Mnogi privatni korisnici ili zaposlenici preduzeća suočavaju se sa kojima se dokumenti pohranjeni na računalu moraju nekako proći, brzo ih prenijeti ili konfigurirati dijeljenje. Nije uvijek moguće implementirati koristeći razvoj lokalne mreže, jer se u njemu mogu sa čime se svi uređaji ne mogu sastojati. Posebno za takve situacije preporučuje se korištenje elektroničkih sistema upravljanja dokumentima. Takvi programi pružaju jedinstveni skup funkcija koje značajno pojednostavljuju zadatak upravljanja datotekama različitih formata.
Microsoft SharePoint.
Nudimo da započnemo svoj pregled sa sveobuhvatnim rješenjem Microsofta zvanog SharePoint. Ovo je zbirka softvera pod punim imenom Microsoft SharePoint proizvoda i tehnologija. Uključuje nekoliko komponenti odjednom, odgovorno za organiziranje suradnje, o raspoređivanju, predlažemo da čitamo na službenoj web stranici Microsofta, jer su programeri postali ovo pitanje kao detaljno. Ova komponenta u obliku SharePoint servera može se instalirati samo na operativni sistem Windows Server i interakcija sa svim ostalim komponentama nastaju putem interneta. Nećemo se fokusirati na ugradnju, jer se u ovome najčešće bave administratori sustava.
Glavna svrha SharePointa je stvaranje web lokacija koja vam omogućuju da radite zajedno na zajedničkim zaposlenima u jednoj ili više kompanija. Dokumenti i razne datoteke preuzete na web mjesto bit će javno dostupni ili se nivo pristupa prilagođava zasebno za svaki od njih. Korisnici pokreću sve ove objekte pomoću elemenata sučelja. Preuzimanje, uređivanje i drugo upravljanje osnovnom infrastrukturom dokumenata događa se putem besplatne aplikacije Microsoft SharePoint Fondacije, što je dio Windows servera. Kao što se vidi, komponenta se smatra prilično komplicirana i često se koristi u velikim kompanijama, gdje je posebno angažirana osoba odgovorna za uspostavljanje i njenog ispravnog rada, tako da nismo bili apsolutno u vezi sa svim mogućnostima ovog kompleksa.
Preuzmite Microsoft SharePoint proizvode i tehnologije sa službene stranice
Fossdoc.
Fossdoc je još jedno rješenje koje se sastoji od niza različitih komponenti koje rade na principu klijent-poslužitelja. Pozivamo se nakratko bavimo svakom od njih da znaju za imenovanje i važnost svih komponenti:
- FossDoc server je poslužitelj i pruža logistiku i drugu logistiku poslužitelja, koja vrši funkciju sistema upravljanja bazom podataka. Postoje dodatni moduli povezani na ovaj poslužitelj. Oni definiraju ponašanje sustava, uspostavljanje dodatnih pravila i širenje mogućnosti.
- Web server je jedan od modula koji se povezuje na aplikacijski poslužitelj. To je to što vam omogućuje da komunicirate sa svim programima i datotekama putem web pretraživača instalirane na računaru.
- Baza podataka. Možete instalirati bilo koji popularni podržani softver kao bazu podataka, kao što su Microsoft SQL server ili Oracle. Apsolutno čuva sve informacije koje su korisnici preuzeti na program.
- Fossdoc klijent je najvažnija komponenta za redovni korisnik, jer je dizajniran za povezivanje sa serverom i izveo sve potrebne zadatke, poput datoteka za čitanje, uređivanje, preuzimanje ili izbrisati. Klijent se provodi kao redovan program s grafičkim sučeljem. Njegov prozor vidite u snimku zaslona u nastavku.
- Fossdoc Web klijent je još jedna važna aplikacija koja implementira istu stvar kao i obični klijent, samo u pretraživaču, samo u pretraživaču, pružajući korisniku sa svim potrebnim alatima i izbornicima za rad sa datotekama.
- Fossdoc administrator. Zadnji klijent aplikacija, pristup kojem samo administrator mora imati, šef svih protoka dokumenta. Korisnički računi na računima kreiraju se kroz njega, razina pristupa je konfigurirana, a posebne opcije su povezane.
Zahvaljujući Fossdoc-u, ne samo ne možete upravljati dokumentima koji su stvoreni u drugim programima, ali i sami dodajte različite forme koristeći ugrađene mogućnosti. Na primjer, ne postoje problemi sa službenim nalozima za standardizirane oblike, prepiska se vrši kroz ugrađeni modul i evidencija su naznačeni. Što se tiče samog menadžmenta dokumenta, u Fossdoc vrši se u odgovarajućem klijentu ili putem web stranice, za koju već znate iz gore navedenih informacija. Popis datoteka izrađen je u obliku stabla, koji će pomoći u navigaciji u kataloge. Obično je popis dokumenata pohranjenih na poslužitelju vrlo ogroman, pa ga mora na svakom načinu treba riješiti. Da biste to učinili, u Fossdoc postoji opcija dizajna koja vam omogućuje lako podijeliti objekte po kategoriji ili ručno stvoriti distribuciju.
Preuzmite Fossdoc sa službene stranice
Xpages Dynamic
Sledeće rešenje koje se zove Xpages Dinamic je isto napredno, kao i ta dva, o kojoj smo rekli gore. Njegova je funkcija fleksibilna konfiguracija, što omogućava optimiziranje sistema elektroničkog upravljanja dokumentima pod određenim kupcem. Postoji nekoliko grafičkih aplikacija i modula ugrađenih u standardne Xpages Dynamic Set. Da se više upoznamo sa njima na istim primjeru, što je rečeno gore:
- Osoblje. Naziv prve aplikacije već govori za sebe. Omogućuje vam da izvršite raspored osoblja, pogledajte listu dostupnih i zauzetih slobodnih radnih mjesta, uzmite u obzir radno iskustvo apsolutno svakog zaposlenika i kontrolirati lične poslove svih zaposlenih, uključujući njihovo uređivanje.
- Kontakti. Dizajniran za održavanje važnih informacija vezanih za adrese, telefone i dobavljače e-pošte, kupce i partnere. Također uzima računovodstvene kartice svih kolega i brzo pretraživanje mogu se izvršiti po podacima zahvaljujući ugrađenoj opciji.
- Strana prepisku. Ova se aplikacija smatra najvažnija za tijek rada, jer je kroz to da se dolazne dokumente primljene, registracija odlaznih oblika, pretraživanja i uređivanja svih pohranjenih informacija. Imajte na umu da brza potraga za potrebnim obrascem može se izvesti čak i na bar kodu.
- Interni dokumenti HRD-a. Kao modul za korisnike sa proširenim nivoom pristupa, programeri nude za upotrebu zasebne aplikacije. Njegova funkcionalnost koncentrirana je na interakciju sa svim primarnim računovodstvenim, financijskim, planiranim dokumentima, trgovinom, osoblju i drugim vrijednosnim papirima.
- Ugovori. Evo svih potrebnih opcija za rad sa ugovorima bilo kojeg formata i kontrole pristupa različitim vrstama dokumenata. Korisnik koji ima pristup ovoj poslovnoj aplikaciji može stvoriti događaje i događaje slanjem obavijesti svim zaposlenima, sortirati podatke i nadzirati poštivanje ugovora.
- Direktoriji. Druga komponenta koja se direktno odnosi na tok dokumenta, jer je ovdje apsolutno sve datoteke pohranjene. Njihovo sortiranje javlja se u različitim vrstama, a lokacija se vrši u obliku hijerarhije. Ova komponenta pravilno komunicira sa svim gore opisanim softverom.
Upravo ste saznali za sve komponente koje su dio dinamike Xpages. Sada imate samo detaljnije da proučite njihovu interakciju, upoznajući se sa vođstvom programera na službenoj web stranici. Tako da možete sami odlučiti, da li je ovaj sistem prikladan za ovaj sistem elektroničkog upravljanja dokumentima i da li je vrijedno da ga stekne kao pravilno korištenje kompleksa.
Preuzmite Xpages Dynamic sa službene stranice
Directum.
Directum - profesionalni i skup softver za sve kompanije koje su zainteresirane za automatizaciju upravljanja dokumentima. Ovdje možete kreirati dokumente na temelju gotovih predložaka ili ih prenijeti iz e-pošte. Ako je u pitanju papirnati dokumenti, bit će premješteni u prijavu odmah nakon završetka skeniranja. Za velike firme, Directum Ario bit će relevantan, koji radi na tehnologiji strojnog učenja. Automatski sortira sva dokumentacija primljena i predstavlja odgovarajuće kartice. Na službenoj web stranici programeri su opisali čak i povrat ove komponente za kompanije različitih nivoa.
Sve su dodane datoteke postavljene u jednoj memoriji i mogu se sačuvati u različitim mapama, jer korisnik komunicira samo izravnim vezama. Lista mapa nije u početku odsutna, a njeno kreiranje ovisi o samim zaposlenima, jer se izrađuje isključivo za lične sklonosti i ovisno o formatu kompanije. Takvi su direktoriji mogu biti neograničeni iznos s određenim nivoom pristupa. Svaki oblik ima svoj životni ciklus, nakon čega se automatski preseli u arhivu ili izbrisana. Ovo je konfigurirano za svaku vrstu dokumenata odvojeno, što vam omogućava da uvijek podržavate samo trenutni popis izvještaja i ne začepljuju spremište nepotrebnim podacima koji se mogu oblikovati samo ručno. Zahvaljujući korisničkom sučelju i ugrađenim opcijama, pretraga za kartice također je značajno ubrzana, kao i jedinstveni barkodni skeniranje za brzo prelazak na dokument. Kliknite na donju vezu da biste saznali osnovnu prezentaciju direktiva i naručite detaljan za svoju organizaciju ako vas zanima ovaj softver.
Preuzmite Directum sa službene stranice
Eldoc.
Kao što ste već razumjeli, svi programi za upravljanje dokumentima, koji želimo da kažemo u današnjem članku, profesionalni. Eldoc nije iznimkao u tom pogledu, jer su njeni programeri osvojili dobru reputaciju na globalnom tržištu precizno zahvaljujući ovoj odluci. Ima sve iste komponente koje smo rekli ranije, ali njihova je implementacija jedinstvena i odgovara licima različitih smjerova i vaga. Administrator koji interaktira s Eldoc-om precizno će poput ugrađenog konstruktora, jer neće samo pomoći u brzom izgradnji novih ruta i izvršiti oblike dokumenata, ali će također pomoći da se suoči sa zadatkom bez privlačenja programera trećih strana. Uobičajeni korisnik dobit će prikladno i jednostavno sučelje s pristupom spremišta u bilo koje doba dana.
Uz to, Eldoc će pojednostaviti automatizaciju rutinskih procesa pomoću modula zadataka. Kreatori su ispričani o svom radu prilikom provođenja prezentacije, a također nude rok za upoznavanje s ovom primjenom. Softver koji se razmatra podržava neograničen broj korisnika koji mogu istovremeno raditi, mogu povezati različite aplikacije pomoću administrativne ploče i mogu čitati barkodove objavljene na dokumentima, što pojednostavljuje pretraživanje. Što se tiče dodavanja i uređivanja dokumenata, ova opcija se provodi na isti način kao i u drugom softveru koji smo već rekli ranije. Imajte na umu da je zadani jezik interfejsa u Eldocu izlaže ukrajinski, ali da će ga biti moguće promijeniti na ruski, engleski ili bilo koji drugi od dostupnog popisa.
Preuzmite Eldoc sa službene stranice
Alfresco.
Alfrosco softver za upravljanje dokumentima pomoći će u kontroli sadržaja kompanije koristeći transparentno upravljanje informacijama i efikasno poštivanje GDPR-a, što direktno dovodi do materijalnih prednosti u poslu, jer štedi ne samo vrijeme, već i novac. Alfresco neće samo preuzeti dokumente koji su na lokalnom skladištu ili u profilu e-pošte, ovo rješenje podržava i trenutno skeniranje s snimanjem svih podataka i automatskog sortiranja, a također pruža različite mogućnosti implementacije. Uz to, umjetna inteligencija sa funkcijama strojnog učenja pomaže u upravljanju datotekama. Zahvaljujući tome, brzo je sortiranje, pametne kartice za pretraživanje i punjenje. S vremenom ova tehnologija radi bolje i bolje, jer sami studira.
Višenamjenski modeli metapodataka u Alfresco ili svojstvima mogu se koristiti za automatsko premještanje dokumenata kroz poseban proces ili životni ciklus upravljanja karticama. Ugrađene radne aplikacije Pojednostavite prikaz i odobrenje dokumenata, a ručna definicija procesa može pojednostaviti bilo koji intenzivni rad sa sadržajem, što uvijek ima pozitivan učinak na efikasnost rada. Svi zaposlenici preduzeća prilikom instaliranja Alfresca odmah će se obratiti jednom lancu i moći će međusobno komunicirati bez ikakvih problema. Ako je potrebno, administrator samostalno postavlja nivo pristupa, prilagođava direktorijuma i integrira aplikacije. Ako vas zanima ovo, preporučujemo vam da se upoznate sa svojom probnom verzijom i tek tada razmislite o kupovini da budete sigurni u skladu sa vašim potrebama.
Preuzmite Alfresco sa službene stranice
INTRATONE: Korporativno upravljanje 7
Intatone: Korporativno upravljanje 7 - Sveobuhvatan softver, čija je glavna funkcionalnost fokusirana na automatizaciju preduzeća različitih formata. Zahvaljujući ovom sistemu možete upravljati zaposlenima i kupcima, koji također podrazumijeva prikladan protok dokumenta. Programeri postavljaju svoj proizvod precizno kao alat za upravljanje, jer može kontrolirati apsolutno sve faze poslovanja, u rasponu od planiranja i naloga, koji završavaju obradom primljenih i ugovora. Prilikom kupovine INTRATONE: Korporativno upravljanje 7 Programeri biraju module u skladu s kupcem, pružajući ga svim potrebnim aplikacijama sa prethodnom obradom.
Što se tiče izravne interakcije s dokumentima, kreatori su na primjer identificirali pojedinačne module za različite objekte, prilikom zaključivanja ugovora, koristi se poseban meni, a sortiranje se takođe događa automatski. Dolazni dokumenti mogu se preuzeti i iz lokalnog pohrane i putem e-pošte ili skenera. Intralnima: Korporativno upravljanje 7 lako se skalira, što vam omogućuje povezivanje neograničenog broja računa i uvijek proširite pohranu ako vam životni ciklus datoteka ne dopušta da ih istovremeno spremite u radnom stanju. Kao i bilo koji drugi na sličnom nivou, kupuje se na unaprijed određenom redoslijedu i pregovorima sa programerima. Možete saznati detaljnije informacije o ovoj prilici na službenoj web stranici klikom na sljedeću vezu.
Preuzmite INTRATONE: Korporativno upravljanje 7 sa službene stranice
DocsVision.
DocsVision je posljednji sveobuhvatan softver o kojem želimo razgovarati danas. Njegova karakteristika je da su programeri pokušali smanjiti prag unosa kao i za obične korisnike i administratore koji će se baviti postavkom sustava za ispravan rad. Započnimo s uobičajenim korisnicima i imajte na umu da kreatori osiguravaju potpuno razumijevanje sučelja i nepostojanje potrebe za dodatnom obukom zaposlenih. Administrator će koštati bez znanja o programskim jezicima, jer se čitav kompleks prikuplja iz već radnih primjena da ima deset.
Kada upoznate docsvision tokom prezentacije, možete samostalno odabrati sve kupljene module. Za upravljanje dokumentima, upravo vrijedi povezati sve glavne odluke, veliki arhivski i ugovorni tijek rada, ako firma vodi računovodstvene kartice takve vrste. Sve ostale komponente su preporuke za velika preduzeća, gdje nema dovoljno ljudske sile za obradu velikog broja informacija. Kao i u drugim slučajevima, doktorski programeri provode prezentaciju svog softvera, gdje možete postaviti sva vaša pitanja i odlučiti da li vrijedi stjecanje ovog softvera za stalnu osnovu. Tu je i probnu verziju koja će se pomoći u upoznavanju sa glavnim funkcijama docviše.
Preuzmite DocsVision sa službene stranice
Danas smo razgovarali o većini elektroničkih sistema upravljanja dokumentima. Kao što se može vidjeti, svi su usmjereni na profesionalnu publiku, distribuira se naplaćuju i predstavljeni u obliku integriranih alata. Potrebno je pristupiti izboru takvog softvera, jer je u suštini istraga razvoja kompanije i podrazumijeva određene posljedice. Ako odaberete ispravnu opciju, posljedice će biti pozitivne i pojednostavit će proces upravljanja svim aspektima poslovanja.