Kako smanjiti veličinu datoteke Excel

Kada radite u Excele, neki stolovi postižu prilično impresivnu veličinu. To dovodi do činjenice da se veličina dokumenta povećava, ponekad čak i desetak megabajta i još mnogo toga. Povećanje težine Excel-a vodi ne samo povećanju svog mjesta zauzet na tvrdom disku, već je još važnije, sporije brzine izvođenja različitih akcija i procesa u njemu. Jednostavno stavite, prilikom rada sa takvim dokumentom, Excel program počinje usporavati. Stoga postaje pitanje optimizacije i smanjenja takvih knjiga. Otkrijmo kako smanjiti veličinu datoteke u Exceleu.

Postupak smanjenja veličine knjige

Optimizirajte ročnu datoteku treba biti odmah u nekoliko smjerova. Mnogi korisnici ne prepoznaju, ali često se knjiga knjiga sadrži mnogo nepotrebnih informacija. Kad je datoteka mala za to, niko ne obraća posebnu pažnju na to, ali ako dokument postane nezgrapan, potrebno je optimizirati u svim mogućim parametrima.

Metoda 1: Smanjenje radnog opsega

Radni raspon je područje, akcije u kojima se sećam Excel. Ako dokument računa, program preispituje sve ćelije radnog prostora. Ali ne odgovara uvijek rasponu u kojem korisnik zaista radi. Na primjer, neprimjereno dostavljen jaz daleko od tablice proširit će veličinu radnog opsega u taj element u kojem se nalazi ovaj jaz. Ispada da se Excel prilikom prenose svaki put kada će se nositi s gomilom praznih ćelija. Da vidimo kako se ovaj problem može eliminirati na primjeru određenog stola.

1. U početku pogledajte njegovu težinu prije optimizacije, da biste uporedili šta će biti nakon izvođenja postupka. To se može učiniti prelazeći u karticu "Datoteka". Idite na odjeljak "Detalji". Na desnoj strani prozora koji je otvorio osnovna svojstva knjige. Prva svojstva su veličina dokumenta. Kao što vidimo, u našem slučaju iznosi 56,5 kilobajta.



2. Prije svega, trebalo bi saznati kako se pravi radni prostor razlikuje od one koje je korisnik zaista potreban. Sasvim je jednostavno učiniti. Postajemo u bilo kojoj ćeliji tablice i tipa CTRL + End ključeva kombinacija. Excel se odmah preseli u posljednju ćeliju, koju program smatra završnim elementom radnog prostora. Kao što vidite, posebno naš slučaj je linija 913383. S obzirom na to da tablica zauzima samo šest prvih linija, moguće je navesti činjenicu da su 913377 linija u stvari beskorisno opterećenje, što ne samo da ne samo povećava veličinu datoteke , ali zbog trajnog preračunavanja čitavog raspona programa prilikom obavljanja bilo koje radnje dovodi do usporavanja rada na dokumentu.

   

   Naravno, u stvarnosti, tako veliki jaz između stvarnog radnog raspona i činjenice da Excel prihvata za to je prilično rijetko, a mi smo uzeli tako veliki broj redaka za jasnoću. Iako, ponekad postoje čak i slučajevi kada se cijelo područje lista smatra na radnom komadu.

3. Da biste eliminirali ovaj problem, morate ukloniti sve retke počevši od prvog praznog i do kraja lista. Da biste to učinili, odaberite prvu ćeliju koja je odmah ispod tablice i upišite tipku Ctrl + Shift + strelica.



4. Kao što možemo vidjeti, nakon toga su dodijeljeni svi elementi prvog stupca, počevši od navedene ćelije i do kraja stola. Zatim kliknite na sadržaj desni gumb miša. U kontekstnom meniju koji se otvori, odaberite "Delete".

   

   Mnogi korisnici pokušavaju izbrisati klikom na gumb Delete na tastaturi, ali nije tačan. Ova radnja briše sadržaj ćelija, ali ih ne uklanja sami. Stoga u našem slučaju neće pomoći.

5. Nakon što smo odabrali stavku "Delete ..." u kontekstnom meniju, otvara se mali prozor za uklanjanje stanica. Prebacite se na položaj "String" u njemu i kliknite na dugme OK.



6. Uklonjene su svi redovi dodijeljenog raspona. Obavezno osušite knjigu klikom na disketu u gornjem lijevom uglu prozora.



7. Sad da vidimo kako nam je to pomoglo. Izdvajamo bilo koju ćeliju tablice i unesite kombinaciju Ctrl + End taste. Kao što vidite, Excel je dodijelio posljednju ćeliju tablice, što znači da je to sada posljednji element radnog prostora lista.



8. Sada prelazimo na odjeljak "Detalji" o "datoteci" kartici da biste saznali koliko težina našeg dokumenta se smanjila. Kao što vidite, sada je 32,5 Kb. Podsjetimo da je prije postupka optimizacije njegova veličina bila 56,5 Kb. Dakle, smanjena je za više od 1,7 puta. Ali u ovom slučaju, glavno postignuće nije ni smanjenje težine datoteke, a činjenica da je program sada izuzeti od prenošenja zapravo neiskorištenog raspona, što će značajno povećati brzinu obrade dokumenta.

Ako u knjizi sa kojima radite nekoliko listova, morate provesti sličan postupak sa svakim od njih. To će još dodatno smanjiti veličinu dokumenta.

2. metoda: eliminacija suvišnog oblikovanja

Drugi važan faktor koji čini da je Excel dokument teži, je suvišnog oblikovanja. Ovo uključuje upotrebu različitih vrsta fontova, granica, numeričkih formata, ali prije svega to se tiče izlivanja ćelija u raznim bojama. Dakle, prije dodatno formatirajte datoteku, morate razmišljati dvaput i da li je potrebno učiniti ili bez ovog postupka lako je učiniti.

To se posebno odnosi na knjige koje sadrže veliku količinu informacija koje same već imaju značajnu veličinu. Dodavanje formatiranja knjigu može povećati svoju težinu čak nekoliko puta. Stoga morate odabrati "Zlatnu" sredinu između vidljivosti prezentacije informacija u dokumentu i veličini datoteke, za korištenje formatiranja samo tamo gdje je zaista potrebno.

Drugi faktor povezan s formatiranjem, težinom ponderiranja je da neki korisnici radije formatiraju ćelije "sa maržom". Odnosno, formatiraju ne samo samu tablicu, već i raspon koji je ispod njega, ponekad čak i do kraja lista, s izračunavanjem činjenice da će se u tablicu biti dodane nove linije da se novim linijama dodaju u tablicu potrebno da ih formatirate svaki put.

Ali nije poznato kada će se dodati nove linije i koliko će biti dodano, a takvo preliminarno oblikovanje koje trenutno uzimate datoteku, što će negativno utjecati i brzinom rada s ovim dokumentom. Stoga, ako ste primijenili formatiranje u prazne ćelije koje nisu uključene u tablicu, mora se ukloniti.

1. Prije svega, morate istaknuti sve ćelije koje se nalaze ispod raspona s podacima. Da biste to učinili, kliknite na broj prvog praznog niza na vertikalnom koordinatnom panelu. Dodijelio cijelu liniju. Nakon toga primjenjujemo već poznatu kombinaciju vrućih tipki Ctrl + Shift + niz dolje.



2. Nakon toga, čitav raspon reda je niži od dijela tablice ispunjene podacima, ističe se budi. Biti u kartici "Početna" kliknite na "Clear" ikonu koja se nalazi na vrpci u alatnoj traci za uređivanje. Otvara se mali meni. U njemu odaberite položaj "Clear Formati".



3. Nakon ove akcije u svim ćelijama dodijeljenog raspona oblikovanje će se izbrisati.



4. Na isti način možete ukloniti nepotrebnu formatiranje u samoj tablici. Da biste to učinili, odaberite pojedine ćelije ili raspon u kojem razmotrimo oblikovanje minimalnog korisnog, kliknite na gumb "Clear" na vrpci i odaberite stavku "Clear Format" sa liste.



5. Kao što vidite, formatiranje u odabranom rasponu tablice u potpunosti je uklonjeno.



6. Nakon toga vraćamo ovaj asortiman neki elementi za oblikovanje koje smatramo relevantnim: graniči, numerički formati itd.

Gore opisane akcije pomoći će značajno smanjiti veličinu Excel-a i ubrzati rad u njemu. Ali bolje je u početku koristiti formatiranje samo tamo gdje je zaista prikladno i neophodno nego provesti vrijeme za optimizaciju dokumenta.

Lekcija: Formatiranje tablica u Excelu

Metoda 3: Uklanjanje veza

U nekim dokumentima, vrlo veliki broj veza odaći su zategnuti vrijednosti. To takođe može ozbiljno usporiti brzinu rada u njima. Naročito na snažno utječu vanjske reference na druge knjige, iako se interne reference negativno odražavaju u performansu. Ako izvor dolazi odakle se veza poduzima, ne stalno se ažurira, odnosno značenje za zamjenu referentnih adresa u ćelijama u normalne vrijednosti. To je sposobno povećati brzinu rada sa dokumentom. Link ili vrijednost je u određenoj ćeliji, u retku formule nakon odabira predmeta.

1. Odaberite područje sadržane referencama. Biti na kartici Početna kliknite na gumb "Copy" koji se nalazi na vrpci u grupi Bitnice.

   

   Alternativno, nakon odabira raspona, možete koristiti kombinaciju vrućih tipki Ctrl + C.

2. Nakon kopiranja podataka, ne uklanjajte izbor iz područja i kliknite na njega desni gumb miša. Pokreće se kontekstni meni. U njemu, u bloku "Umetanje postavki" morate kliknuti na ikonu "Vrijednosti". Ima pogled na piktograme sa prikazanim brojevima.



3. Nakon toga, sve reference na namjenskom području bit će zamijenjene statističkim vrijednostima.

Ali morate pamtiti da ova opcija za optimizaciju Excel-a nije uvijek prihvatljiva. Može se primijeniti samo kada podaci iz prvobitnog izvora nisu dinamični, odnosno oni se neće mijenjati s vremenom.

4: Metoda: Format promjene

Drugi način da značajno smanjite veličinu datoteke je promjena svog formata. Ova metoda, verovatno, većina svih pomaže u stisku knjigu, iako je takođe potrebno koristiti gore navedene opcije u kompleksu.

U Excelu se nalazi nekoliko "izvornih" formata datoteka - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. XLS format bio je osnovno proširenje za programsku verziju Excela 2003 i ranije. Već je zastario, ali ipak, mnogi korisnici i dalje se i dalje primjenjuju. Pored toga, postoje slučajevi kada se morate vratiti na posao sa starim datotekama koji su stvoreni prije mnogo godina čak i u nedostatku modernih formata. Da ne spominjem činjenicu da mnogi programi trećih strana rade s knjigama sa ovim širenjem, koji ne znaju obrađivati ​​kasnije mogućnosti za Excel dokumente.

Treba napomenuti da XLS-ov produžetak ima mnogo veću veličinu od trenutnog analognog programa XLSX formata, koji u ovom trenutku Excel koristi kao glavni. Prije svega, to je zbog činjenice da su XLSX datoteke u osnovi komprimirani arhivi. Stoga, ako koristite XLS proširenje, ali želite smanjiti težinu knjige, onda se to može učiniti jednostavno zaustaviti u XLSX formatu.

1. Da biste pretvorili dokument iz XLS formata u XLSX format, idite na karticu Datoteka.



2. U prozoru koji se otvori odmah obratim pažnju na odjeljak "Detalji", gdje je naznačeno da je trenutno težina dokumenta 40 KB. Zatim kliknite naziv "Spremi kao ...".



3. Otvara se prozor uštede. Ako želite, možete otići na novi direktorij, ali većina korisnika je prikladnije za pohranjivanje novog dokumenta na istom mjestu gdje je izvorni kod. Naziv knjige, po želji, može se promijeniti u polju "Naziv datoteke", iako nije potrebno. Najvažnija stvar u ovom postupku je postavljanje "tipa datoteke" polja "Excel (.xlsx)". Nakon toga možete pritisnuti tipku "OK" na dnu prozora.



4. Nakon spremanja se proizvodi, idite na odjeljak "Detalji" na kartici datoteke da biste vidjeli koliko je težina smanjena. Kao što vidite, sada je 13,5 kbytes protiv 40 kbajta prije postupka pretvorbe. Odnosno, jedno je uštede u modernom formatu omogućilo da se knjigu stisnu gotovo tri puta.

Pored toga, postoji još jedan moderan XLSB format ili binarna knjiga u Exceleu. U njemu se dokument sprema u binarnu kodiranje. Ove datoteke teže čak i manje od knjiga u XLSX formatu. Pored toga, jezik na kojem su evidentirani najbliži programu Excel-a. Stoga funkcionira s takvim knjigama brže nego s bilo kojim drugim produžetkom. Istovremeno, knjiga navedenog formata na funkcionalnosti i mogućnosti korištenja različitih alata (formatiranje, funkcije, grafikone itd.) Nije inferiorno u XLSX formatu i prelazi XLS format.

Glavni razlog zašto XLSB nije postao zadani format u Excelu je da su programi trećih strana praktično u mogućnosti raditi s njim. Na primjer, ako trebate izvesti podatke iz Excel-a u 1C program, može se učiniti sa XLSX ili XLS dokumentima, ali ne i XLSB. Ali ako ne planirate prenijeti podatke u bilo koji treći program, možete sigurno sačuvati dokument u XLSB formatu. Ovo će vam omogućiti da smanjite veličinu dokumenta i povećate brzinu rada u njemu.

Postupak uštede datoteke u ekspanziji XLSB sličan je onome što smo učinili za širenje XLSX-a. U kartici "File" kliknite na "Spremi kao ...". U prozoru za uštedu otvara se u polju "Tip datoteke", morate odabrati opciju "Excel Book (* .xlsb)". Zatim kliknite na gumb "Spremi".

Gledamo težinu dokumenta u odjeljku "Detalji". Kao što vidite, on se još više smanjio i sada je samo 11,6 Kb.

Rezimiranjem općih rezultata, možemo reći da ako radite sa XLS datotekom, tada najefikasniji način za smanjenje njegove veličine je energizirajući u modernim XLSX ili XLSB formatima. Ako već koristite podatke o proširenju datoteke, tada biste smanjili njihovu težinu, trebali biste pravilno konfigurirati radni prostor, ukloniti višak oblikovanja i nepotrebnih referenci. Dobit ćete najveći povrat ako donesete sve ove akcije u kompleksu, a ne ograničavate se na jednu opciju.