Com reduir la mida del fitxer Excel

Quan es treballa en Excel, algunes taules aconsegueixen una mida bastant impressionant. Això condueix al fet que augmenta la mida del document, de vegades fins i tot dotzena de megabytes i molt més. Un augment del pes del llibre Excel condueix no només a un augment del seu lloc ocupat en el disc dur, sinó que encara més important, a la velocitat de realitzar diverses accions i processos. Simplement, en treballar amb aquest document, el programa d'Excel comença a frenar. Per tant, la qüestió de l'optimització i la reducció d'aquests llibres es fa rellevant. Anem a esbrinar com reduir la mida del fitxer en Excel.

Procediment de reducció de mida del llibre

Optimitzeu el fitxer del Born ha de ser immediatament en diverses direccions. Molts usuaris no reconeixen, però sovint el llibre Excel conté moltes informacions innecessàries. Quan el fitxer és petit per a això, ningú no presta especial atenció a això, però si el document s'ha tornat complicat, és necessari optimitzar-lo en tots els paràmetres possibles.

Mètode 1: Reduir el rang de funcionament

El rang de funcionament és la zona, les accions en què recorda Excel. Si el document compta, el programa calcula totes les cel·les de l'espai de treball. Però no sempre es correspon amb el rang en què funciona l'usuari realment. Per exemple, una bretxa lliurada de manera inapropiada allunyada de la taula s'ampliarà la mida de la gamma operativa a aquest element on es troba aquesta bretxa. Resulta que Excel quan es calcula cada vegada que manejarà un munt de cèl·lules buides. Vegem com es pot eliminar aquest problema a l'exemple d'una taula específica.

1. Al principi, mireu el seu pes abans d'optimitzar, comparar el que serà després del procediment. Això es pot fer movent-se a la pestanya "Fitxer". Aneu a la secció "Detalls". A la part dreta de la finestra que va obrir les propietats bàsiques del llibre. Les primeres propietats són la mida del document. Com veiem, en el nostre cas és de 56,5 kilobytes.



2. En primer lloc, cal descobrir com l'espai de treball real és diferent del que és realment necessari per l'usuari. És molt senzill fer-ho. Ens convertim en qualsevol cel·la de la taula i escrivim la combinació de tecles Ctrl + Final. Excel es trasllada immediatament a l'última cèl·lula, que el programa considera l'element final de l'espai de treball. Com podeu veure, en concret, el nostre cas és una línia 913383. Tenint en compte que la taula ocupa només sis primeres línies, és possible indicar el fet que les línies 913377 són, de fet, la càrrega inútil, que no només augmenta la mida del fitxer , però a causa de la recalculació permanent de tota la gamma del programa en realitzar qualsevol acció condueix a una desacceleració del treball en el document.

   

   Per descomptat, en realitat, una gran bretxa entre el rang de treball real i el fet que Excel accepti per a ell és bastant rar, i vam agafar un gran nombre de files per a la claredat. Tot i que, de vegades, hi ha fins i tot casos en què es considera tota la zona de la fulla de la fulla.

3. Per tal d'eliminar aquest problema, necessiteu treure totes les files a partir del primer buit i fins al final del full. Per fer-ho, seleccioneu la primera cel·la, que es troba immediatament sota la taula i escriviu la tecla Ctrl + Maj + Fletxa.



4. Com es pot veure, després d'haver assignat tots els elements de la primera columna, partint de la cel·la especificada i fins al final de la taula. A continuació, feu clic al botó Contingut del ratolí dret. En el menú contextual que s'obre, seleccioneu "Suprimeix".

   

   Molts usuaris intenten esborrar fent clic al botó Suprimeix al teclat, però no és correcte. Aquesta acció neteja els continguts de les cèl·lules, però no les elimina. Per tant, en el nostre cas no us ajudarà.

5. Després de seleccionar l'element "Suprimeix ..." al menú contextual, s'obrirà una petita finestra d'eliminació de cel·les. Vaig configurar l'interruptor a la posició "cadena" i feu clic al botó D'acord.



6. Es van eliminar totes les files de l'interval assignat. Assegureu-vos d'assecar el llibre fent clic a la icona de disquet a la cantonada superior esquerra de la finestra.



7. Ara anem a veure com ens va ajudar. Assignem qualsevol cel·la de la taula i escrivim la combinació de tecles Ctrl + End. Com es pot veure, Excel va assignar l'última cèl·lula de la taula, la qual cosa significa que és ara és l'últim element de l'espai de treball de la fulla.



8. Ara passem a la secció "Detalls" de la pestanya "Fitxer" per esbrinar quant ha disminuït el pes del nostre document. Com podeu veure, ara és de 32,5 KB. Recordem que abans del procediment d'optimització, la seva mida era de 56,5 KB. Per tant, s'ha reduït en més de 1,7 vegades. Però, en aquest cas, l'assoliment principal no és ni tan sols una reducció del pes del fitxer, i el fet que el programa estigui exempt de recalcular l'abast realment no utilitzat, que augmentarà significativament la taxa de processament del document.

Si al llibre hi ha diversos fulls amb què treballeu, heu de realitzar un procediment similar amb cadascun d'ells. Això reduirà encara més la mida del document.

Mètode 2: Eliminació de formatació redundant

Un altre factor important que fa que el document d'Excel sigui més pesat, és un format redundant. Això inclou l'ús de diversos tipus de fonts, fronteres, formats numèrics, però en primer lloc es refereix a l'abocament de cèl·lules de diversos colors. Per tant, abans de formatar l'arxiu, haureu de pensar dues vegades i si cal fer-ho o sense aquest procediment és fàcil de fer.

Això és especialment cert en llibres que contenen una gran quantitat d'informació que ja tenen una mida considerable. L'addició de formatació al llibre pot augmentar el seu pes fins i tot diverses vegades. Per tant, heu de triar el mig "daurat" entre la visibilitat de presentar informació al document i la mida del fitxer, per utilitzar el format només on és realment necessari.

Un altre factor associat a la formatació, pes de ponderació és que alguns usuaris prefereixen formatar les cèl·lules "amb un marge". És a dir, que forma no només la taula mateixa, sinó també la gamma que hi ha sota, de vegades fins al final del full, amb el càlcul del fet que quan s'afegiran noves línies a la taula, no serà necessari per formar-los cada vegada.

Però no se sap quan s'afegiran noves línies i quants s'afegiran, i aquest format preliminar que prengui el fitxer ja ara mateix, que afectarà negativament i a la velocitat de treballar amb aquest document. Per tant, si heu aplicat formatat per a les cèl·lules buides que no s'inclouen a la taula, s'ha d'eliminar.

1. En primer lloc, cal destacar totes les cel·les que es troben per sota del rang amb dades. Per fer-ho, feu clic al número de la primera cadena buida al tauler de coordenades verticals. Assignat tota la línia. Després d'això, apliquem la combinació ja familiar de tecles calentes Ctrl + Maj + Baixada cap avall.



2. Després d'això, tot el rang de fila és inferior a una part de la taula plena de dades, es destaquen les deixalles. Estar a la pestanya "Inici", feu clic a la icona "Esborra", que es troba a la cinta a la barra d'eines Edició. S'obre un menú petit. Seleccioneu la posició "Formats clars".



3. Després d'aquesta acció a totes les cèl·lules de la gamma assignada, es suprimirà el format.



4. De la mateixa manera, podeu eliminar el format innecessari a la taula mateixa. Per fer-ho, seleccioneu cel·les o intervencions individuals en les quals considerem que formatar el mínim útil, feu clic al botó "Esborra" de la cinta i seleccioneu l'element "Esborrar formats" de la llista.



5. Com es pot veure, es va eliminar completament la formatació de la taula seleccionada de la taula.



6. Després d'això, tornem aquest rang Alguns elements de format que considerem pertinents: fronteres, formats numèrics, etc.

Les accions descrites anteriorment ajudaran a reduir significativament la mida del llibre d'Excel i acceleraran el treball en ell. Però és millor utilitzar inicialment la formatació només on és realment apropiat i necessari que gastar temps per optimitzar el document.

Lliçó: Formatació de taules a Excel

Mètode 3: Eliminació d'enllaços

En alguns documents, un nombre molt gran d'enllaços des d'on s'apressen els valors. Això també pot frena greument la velocitat de treball en ells. Especialment influenciat per referències externes a altres llibres, encara que les referències internes també es reflecteixen negativament en el rendiment. Si la font prové d'on l'enllaç s'actualitza, no s'actualitza constantment, és a dir, el significat de substitució de les adreces de referència a les cèl·lules als valors normals. Això és capaç d'augmentar la velocitat de treballar amb el document. L'enllaç o el valor es troba en una cel·la específica, a la fila de fórmula després de seleccionar l'element.

1. Seleccioneu l'àrea continguda per referències. Estar a la pestanya Inici, feu clic al botó "Copia" que es troba a la cinta al grup de configuració del porta-retalls.

   

   Alternativament, després de seleccionar un interval, podeu utilitzar una combinació de claus calentes Ctrl + C.

2. Després de copiar les dades, no elimineu la selecció de la zona i feu-hi clic al botó dret del ratolí. S'ha llançat el menú contextual. En ell, al bloc "Insereix la configuració", cal que feu clic a la icona "Valors". Té una visió dels pictogrames amb els números representats.



3. Després d'això, totes les referències de la zona dedicada seran substituïdes per valors estadístics.

Però heu de recordar que aquesta opció per optimitzar el llibre d'Excel no sempre és acceptable. Només es pot aplicar quan les dades de la font original no són dinàmiques, és a dir, no canviaran amb el temps.

Mètode 4: Canvis de format

Una altra manera de reduir significativament la mida del fitxer és canviar el seu format. Aquest mètode, probablement, sobretot, ajuda a prémer el llibre, tot i que també és necessari utilitzar les opcions anteriors al complex.

En Excel hi ha diversos formats de fitxer "natius" - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. El format XLS va ser l'extensió bàsica de la versió del programa d'Excel 2003 i abans. Ja està obsolet, però, no obstant això, molts usuaris continuen aplicant-se. A més, hi ha casos en què hagueu de tornar a treballar amb fitxers antics que s'han creat fa molts anys fins i tot en absència de formats moderns. Per no parlar del fet que molts programes de tercers estan treballant amb llibres amb aquesta expansió, que no saben processar opcions posteriors per a documents Excel.

Cal assenyalar que el llibre d'extensió XLS té una mida molt més gran que l'anàleg actual del format XLSX, que en l'actualitat Excel utilitza com a principal. En primer lloc, això es deu al fet que els fitxers XLSX són essencialment arxius comprimits. Per tant, si utilitzeu l'extensió XLS, però voleu reduir el pes del llibre, això es pot fer simplement aturant-lo en format XLSX.

1. Per convertir el document des del format XLS al format XLSX, aneu a la pestanya Fitxer.



2. A la finestra que s'obre, immediatament presta atenció a la secció "Detalls", on s'indica que en l'actualitat el pes del document és de 40 KB. A continuació, feu clic al nom "Desa com ...".



3. S'obre la finestra Desa. Si ho desitgeu, podeu anar al nou directori, però la majoria dels usuaris són més convenients per emmagatzemar un nou document al mateix lloc on el codi font. El nom del llibre, si ho desitja, es pot canviar al camp "Nom del fitxer", tot i que no és necessari. El més important d'aquest procediment és establir el llibre "Fitxer Type" Field "Excel (.xlsx)". Després d'això, podeu prémer el botó "D'acord" a la part inferior de la finestra.



4. Després d'estalviar es fabrica, aneu a la secció "Detalls" de la pestanya Fitxer per veure quant pes ha disminuït. Com podeu veure, ara és de 13,5 kbytes contra 40 kbytes abans del procediment de conversió. És a dir, un només estalvi en format modern va permetre esprémer el llibre gairebé tres vegades.

A més, hi ha un altre format XLSB modern o un llibre binari a Excel. En ell, el document es guarda en codificació binària. Aquests fitxers pesen encara menys que els llibres en format XLSX. A més, la llengua sobre la qual es registren més a prop del programa Excel. Per tant, funciona amb aquests llibres més ràpid que amb qualsevol altra extensió. Al mateix temps, el llibre del format especificat sobre la funcionalitat i les possibilitats d'utilitzar diverses eines (formatació, funcions, gràfics, etc.) no és inferior al format XLSX i supera el format XLS.

La raó principal per la qual XLSB no es va convertir en el format per defecte a Excel és que els programes de tercers són pràcticament capaços de treballar amb ell. Per exemple, si necessiteu exportar informació des d'Excel en un programa de 1C, es pot fer amb documents XLSX o XLS, però no amb XLSB. Però, si no teniu previst transferir dades a cap programa de tercers, podeu desar el document en format XLSB. Això us permetrà reduir la mida del document i augmentar la velocitat de treball.

El procediment per desar el fitxer a l'expansió XLSB és similar a la que ens hem fet per ampliar XLSX. A la pestanya "Fitxer", feu clic a "Desa com ...". A la finestra d'estalvi que s'obre al camp "Tipus de fitxer", cal que seleccioneu l'opció "Book Excel (* .xlsb)". Feu clic al botó "Desa".

Mirem el pes del document a la secció "Detalls". Com podeu veure, ha disminuït encara més i només és de 11,6 kB.

Resumint els resultats generals, podem dir que si esteu treballant amb un fitxer XLS, la manera més eficaç de reduir la seva mida és l'energia en els formats moderns XLSX o XLSB. Si ja utilitzeu dades d'expansió de fitxers, a continuació, per reduir el pes, haureu de configurar correctament l'espai de treball, eliminar l'excés de format i les referències innecessàries. Rebràs el major retorn si produeix totes aquestes accions en el complex, i no es limita a una opció.