Когато се работи с едни и същи данни, поставени в различни таблици, чаршафи, или дори книги, за удобство на възприятие е по-добре да се събере информация заедно. В Microsoft Excel, можете да се справят с тази задача с помощта на специален инструмент, наречен "консолидацията". Тя дава възможност за събиране на разнородни данни в една таблица. Нека разберем как се прави.
Условията за прилагане на процедурата за консолидация
Разбира се, не всички маси могат да бъдат обединени в една, а само тези, които отговарят на определени условия:- Колони във всички таблици трябва да имат едно и също име (само Първообразът на колони в населени места);
- Не трябва да има колони или редове с празни стойности;
- Шаблоните в таблици трябва да са едни и същи.
Създаване на консолидирана таблица
Помислете за това как да създадете консолидирана таблица на примера на три маси, които имат един и същ шаблон и данни структура. Всеки един от тях се намира на отделен лист, въпреки че в един и същи алгоритъм можете да създадете консолидирана таблица от данни, разположени в различни книги (файлове).
- Отваряне на отделен лист за консолидирания масата.
- На открита лист, отбелязваме клетката, която ще бъде най-горната лява клетка на новата таблица.
- Да бъдеш в "Data" в раздела, като кликнете върху бутона "Консолидация", който се намира на лентата в "Работа с данни" лентата с инструменти.
- Отваря се прозорец за настройка А консолидация на данни.
В "Функция" поле, трябва да се установи кои действия с клетките ще се извършва, когато линиите и колоните съответстват на мач. Те могат да бъдат следните действия:
- обобщим;
- номер;
- средното;
- максималната;
- минимум;
- работа;
- възлиза на номера;
- разместване;
- нестабилна отклонение;
- измества дисперсия;
- Неразширеното оптично дисперсия.
В повечето случаи, се използва функцията "сума".
- В полето Link, уточни обхвата на клетки на една от основните таблици, които подлежат на консолидация. Ако този диапазон е в един и същи файл, но на друг лист, след това натиснете бутона, който се намира в дясно от полето за въвеждане на данни.
- Отиди на листа, където се намира таблица, маркирайте желаните граници. След въвеждане на данните, ние кликнете отново върху бутона разположен от дясната страна на полето, където е добавен адреса на клетките.
- Връщайки се към прозореца консолидирането на настройките за добавяне на клетките вече са избрани в списъка с групи, кликнете върху бутона Add.
Както можете да видите, след това се добавя диапазон към списъка.
По същия начин, добавете всички други блокове, които ще участват в процеса на консолидация на данни.
Ако желания обхват е публикувал в друга книга (файл), а след това незабавно натиснете бутона "Преглед ...", изберете файла на твърдия диск или преносимия носител, а след това на метода посочено по-горе се подчертава обхвата на клетките в този файл. Естествено, файлът трябва да бъде отворен.
- По същия начин, някои други настройки консолидираните маса могат да бъдат направени.
За да добавите автоматично името на колоните на заглавната част, ще се постави отметка в близост до "Подпис на най-горния ред". За да се направи сумиране на данните, ние се кърлежа за "лявата колона" параметър. Ако искате, при актуализиране на данните в първичните таблици, цялата информация в консолидирания таблицата също се обновяват, а след това трябва да инсталирате отметка в близост до "Създаване на комуникация с Fine данни" параметър. Но в този случай, е необходимо да се помисли, че ако искате да се добавят нови редове към таблицата източник, вие ще трябва да се премахне отметката от тази позиция и преизчисляване на стойностите ръчно.
Когато всички настройки са направени, кликнете върху бутона "OK".
- Консолидираният отчет е готова. Както можете да видите, данните се групират. За информация гледка във всяка група, кликнете върху плюс ролята отляво на масата.
Сега съдържанието на групата са на разположение за гледане. По същия начин, може да разкрие всяка друга група.
Както можете да видите, консолидирането на данни в Excel е много удобен инструмент, благодарение на който можете да събирате заедно информация намира не само в различни таблици и на различни листа, но дори е публикувал в други файлове (книги). Тя е сравнително проста и бърза.