Много частни потребители или служители на предприятия са изправени пред това, че документите, съхранявани на компютъра, трябва по някакъв начин структура, бързо да ги премине или да конфигурират споделянето. Не винаги е възможно да се изпълни използването на локална мрежа, тъй като не всички устройства могат да се състоят в нея. Специално за такива ситуации се препоръчва използването на електронни системи за управление на документи. Такива програми предоставят уникален набор от функции, които значително опростяват задачата за управление на файлове с различни формати.
Microsoft SharePoint.
Ние предлагаме да започнем с всеобхватно решение от Microsoft, наречено SharePoint. Това е колекция от софтуер под пълното име на продукти и технологии на Microsoft SharePoint. Тя включва няколко компонента наведнъж, отговорни за организирането на сътрудничеството, за по-разгърнатата, ние предлагаме да прочетете официалния сайт на Microsoft, защото разработчиците са рисували този въпрос в подробности. Този компонент под формата на сървър на SharePoint може да бъде инсталиран само на операционната система на Windows Server и взаимодейства с всички други компоненти, които се случват чрез интернет. Ние няма да се съсредоточим върху инсталацията, тъй като системните администратори на фирмите най-често са ангажирани в това.
Основната цел на SharePoint е създаването на сайтове, които ви позволяват да работите заедно, за да работите заедно със служителите на едно или повече компании. Документи и различни файлове, изтеглени на сайта, ще бъдат публично достъпни или нивото на достъп се коригира отделно за всеки от тях. Потребителите управляват всички тези обекти, използвайки интерфейсни елементи. Изтеглянето, редактирането и другото управление на основната инфраструктура на документи възниква чрез свободното приложение на Microsoft SharePoint Foundation, което е част от Windows Server. Както може да се види, компонентният разглеждан е доста сложен и често се използва в големи компании, където специално наети човек е отговорен за създаването и правилната си работа, така че ние не направихме абсолютно за всички възможности на този инструментален комплекс.
Изтеглете продукти и технологии на Microsoft SharePoint от официалния сайт
FOSSCOC.
FOSSDOC е друго решение, състоящо се от редица различни компоненти, работещи на принципа на клиентския сървър. Ние каним накратко да се справим с всеки от тях, за да знаем за назначаването и значението на всички компоненти:
- Сървърът FOSSDOC е сървърът и осигурява логистика и друга логистика на сървъра, която изпълнява функцията за управление на системата за управление на базата данни. Има допълнителни модули, свързани към този сървър. Те определят поведението на системата, установявайки допълнителни правила и разширяване на възможностите.
- Уеб сървърът е един от модулите, които се свързват с сървъра на приложения. Това е, което ви позволява да взаимодействате с всички програми и файлове чрез уеб браузъра, инсталиран на компютъра.
- База данни. Можете да инсталирате всеки популярен поддържан софтуер като база данни, като например Microsoft SQL Server или Oracle. Тя запазва абсолютно цялата информация, която потребителите се изтеглят в програмата.
- Клиентът FOSSDOC е най-важният компонент за обикновен потребител, защото е предназначен да се свърже със сървъра и да изпълнява всички необходими задачи, като четене на файлове, редактиране, изтегляне или изтриване. Клиентът се осъществява като редовна програма с графичен интерфейс. Неговият прозорец виждате в екрана по-долу.
- Web клиентът Fossdoc е друго важно приложение, което прилага същото като обичайния клиент, само в браузъра, предоставящ на потребителя всички необходими инструменти и менюта, за да работи с файлове.
- Администратор на Fossdoc. Последното клиентско приложение, достъп, до което само администраторът трябва да има, ръководител на всички документи за документи. Профилите на потребителските акаунти се създават чрез него, нивото на достъп е конфигурирано и отделни опции са свързани.
Благодарение на Fossdoc, можете не само да управлявате документите, създадени в други програми, но и да добавите различни форми, използвайки вградени опции. Например, няма проблеми с официалните поръчки за стандартизирани форми, кореспонденцията се извършва чрез вградения модул и са посочени записи. Що се отнася до самото управление на документа, в FOSSDOC се извършва в съответния клиент или чрез уебсайта, който вече знаете от горната информация. Списъкът с файлове се извършва под формата на дърво, което ще помогне за навигация в каталозите. Обикновено списък на документите, съхранявани на сървъра, е много огромен, така че трябва да го подредите по всякакъв начин. За да направите това, в Fossdoc Има опция за дизайн, която ви позволява лесно да разделяте обекти по категория или ръчно създаване на разпространение.
Изтеглете Fossdoc от официалния сайт
Xpages Dynamic.
Следното решение, наречено xpages Dynamic е същото напреднало, като тези две, за което казахме по-горе. Неговата функция е гъвкава конфигурация, която дава възможност за оптимизиране на системата за електронно управление на документи при конкретен клиент. Има редица графични приложения и модули, вградени в стандартния Xpages динамичен комплект. Нека се запознаем с тях по-подробно по същия пример, който беше казано по-горе:
- Персонал. Името на първото приложение вече говори за себе си. Тя ви позволява да провеждате график на персонала, да видите списък на наличните и заети свободни работни места, да вземете предвид работния опит на абсолютно всеки служител и да контролирате личните си дела на всички служители, включително тяхното редактиране.
- Контакти. Предназначени да поддържат важна информация, свързана с адреси, телефони и имейл доставчици, клиенти и партньори. Той също така взема счетоводни карти на всички контрагенти и бързо търсене може да бъде направено чрез данни благодарение на вградената опция.
- Чуждестранна кореспонденция. Това приложение се счита за най-важното за работния процес, тъй като чрез него се приемат входящите документи, регистрация на изходящи форми, търсене и редактиране на цялата съхранена информация. Имайте предвид, че бързото търсене на необходимата форма може дори да се извършва на баркод.
- Вътрешни документи на РЧР. Като модул за потребителите с разширено ниво на достъп, разработчиците предлагат да използват отделно приложение. Функционалността му е съсредоточена върху взаимодействието с всички първични счетоводни, финансови, планирани документи, търговия, персонал и други ценни книжа.
- Договори. Ето всички необходими възможности за работа с договори на всякакви формати, както и контрол на достъпа на различни видове документи се наблюдават. Потребителят, който има достъп до това бизнес приложение, може да създаде събития и събития, като изпраща известия на всички служители, сортират данните и да наблюдават спазването на договорите.
- Директории. Друг компонент, който е пряко свързан с потока на документа, защото е тук, че абсолютно всички файлове се съхраняват. Тяхното сортиране възниква в различни типове и местоположението е направено под формата на йерархия. Този компонент взаимодейства правилно с целия софтуер, описан по-горе.
Току-що сте научили за всички компоненти, които са част от Xpages Dynamic. Сега имате само по-подробно описание на тяхното взаимодействие, като се запознахте с ръководството на разработчиците на официалния сайт. Така че можете да решите сами, независимо дали тази система е подходяща за тази система от електронно управление на документи и дали си струва да го придобие като редовен комплекс.
Изтеглете Xpages Dynamic от официалния сайт
Директ.
Директ - професионален и скъп софтуер за всички компании, които се интересуват от автоматизация на управлението на документи. Тук можете да създавате документи, базирани на готови шаблони или да ги качите от имейл. Ако става въпрос за хартиени документи, те ще бъдат преместени в приложението веднага след завършване на сканирането. За големи фирми ARIO Directum ще бъде от значение, което работи в технологията на машиностроенето. Той автоматично сортира цялата документация, получена и съставлява съответните карти. На официалния сайт разработчиците описват дори възвръщаемостта на този компонент за компаниите с различни нива.
Всички добавени файлове се поставят в едно съхранение и могат да бъдат запаметени в различни папки, тъй като потребителят взаимодейства само с директни връзки. Списъкът на папките не е първоначално отсъстващ, а създаването му зависи от самите служители, защото се прави изключително за лични предпочитания и в зависимост от формата на компанията. Такива директории могат да бъдат неограничена сума с определено ниво на достъп. Всяка форма има свой собствен жизнен цикъл, след което автоматично се премества в архива или изтрит. Това е конфигурирано за всеки тип документи поотделно, което ви позволява винаги да поддържате текущия списък на отчетите и не запушвате хранилището чрез ненужни данни, които могат да бъдат изтрити само ръчно. Благодарение на удобен за потребителя интерфейс и вградени опции, търсенето на карти също е значително ускорено, както и уникално сканиране на баркод, за да премине бързо към документа. Кликнете върху връзката по-долу, за да научите основната презентация на директивите и да поръчате подробно за вашата организация, ако се интересувате от този софтуер.
Изтеглете Directum от официалния сайт
ELDOC.
Както вече сте разбрали, всички програми за управление на документи, които искаме да кажем в днешната статия, професионален. ELDOC не е изключение в това отношение, защото нейните разработчици спечелиха добра репутация на световния пазар именно благодарение на това решение. Той има всички същите компоненти, които сме казали по-рано, но тяхното изпълнение е уникално и ще се побере във фирмите с различни посоки и скали. Администраторът, който взаимодейства с ELDOC, ще бъде точно като вградения конструктор, тъй като не само ще спомогне за бързо изграждане на нови маршрути и ще направи форми на документи, но и ще помогне да се справи с задачата, без да привлича разработчици на трети страни. Обичайният потребител ще получи удобен и прост интерфейс с достъпа до хранилището по всяко време на деня.
Освен това ELDOC ще опрости автоматизацията на рутинните процеси с помощта на модула на задачите. Създателите се разказват за работата си, когато извършват презентация, и предлагат също така период на запознаване с това приложение. Разглежданият софтуер поддържа неограничен брой потребители, които могат да работят едновременно, могат да свържат различни приложения, използвайки административния панел и могат да прочетат баркодовете, публикувани в документите, което опростява търсенето. Що се отнася до добавянето и редактирането на документи, тук тази опция се изпълнява по същия начин, както в друг софтуер, който вече казахме по-рано. Моля, обърнете внимание, че езикът на интерфейса по подразбиране в ELDOC е изложен от украински, но по желание да бъде възможно да го промените на руски, английски или друг друг от наличния списък.
Изтеглете ELDOC от официалния сайт
Alfresco.
Софтуерът за управление на документи на Alfresco ще помогне за контрол на съдържанието на компанията, използвайки прозрачно управление на информацията и ефективно спазване на GDPR, което директно води до осезаеми предимства в бизнеса, защото спестява не само време, но и пари. ALFRESCO не само ще изтегли документи, които са на локално съхранение или в имейл профил, това решение поддържа и незабавно сканиране с улавяне на всички данни и автоматично сортиране, и също така осигурява различни опции за разгръщане. Освен това изкуственият интелект с машинните функции помага в управлението на файлове. Благодарение е, че е бързо сортирано, интелигентно търсене и попълване на карти. С течение на времето тази технология работи по-добре и по-добре, защото тя учи сама.
Многофункционални модели на метаданни в Alfresco или имоти могат да се използват за автоматично преместване на документи чрез специален процес или жизнен цикъл на управлението на карти. Вградените работни приложения опростяват мнението и одобрението на документи, а ръчното определение на процесите може да опрости всякаква интензивна работа със съдържание, което винаги има положителен ефект върху ефективността на работата. Всички служители на предприятието при инсталирането на Alfresco веднага ще се свържат с една верига и ще могат да взаимодействат помежду си без никакви проблеми. Ако е необходимо, администраторът самостоятелно определя нива на достъп, настройва директории и интегрира приложения. Ако се интересувате от това, препоръчваме ви да се запознаете с неговата пробна версия и само след това да мислите за закупуване, за да бъдете уверени в съответствие с вашите изисквания.
Изтеглете Alfresco от официалния сайт
INTRATONE: Корпоративно управление 7
INTRATONE: Корпоративно управление 7 - Цялостният софтуер, чиято основна функционалност е фокусирана върху автоматизацията на бизнеса на различни формати. Благодарение на тази система можете да управлявате и служителите и клиентите, което също предполага удобен поток на документа. Разработчиците позиционират своя продукт именно като инструмент за управление, тъй като той може да контролира абсолютно всички етапи на бизнеса, вариращи от планиране и заповеди, завършвайки с обработката на получени и договори. При закупуване на интратоне: Корпоративно управление 7 разработчиците избират модули в съответствие с клиента, като го предоставят всички необходими приложения с предварителна обработка.
Що се отнася до прякото взаимодействие с документите, създателите са идентифицирали отделни модули за различни обекти, например при сключването на договори, се използва специално меню и сортирането се случва автоматично. Входящите документи могат да бъдат изтеглени както от локално съхранение, така и от имейл или скенер. Интралианци: Корпоративно управление 7 е лесно мащабирано, което ви позволява да свържете неограничен брой сметки и винаги да разширявате съхранението, ако жизнения цикъл на файловете не ви позволява едновременно да ги запазите в работно състояние. Както всеки друг на подобно ниво, той е закупен по предварително определен ред и преговори с разработчиците. Можете да научите по-подробна информация по този повод на официалния уебсайт, като кликнете върху следната връзка.
Изтегляне INTRATONE: Корпоративно управление 7 от официалния сайт
Docsvision.
Docsvision е последният всеобхватен софтуер, за който искаме да говорим днес. Неговата функция е, че разработчиците са се опитали да намалят прага на влизане, както при обикновените потребители и администратори, които ще бъдат ангажирани в системата за система за правилна работа. Да започнем с обичайните потребители и да отбележим, че създателите осигуряват пълното разбиране на интерфейса и липсата на необходимост от допълнително обучение на служителите. Администраторът ще струва без познаване на езиците за програмиране, тъй като целият комплекс се събира от вече работещи приложения, които има десет.
Когато отговаряте на Docsvision по време на презентация, можете самостоятелно да изберете всички закупени модули. За управление на документи е именно да се свържат всички основни решения, голям архив и договорния работен процес, ако фирмата поддържа счетоводни карти такива видове. Всички други компоненти са препоръки за големи предприятия, където няма достатъчно човешка сила за обработката на голям брой информация. Както и в други случаи, разработчиците на Docsvision прекарват представяне на своя софтуер, където можете да зададете всичките си въпроси и да решите дали си струва да придобиете този софтуер за постоянна основа. Има и безплатна версия, която ще ви помогне да се запознаете с основните функции на Docsvision.
Изтеглете Docsvision от официалния сайт
Днес говорихме за най-електронните системи за управление на документи. Както може да се види, всички те са насочени към професионална аудитория, разпределени, разпределени и представени под формата на интегрирани инструменти. Необходимо е да се подходи към избора на такъв софтуер, защото по същество е разследване на развитието на компанията и води до определени последици. Ако изберете правилния вариант, последствията ще бъдат само положителни и ще опростят процеса на управление на всички аспекти на бизнеса.