Excel seznam

Vytvoření rozevírací seznamy umožňuje pouze ušetřit čas při výběru volby v procesu vyplňování tabulek, ale také se chránit před chybnými daty nesprávných dat. Jedná se o velmi pohodlný a praktický nástroj. Pojďme zjistit, jak jej aktivovat v aplikaci Excel a jak jej používat, stejně jako zjistit některé další nuance manipulace s ním.

Využití rozevírací seznamy

Následující, nebo jak je obvyklé mluvit, rozevírací seznamy se nejčastěji používají v tabulkách. S jejich pomocí můžete omezit rozsah hodnot provedených do pole tabulky. Umožňují, abyste si vybrali hodnotu pouze z předem připraveného seznamu. To současně urychluje postup pro vytváření dat a chrání před chybou.

Postup pro vytváření

Za prvé, pojďme zjistit, jak vytvořit rozevírací seznam. Je nejjednodušší to udělat s nástrojem s názvem "Kontrola dat".

1. Zvýrazňujeme sloupec pole tabulky v buňkách, jehož je plánováno umístit rozevírací seznam. Přesunutí do karty "Data" a hlína na tlačítko "Kontrola dat". Je lokalizován na pásu karet v bloku "Práce s daty".



2. Spustí se okno "ověřování". Přejděte do sekce "Parametry". V oblasti "Data Type" ze seznamu vyberte možnost "Seznam". Poté se přesuneme na pole "Zdroj". Zde musíte určit skupinu jmen určených pro použití v seznamu. Tato jména mohou být provedena ručně, a můžete pro ně určit odkaz, pokud jsou již zaslány do aplikace Excel na jiném místě.

   Je-li zvolen ruční záznam, pak je nutná každá položka seznamu pro vstup do oblasti přes středník (;).

   

   Chcete-li utáhnout data z existující tabulky pole, měli byste jít do listu, kde se nachází (pokud je umístěn na straně druhé), vložte kurzor na "zdroj" okna ověřování dat " a pak zvýrazněte pole buněk, kde se seznam nachází. Je důležité, aby každá samostatná buňka umístěna samostatná položka seznamu. Poté by měly být souřadnice zadaného rozsahu zobrazeny v oblasti "Zdroj".

   

   Další možností instalace komunikace je přiřazení pole se seznamem názvu. Vyberte rozsah, ve kterém jsou zobrazeny hodnoty dat. Vlevo od řetězce vzorce je oblast jmen. Ve výchozím nastavení v něm, když je vybrán rozsah, zobrazí se souřadnice první vybrané buňky. Právě zadáváme jméno pro naše účely, které považujeme za vhodnější. Hlavní požadavky na jméno je, že je v knize jedinečná, neměla mezery a nutně začal s dopisem. Nyní, když bude identifikován rozsah, který byl identifikován před tímto položkou.

   

   Nyní, v okně ověřování dat v oblasti "Zdroj", musíte nainstalovat symbol "=" a pak ihned po jeho zadání názvu, který jsme přiřazili rozsah. Program okamžitě identifikuje vztah mezi názvem a pole a vytáhne seznam, který je umístěn v něm.

   

   Ale mnohem efektivněji bude použito k použití seznamu, pokud převést na tabulku "SMART". V takové tabulce bude snazší změnit hodnoty, čímž se automaticky změní položky seznamu. Tento rozsah tak se skutečně změní na substituční stůl.

   Chcete-li převést rozsah do tabulky "SMART", vyberte jej a přesuňte jej do karty Home. Tam, hlína na tlačítko "Formát" jako tabulka ", která je umístěna na pásku v bloku" Styly ". Otevře se velká skupina. Na funkčnosti tabulky, volba konkrétního stylu nemá nikoho ovlivňovat, a proto si vybere žádné z nich.

   

   Poté se otevírá malé okno, které obsahuje adresu vybraného pole. Pokud byl výběr proveden správně, není třeba změnit nic. Vzhledem k tomu, že náš sortiment nemá žádné záhlaví, pak by neměl být položka "tabulka s titulky". Ačkoliv je to konkrétně ve vašem případě, je možné použít název. Takže můžeme kliknout na tlačítko "OK".

   

   Poté bude rozsah formátován jako tabulka. Pokud je přiděleno, můžete vidět v oblasti jmen, že jméno, které byl automaticky přiřazen. Tento název lze použít k vložení do pole "Zdroj" v okně ověřování dat podle dříve popsaného algoritmu. Pokud však chcete použít jiné jméno, můžete jej nahradit, jen na jména jména.

   

   Pokud je seznam zveřejněn v jiné knize, pak pro správný odraz je nutné použít funkci DVSL. Zadaný operátor je určen k vytvoření odkazů na "superabsolit" na prvky listu v textovém formuláři. Ve skutečnosti bude postup proveden téměř přesně stejný jako v dříve popsaných případech, pouze v oblasti "Zdroj" po symbolu "=" by měl určit název operátora - "DVSSL". Poté, v závorkách, adresa rozsahu musí být specifikována jako argument této funkce, včetně názvu knihy a listu. Ve skutečnosti, jak je znázorněno na obrázku níže.



3. Na tom jsme mohli a ukončit postup kliknutím na tlačítko "OK" v okně ověřování dat, ale pokud si přejete, můžete formulář vylepšit. Přejděte do části "Zprávy zadat" okno ověřování dat. Zde v oblasti "Zpráva" můžete napsat text, který uživatelé uvidí kurzor na prvek listu s rozevíracím seznamu. Zapisujeme zprávu, kterou považujeme za nezbytné.



4. Dále se přesuneme do sekce "Chybová zpráva". Zde v oblasti "Zpráva" můžete zadat text, který uživatel bude pozorovat při pokusu o zadání nesprávných dat, tj. Jakákoli data, která chybí v rozevíracím seznamu. V oblasti "Zobrazit" můžete vybrat ikonu, která má být doprovázena varováním. Zadejte text zprávy a hlíny na "OK".

Lekce: Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel

Provádění operací

Pojďme na to přijít, jak pracovat s nástrojem, který jsme vytvořili výše.

1. Pokud nastavíme kurzor k libovolnému listu listu, do kterého byla vzdálenost použita, uvidíme se nám informační zpráva zavedená dříve v okně ověřování dat. Kromě toho se zobrazí piktogram ve formě trojúhelníku vpravo od buňky. Je to, že slouží k přístupu k výběru prvků výpisu. Hlína na tomto trojúhelníku.



2. Po kliknutí na něj bude nabídka ze seznamu objektů otevřeno. Obsahuje všechny položky, které byly dříve provedeny prostřednictvím okna ověřování dat. Vyberte si možnost, kterou považujeme za nezbytné.



3. Vybraná volba se zobrazí v buňce.



4. Pokud se snažíme vstoupit do buňky libovolnou hodnotu, která chybí v seznamu, bude tato akce blokována. Zároveň, pokud jste přispěli varovnou zprávu do okna pro ověření dat, zobrazí se na obrazovce. Musíte kliknout na tlačítko "Zrušit" v okně VAROVÁNÍ a další pokus o zadání správných dat.

Tímto způsobem, pokud je to nutné, vyplňte celý stůl.

Přidání nového prvku

Ale co ještě nemusím přidat nový prvek? Akce Zde závisí na tom, jak jste vytvořili seznam v okně ověřování dat: zadáno ručně nebo vytaženo z tabulky pole.

1. Pokud jsou data pro tvorbu seznamu vytažena z tabulky pole, přejděte na ni. Vyberte rozsah rozsahu. Pokud se jedná o "inteligentní" tabulku, ale jednoduchý rozsah dat, pak musíte vložit řetězec ve středu pole. Pokud použijete tabulku "SMART", v tomto případě je dostačující stačí zadat požadovanou hodnotu v prvním řádku pod ním a tento řádek bude okamžitě zahrnut do pole tabulky. To je jen výhoda "inteligentní" tabulky, kterou jsme uvedli výše.

   

   Předpokládejme však, že se zabýváme složitější příležitostí pomocí pravidelného rozsahu. Takže zdůrazňujeme buňku uprostřed zadaného pole. To znamená, že nad touto buňkou a pod ním musí být více řádků pole. Hlba na určeném fragmentu s pravým tlačítkem myši. V menu vyberte možnost "Vložit ...".



2. Spustí se okno, kde by měl být proveden výběr objektu INSERT. Vyberte možnost "String" a klikněte na tlačítko "OK".



3. Takže je přidán prázdný řetězec.



4. Zadejte hodnotu, kterou si přejeme zobrazit v rozevíracím seznamu.



5. Poté se vrátíme do pole Tabletoma, která umístí rozevírací seznam. Kliknutím na trojúhelník vpravo od jakékoli buňky pole vidíme, že byla přidána hodnota nezbytná pro již existující položky seznamu. Pokud si přejete, můžete zvolit vložit do tabulkové prvky.

Ale co dělat, pokud seznam hodnot je utažen ze samostatného stolu, ale byl vyroben ručně? Chcete-li přidat položku v tomto případě, má také svůj vlastní algoritmus akce.

1. Zvýrazňujeme celou řadu tabulek, v prvcích, které se rozevírací seznam nachází. Přejděte na kartu "Data" a klikněte na tlačítko "Ověření dat" znovu v části "Práce s daty".



2. Spustí se ověřovací okno. Přesuneme se do sekce "Parametry". Jak vidíte, všechna nastavení zde jsou přesně stejné, jak je dáme dříve. Budeme mít zájem o "zdroj" v tomto případě. Přidáváme k již máte seznam přes bod s čárkou (;) hodnotu nebo hodnoty, které chceme v rozevíracím seznamu zobrazit. Po přidání hlíny na "OK".



3. Nyní, pokud otevřeme rozevírací seznam v tabulce pole, uvidíme se tam přidaná hodnota.

Odstranění položky

Odstranění seznamu prvku se provádí přesně stejným algoritmem jako přídavek.

1. Pokud jsou data zpřísněna z tabulky pole, pak přejděte na tuto tabulku a klikněte pravým tlačítkem myši na buňku, kde je umístěna hodnota, která má být odstraněna. V kontextovém menu zastavte volbu "Delete ...".



2. Okno pro odstranění okna je téměř podobné tomu, který jsme viděli při přidávání. Zde nastavíme přepínač do polohy "String" a hlínu na "OK".



3. Řetězec z tabulky, jak můžeme vidět, vypouští se.



4. Nyní se vrátíme do této tabulky, kde jsou buňky s rozevíracím seznamem. Hlína v trojúhelníku vpravo od jakékoli buňky. V ukončeném seznamu vidíme, že vzdálená položka chybí.

Co mám dělat, pokud byly hodnoty přidány do okna Kontrola dat ručně, a nepoužívají další tabulku?

1. Zvýrazňujeme tabulku s rozevíracím seznamem a přejdeme na zaškrtávací políčko hodnot, jak jsme již udělali dříve. V určeném okně se přesuneme do sekce "Parametry". V oblasti "Zdroj" přidělíme kurzor na hodnotu, kterou chcete odstranit. Poté stiskněte tlačítko DELETE na klávesnici.



2. Po odstranění prvku klikněte na "OK". Nyní nebude v rozevíracím seznamu, stejně jako jsme viděli v předchozí verzi akcí s tabulkou.

Plné odstranění

Současně existují situace, kdy musí být rozevírací seznam zcela odstraněn. Pokud nezáleží na tom, že zadaná data je uložena, pak je odstranění velmi jednoduché.

1. Přidělujeme celé pole, kde se nachází rozevírací seznam. Přesunutí na kartu "Domovská stránka". Klikněte na ikonu "CLEAR", která je umístěna na pásu karet v úpravě. V nabídce se otevře, vyberte polohu "Vymazat vše".



2. Když je tato akce vybrána ve vybraných prvcích listu, všechny hodnoty budou vymazány, je vyčištěno formátování a je dosaženo hlavního cíle úkolu: Rozevírací seznam bude vymazán a nyní můžete zadat libovolné hodnoty Ručně v buňce.

Kromě toho, pokud uživatel nepotřebuje uložit zadané data, pak je další možnost odebrat rozevírací seznam.

1. Zvýrazňujeme rozsah prázdných buněk, což odpovídá rozsahu prvků pole s rozevíracím seznamem. Přechod do karty "Domovská stránka" a tam kliknu na ikonu "Copy", která je lokalizována na pásu karet v "Exchange Buffer".

   

   Také namísto této akce můžete kliknout na určený fragment pravým tlačítkem myši a zastavit se na možnost "Copy".

   

   Stejně jednodušší ihned po výběru, aplikujte sadu tlačítek CTRL + C.

2. Poté přidělíme, že fragment pole tabulky, kde jsou umístěny rozevírací prvky. Kliknáme na tlačítko "Vložit", lokalizované na pásku na kartě Domů v části "Exchange Buffer".

   

   Druhou možností akcí je zvýraznit pravým tlačítkem myši a zastavit výběr na volbě "Vložit" ve skupině Parametry INSERT.

   

   Konečně je možné jednoduše určit požadované buňky a zadejte kombinaci tlačítek Ctrl + V.

3. S některým z výše uvedených kroků namísto buněk obsahujících hodnoty a rozevírací seznamy bude vložen absolutně čistý fragment.

Pokud chcete, můžete vložit prázdný rozsah, ale zkopírovaný fragment s daty. Nedostatek rozevírací seznamy je, že nemohou být ručně vkládány dat chybějící v seznamu, ale mohou být zkopírovány a vloženy. V tomto případě nebude ověření dat fungovat. Navíc, jak jsme zjistili, struktura rozevíracího seznamu sám bude zničena.

Často je nutné ještě odstranit rozevírací seznam, ale zároveň opouští hodnoty, které byly zavedeny, a formátování. V tomto případě se provádí správnější kroky k odstranění zadaného nástroje výplně.

1. Zvýrazňujeme celý fragment, ve kterém jsou umístěny prvky s rozevíracím seznamu. Přesunutí na kartu "Data" a hlína na ikonu "Kontrola dat", která, jak si pamatujeme, je umístěna na pásce v "Práce s daty".



2. Otevře se nově známé testovací okno vstupních dat. Být v libovolné části zadaného nástroje, musíme provést jednu akci - klikněte na tlačítko "Vymazat vše". Nachází se v levém dolním rohu okna.



3. Poté může být okno pro ověření dat uzavřeno kliknutím na standardní uzavírací tlačítko v pravém horním rohu jako kříž nebo tlačítko "OK" v dolní části okna.



4. Pak přidělujeme některý z buněk, ve kterých byl rozevírací seznam umístěn předtím. Jak vidíme, nyní není při výběru položky, ani trojúhelník zavolat seznam vpravo od buňky. Ve stejné době, zároveň, formátování zůstane nedotčené a všechny hodnoty zadané pomocí seznamu jsou vlevo. To znamená, že s úkolem jsme se vyhlásili úspěšně: nástroj, který nepotřebujeme více, vypouští se, ale výsledky jeho práce zůstaly celé číslo.

Jak vidíte, rozevírací seznam může výrazně usnadnit zavádění dat do tabulky, stejně jako zabránit zavedení nesprávných hodnot. To sníží počet chyb při vyplňování tabulek. Pokud potřebujete navíc přidat libovolnou hodnotu, můžete vždy provádět postup upravování. Možnost editace bude záviset na metodě tvorby. Po vyplnění tabulky můžete vymazat rozevírací seznam, i když to není nutné. Většina uživatelů dává přednost opuštění i po dokončení konce tabulky.