За удобство на работа с големи обеми от данни в таблици, те непрекъснато трябва да се организира специално критерий. В допълнение, за специфични цели, понякога целия масив от данни, не е необходимо, и само няколко линии. Следователно, за да се избегне объркване в огромното количество информация, рационалното решение би било да се организира данните и филтрира други резултати. Нека разберем как да сортирате и филтрирате данните в Microsoft Excel.
Прости данни за сортиране
Сортирането е един от най-полезните инструменти, когато работят в Microsoft Excel. С него шев на таблицата може да бъде позициониран в азбучен ред, според който клетките са в колони.
Сортиране на данни в Microsoft Excel могат да се извършват с помощта на бутона "Сортиране и филтър", който е налице в раздела "Начало" на лентата в кутията с инструменти "Edit". Но, първо, трябва да кликнете върху някоя клетка на колоната, в която ние ще се подреди.
Така например, в предложената таблицата по-долу трябва да се подредени по азбучен ред служители. Станете всяка клетка в колоната "Име", и кликнете върху "Sort & Filter". За да подредите имената по азбучен ред, от списъка, който се показва, изберете елемент "Сортиране А до Я".
Както можете да видите, всички данни в таблицата се намира, според списъка по азбучен ред на имената.
За да подредите в обратен ред, в същото меню, изберете Бутон за сортиране Я до А ".
Списъкът се прегрупира в обратен ред.
Трябва да се отбележи, че този вид сортиране е показан само когато текстов формат на данните. Така например, в цифров формат, определен за сортиране "От минимума до максимума" (и обратно), а когато формата на датата - "От стария към новия" (и обратно).
приспособима сортиране
Но, както виждаме, с тези видове сортиране на една стойност, данните, съдържащи имената на едно и също лице, са разположени в границите в случаен ред.
И какво да правим, ако искаме да сортирате имената по азбучен ред, но например, съвпадението на името, за да се уверите, че данните са подредени по дата? За тази цел, както и за някои други възможности, всички в същото меню "Сортиране и филтриране", ние трябва да отидем до елемента "Custom сортиране ...."
След това отворете прозореца за сортиране предпочитания. Ако работите с таблици заглавията, а след това обърне внимание на този прозорец е задължително да се проверява за настройването "Моята данни съдържа заглавията".
В "колона" показва името на колоната, на която ще се извършва подобно. В нашия случай, това е колоната "Име". В "Сортиране" е посочена от това какъв тип съдържание ще бъдат сортирани. Има четири варианта:
- Стойности;
- цвят клетки;
- Цвят на шрифта;
- икона Cell.
Но, в повечето случаи, се използва т "Ценности" на. Той е настроен по подразбиране. В нашия случай, ние също ще използва тази възможност.
В графата "Поръчка", ние трябва да се уточни реда, по който ще се намира на данните: "От А до Я", или обратното. Изборът на "От А до Я".
Така че ние се създаде един вид на една от колоните. За да конфигурирате нещо по подразбиране на друга колона, кликнете върху "Добавяне на слой".
Има и друг набор от области, които трябва да бъдат завършени вече да сортирате по други колони. В този случай, в колона "Дата". Тъй като тези клетки, изложени на формата на датата в "ред", ние задайте стойност не е "от А до Я" и "От стари към нови" или "от новия към стария."
По същия начин, можете да настроите в този прозорец, ако е необходимо, и да сортирате по други колони по степен на важност. Когато всички настройки са направени, кликнете върху бутона "OK".
Както можем да видим сега в нашата трапеза всички данните се сортират, на първо място, от името на персонала, а след това по дата на плащанията.
Но това не е всичко разполага приспособима сортиране. Ако е необходимо, в този прозорец можете да конфигурирате по подразбиране вид не е колоните и редовете. За да направите това, кликнете върху бутона "Настройки".
В прозореца, който се отваря, съпоставяне, превежда на ключа в позиция "набор от линии" в положение "набор от колони." Кликнете върху бутона "OK".
Сега, по аналогия с предишния пример, можете да въведете данните за сортиране. Въвеждане на данни, и кликнете върху бутона «OK».
Както можете да видите, а след това, колоните са разменени, в зависимост от настройките.
Разбира се, за нашите маси, вземете например, използването на сортиране промяна местоположението на колоната не носи специално обезщетение, но за някакъв друг вид на таблици, подобни на вид може да бъде много подходящ.
Филтър
В допълнение, в Microsoft Excel не са филтър данни функция. Тя ви позволява да не оставят видими само данните, които ти е удобно, а другите се крият. Ако е необходимо, скрити данни може винаги да се връщат към видим режим.
За да използвате тази функция, да стане и да било клетка в таблицата (и за предпочитане в заглавната част), отново кликнете върху бутона "сортиране и филтриране" в блока инструмент "Редактиране". Но, този път в менюто, което се показва, изберете елемент "Филтър". Възможно е също така вместо тези действия просто натиснете клавишната комбинация Ctrl + Shift + L.
Както можете да видите, в клетките с имената на всички колони, които виждате във формата на квадрат, което е изписано с главата надолу триъгълник.
Щракнете върху иконата в графата, според която ние ще трябва да се филтрира. В нашия случай, ние решихме да филтър по име. Например, ние трябва да се пази данни само служител Николаев. Ето защо, премахнете отметката от имената на всички останали служители.
Когато процедурата приключи, кликнете върху бутона «OK».
Както можете да видите в таблицата по-оставяйки само низ с името на служителя Николаев.
Усложни задачата, и се оставя на масата, само данните, които се отнасят до Николаев за тримесечието III 2016. За да направите това, кликнете върху иконата в кутия "дата" на. В списъка, премахнете отметката от месец "май", "юни" и "Октобер", тъй като те не принадлежат към третото тримесечие, и кликнете върху бутона «OK».
Както можете да видите, имаше само необходимите данни.
За да премахнете филтъра за определена колона, и да се покаже скритите данни, отново кликнете върху иконата, разположена в клетката със заглавието на тази колона. ние Кликнете върху падащото меню по т "Премахване на филтъра ...".
Ако искате да смените филтъра за цялата таблица, тогава ще трябва да натиснете бутона "Сортиране и филтър" на лентата, и изберете "Изтриване".
Ако искате да премахнете напълно филтър, как и кога да го ползвате в същото меню, изберете "Филтър", или набиране на комбинация от клавиши на клавиатурата Ctrl + Shift + на L.
В допълнение, трябва да се отбележи, че след като сте активирали "Филтър", можете да кликнете върху съответната икона в клетките на заглавната част на таблицата, на контекстното меню става достъпна функцията за сортиране, които обсъдихме по-горе: "Сортиране От а до Я "" Сортиране Я до а "и" сортиране цвят. "
Урок: как да се използват Автофилтрирането в Microsoft Excel
умен маса
Сортиране и филтър може да се активира, превръщайки района на данните, с които работят в така наречените "умни масата".
Има два начина за създаване на интелигентна маса. За да се възползвате от първата от тях, разпредели цялата площ на масата, и, докато в "Начало" в раздела, щракнете върху бутона на бутона "Format във вид на таблица" на. Този бутон е в "стилове" инструмент блок.
На следващо място, ние избираме един от стиловете, които харесвате, в списъка, който се отваря. Вие няма да се отрази на функционалността на масата.
След това, диалогов прозорец се отваря в който можете да промените координатите на масата. Но ако по-рано сте отпуснати областта правилно, не е нужно нищо друго. Основното нещо, имайте предвид, че на "таблица с заглавия" параметър се изправи с отметка. На следващо място, просто кликнете върху бутона "ОК".
Ако решите да се възползвате от втория начин, а след това вие също трябва да се подчертае цялата площ на масата, но този път вървят към "Insert" в раздела. Да бъдеш тук, от лентата в блока "Таблица Tools", вие трябва да кликнете върху бутона "Таблица".
След това, като последния път, ще се отвори прозорец, където ще бъдат коригирани координатите на разположението на масата. Кликнете върху бутона "OK".
Независимо от това как се използва при създаването на "умна маса", ние в крайна сметка се получи една маса, в клетките на капачките на които филтрите, описани от нас вече са инсталирани.
Когато кликнете върху тази икона, всички същите функции ще бъдат на разположение както при стартиране на филтъра с по стандартния начин чрез бутона "Сортиране и филтриране".
Урок: Как да създадете таблица в Microsoft Excel
Както можете да видите, сортиране и филтриране на инструменти, с правилното им използване, може значително да улесни потребителите да работят с таблици. Особено важен въпрос на тяхното използване става в случай, че един много голям масив данни се записва в таблицата.