstranit kliknutím na tlačítko Odstranit na klávesnici, ale není správné. Tato akce vymaže obsah buněk, ale neodstraní je sami. Proto v našem případě to nepomůže.

5. Poté, co jsme vybrali položku "Delete ..." v kontextovém menu, otevře se okno pro odstranění buněk. Nastavil jsem přepínač do polohy "String" a klikněte na tlačítko OK.



6. Všechny řady přiděleného rozsahu byly odstraněny. Nezapomeňte sušit knihu kliknutím na ikonu diskety v levém horním rohu okna.



7. Podívejme se, jak nám to pomohlo. Přidělujeme libovolnou buňku tabulky a zadejte kombinaci kláves Ctrl + End. Jak vidíte, Excel přidělil poslední buňku tabulky, což znamená, že je nyní to je poslední prvek pracovního prostoru listu.



8. Nyní se přejdeme na sekci "Podrobnosti" na kartě "Soubor", abyste zjistili, jak moc se váha našeho dokumentu snížila. Jak vidíte, je nyní 32,5 kb. Připomeňme, že před postupem optimalizace byla jeho velikost 56,5 kb. Bylo tedy sníženo o více než 1,7 krát. V tomto případě však hlavní úspěch není ani snížení hmotnosti spisu, a skutečnost, že program je nyní osvobozen od přepočítávání ve skutečnosti nevyužitého rozsahu, což výrazně zvýší míru zpracování dokumentu.

Pokud v knize několika listů pracujete, musíte provést podobný postup s každým z nich. To dále sníží velikost dokumentu.

Metoda 2: Eliminace redundantní formátování

Dalším důležitým faktorem, který činí dokument aplikace Excel, je těžší, je nadbytečná formátování. To zahrnuje použití různých typů písem, ohraničení, číselných formátů, ale především se týká nalévání buněk v různých barvách. Takže předtím, než navíc formátovat soubor, musíte přemýšlet dvakrát a zda je nutné to udělat nebo bez tohoto postupu, je snadné to udělat.

To platí zejména pro knihy, které obsahují velké množství informací, které již mají značnou velikost. Přidání formátování do knihy může zvýšit svou váhu i několikrát. Proto musíte zvolit "Zlatý" uprostřed mezi viditelností prezentace informací v dokumentu a velikosti souboru, pro použití formátování pouze tam, kde je to opravdu nutné.

Dalším faktorem spojeným s formátováním, vážením hmotností, je to, že někteří uživatelé dávají přednost formátování buněk "s maržem." To znamená, že ve formátu nejen samotný stůl, ale také rozsah, který je pod ním, někdy i až do konce listu, s výpočtem skutečnosti, že když budou přidány nové linky do tabulky, nebude k jejich formátování pokaždé.

Ale není známo, když budou přidány nové linky a kolik bude přidáno, a takové předběžné formátování vezmete soubor již právě teď, což bude negativně ovlivnit a při rychlosti práce s tímto dokumentem. Pokud jste tedy aplikovali formátování na prázdné buňky, které nejsou zahrnuty do tabulky, musí být odstraněny.

1. Nejdříve musíte zvýraznit všechny buňky, které jsou umístěny pod rozsahem dat. Chcete-li to provést, klikněte na číslo prvního prázdného řetězce na vertikálním souřadničním panelu. Alokoval celou linku. Poté aplikujeme již známou kombinaci horkých klíčů Ctrl + Shift + dolů dolů.



2. Poté je celá řada řádků nižší než část tabulky naplněné daty, je zvýrazněna. Být v kartě "Domovská stránka" klikněte na ikonu "CLEAR", která je umístěna na pásce v nástroji pro úpravy. Otevře se malé menu. Vyberte polohu "Vymazat formáty".



3. Po této akci ve všech buňkách přiděleného rozsahu bude formátování vymazáno.



4. Stejným způsobem můžete odstranit zbytečné formátování v samotné tabulce. Chcete-li to provést, vyberte jednotlivé buňky nebo rozsah, ve kterém zvažujeme formátování minimální užitečné, klikněte na tlačítko "Vymazat" na pásku a vyberte položku "Vymazat formáty" ze seznamu.



5. Jak vidíte, formátování ve vybraném rozsahu tabulky byl zcela odstraněn.



6. Poté vracíme tento rozsah některých prvků formátování, které považujeme za relevantní: hranice, číselné formáty atd.

Výše uvedené akce pomohou výrazně snížit velikost knihy Excel a urychlit práci v něm. Je však lepší zpočátku použít formátování pouze tam, kde je skutečně vhodné a nezbytné, než trávit čas pro optimalizaci dokumentu.

Lekce: formátování tabulek v aplikaci Excel

Metoda 3: Odstranění odkazů

V některých dokumentech je velmi velký počet odkazů z místa, kde jsou utaženy hodnoty. To může také vážně zpomalit rychlost práce v nich. Zvláště silně ovlivněno externími odkazy na jiné knihy, i když interní odkazy jsou také negativně odrážejí ve výkonu. Pokud zdroj pochází, odkud odkazuje odkaz, není neustále aktualizován, to znamená, že význam nahradí referenční adresy v buňkách na normální hodnoty. To je schopno zvýšit rychlost práce s dokumentem. Odkaz nebo hodnota je v konkrétní buňce, v řádku vzorce po výběru položky.

1. Vyberte oblast obsaženou odkazem. Být na kartě Domovská stránka klikněte na tlačítko "Kopírovat", které je umístěno na pásce ve skupině nastavení schránky.

   

   Alternativně po výběru rozsahu můžete použít kombinaci horkých kláves Ctrl + C.

2. Po zkopírování dat neodstraňujte výběr z oblasti a klikněte na něj pravým tlačítkem myši. Kontextová nabídka je spuštěna. V něm, v bloku "Vložit nastavení", musíte kliknout na ikonu "Hodnoty". Má pohled na piktogramy s zobrazenými čísly.



3. Poté budou všechny odkazy ve vyhrazené oblasti nahrazeny statistickými hodnotami.

Ale musíte si uvědomit, že tato možnost optimalizovat knihu aplikace Excel není vždy přijatelná. Lze použít pouze tehdy, když data z původního zdroje nejsou dynamické, to znamená, že se časem nezmění.

Metoda 4: Změny formátu

Dalším způsobem, jak výrazně snížit velikost souboru, je změnit jeho formát. Tato metoda pravděpodobně většina všech pomáhá stisknout knihu, i když je také nutné použít výše uvedené možnosti v komplexu.

V aplikaci Excel je několik "nativního" formátů souborů - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Formát XLS byl základní rozšíření pro programovou verzi aplikace Excel 2003 a starší. Je již zastaralý, ale přesto se stále používá mnoho uživatelů. Kromě toho existují případy, kdy se musíte vrátit do práce se starými soubory, které byly vytvořeny před mnoha lety i v nepřítomnosti moderních formátů. Nemluvě o tom, že mnoho programů třetích stran pracuje s knihami s touto expanzí, které neví, jak zpracovávat pozdější možnosti pro dokumenty aplikace Excel.

Je třeba poznamenat, že Prodlužovací kniha XLS má mnohem větší velikost než aktuální analog formátu XLSX, který v současné době Excel používá jako hlavní. Nejprve je to kvůli skutečnosti, že soubory XLSX jsou v podstatě komprimované archivy. Proto pokud používáte rozšíření XLS, ale chcete snížit hmotnost knihy, pak to lze provést jednoduše zastavit jej ve formátu XLSX.

1. Chcete-li převést dokument z formátu XLS do formátu XLSX, přejděte na kartu Soubor.



2. V okně, které se otevře, okamžitě věnuji pozornost sekci "Podrobnosti", kde je indikován, že v současné době je hmotnost dokumentu 40 kb. Dále klikněte na jméno "Uložit jako ...".



3. Otevře se okno Uložit. Pokud chcete, můžete jít do nového adresáře, ale většina uživatelů je vhodnější uložit nový dokument na stejném místě, kde zdrojový kód. Název knihy, pokud je to žádoucí, lze změnit v poli "Název souboru", i když to není nutné. Nejdůležitější věcí v tomto postupu je nastavit pole "Typ souboru" "Excel (.xlsx)". Po tom, můžete stisknout tlačítko "OK" v dolní části okna.



4. Po ukládání je vyráběna, přejděte do části "Podrobnosti" na kartě Soubor, abyste zjistili, kolik hmotnosti se snížila. Jak vidíte, je nyní 13,5 kBytes proti 40 kBytes před postupem konverze. To znamená, že jen ukládání v moderním formátu umožnila zmírnit knihu téměř třikrát.

Kromě toho existuje další moderní formát XLSB nebo binární kniha v Excelu. Dokument je v něm uložen v binárním kódováním. Tyto soubory váží ještě méně než knihy ve formátu XLSX. Kromě toho jazyk, na kterém jsou zaznamenány nejblíže programu Excel. Proto pracuje s takovými knihami rychleji než u jiných rozšíření. Současně, kniha zadaného formátu na funkčnosti a možnosti použití různých nástrojů (formátování, funkce, grafy atd.) Není nižší než formát XLSX a překročí formát XLS.

Hlavním důvodem, proč XLSB se nestal výchozí formát v aplikaci Excel je, že programy třetích stran jsou prakticky schopny pracovat s ním. Pokud například potřebujete exportovat informace z aplikace Excel do programu 1C, lze jej provést pomocí dokumentů XLSX nebo XLS, ale ne s XLSB. Pokud však neplánujete přenášet data do jakéhokoli programu třetích stran, můžete dokumentovat dokument ve formátu XLSB. To vám umožní snížit velikost dokumentu a zvýšit rychlost práce v něm.

Postup pro uložení souboru v expanze XLSB je podobný tomu, který jsme provedli pro rozšíření XLSX. Na kartě "Soubor" klikněte na "Uložit jako ...". V úsporném okně, které se otevře v poli "Typ souboru", musíte vybrat možnost "Excel Book (* .xlSb)". Poté klikněte na tlačítko "Uložit".

Díváme se na hmotnost dokumentu v části "Podrobnosti". Jak vidíte, snížil ještě více a je nyní pouze 11,6 kb.

Shrnutí obecných výsledků můžeme říci, že pokud pracujete s souborem XLS, pak nejúčinnějším způsobem, jak snížit jeho velikost, je aktivace v moderních formátech XLSX nebo XLSB. Pokud již používáte data rozšíření souborů, pak snížíte jejich váhu, měli byste správně nakonfigurovat pracovní prostor, odstranit přebytečné formátování a zbytečné odkazy. Největší návrat obdržíte, pokud vyrábíte všechny tyto akce v komplexu a neomezujete se na jednu možnost.