Пакетът Microsoft Office има специална програма за създаване на база данни и работа с тях - достъп. Въпреки това, много потребители предпочитат да използват приложението по-познато за тези цели - Excel. Трябва да се отбележи, че тази програма има всички инструменти за създаване на пълноправна база данни (база данни). Нека да разберем как да го направим.
Процес на създаване
Базата данни в екшъла е структуриран набор от информация, разпределени от колони и листове.Според специална терминология, BD линиите се наричат "записи". Във всеки запис има информация за отделен обект.
Колоните се наричат "полета". Всяко поле има отделен параметър на всички записи.
Това означава, че рамката на всяка база данни в Excel е редовна таблица.
Създаване на таблица
Така че, първо, трябва да създадем маса.
- Въведете заглавията на базата данни на полетата (колони).
- Попълнете името на записите (линии) на базата данни.
- Отидете на попълване на данните за базата данни.
- След попълване на базата данни, форматирайте информация в нея по своя преценка (шрифт, граници, запълване, подбор, местоположение на текст спрямо клетката и т.н.).
На това е завършено създаването на рамката на BD.
Урок: Как да направите маса в Excel
Присвояване на атрибути на базата данни
За да може Excel да възприеме таблицата не само като редица клетки, а именно като база данни, тя трябва да присвои подходящи атрибути.
- Отидете в раздела "Данни".
- Подчертаваме цялата гама от таблицата. Кликнете върху десния бутон на мишката. В контекстното меню кликнете върху бутона "Задаване на име ...".
- В колоната "Име" посочете името, което искаме да назовем на базата данни. Задължително условие е, че името трябва да започне с писмото и в него не трябва да има интервали. В колоната "Обхват" можете да промените адреса на зоната на масата, но ако го разпределите правилно, тогава нищо не трябва да се променя тук. Ако желаете, можете да посочите бележка в отделно поле, но този параметър не е задължителен. След като всички промени са направени, кликнете върху бутона "OK".
- Кликнете върху бутона "Запазване" в горната част на прозореца или въведете клавишите Ctrl + на клавиатурата, за да запишете базата данни на твърдия диск или сменяемия носител, свързан към компютъра.
Можем да кажем, че след това вече имаме готова база данни. Можете да работите с нея и в такова състояние, както е представено сега, но много възможности ще бъдат отрязани. По-долу ще анализираме как да направим базата данни по-функционална.
Сортиране и филтриране
Работата с бази данни, преди всичко, предвижда възможността за поръчка, подбор и записи за сортиране. Свържете тези функции в нашата база данни.
- Ние разпределяме информацията, която ще проведе рационализиране. Кликнете върху бутона "Сортиране", разположен на лентата в раздела "Данни" в лентата с инструменти "Сортиране и филтриране".
Сортирането може да се извърши по почти всеки параметър:
- Име на азбуката;
- датата;
- Номер и др.
- В следващия прозорец, който се появява, въпросът ще бъде въпрос, независимо дали да използвате само избраната област или автоматично да го разширите. Изберете автоматично разширение и кликнете върху бутона "Sort ...".
- Отваря се прозорецът Настройки за сортиране. В полето "Сортиране по", посочете името на полето, на което ще се проведе.
- В полето "Сортиране" е посочено точно как ще бъде извършено. За базата данни е най-добре да изберете параметъра "стойност".
- В полето "поръчка" посочете какъв ред ще бъде сортиран. За различни типове информация в този прозорец се показват различни стойности. Например, за текстови данни - това ще бъде стойността "от А до Z" или "от I до А", а за числото - "Възходящо" или "низходящо".
- Важно е да се проследи, така че "моите данни да съдържат заглавието" стояха отметка. Ако не е, тогава трябва да го поставите.
След като въведете всички желани параметри, кликнете върху бутона "OK".
След това информацията в базата данни ще бъде сортирана според посочените настройки. В този случай извършихме сортиране с имената на служителите на предприятието.
- Един от най-удобните инструменти при работа в базата данни на Excel е автофилтър. Ние подчертаваме цялата гама база данни и в блока "Сортиране и филтриране", като щракнете върху бутона "Филтър".
- Както виждаме, след това се появяват пиктограми в клетките с името на полетата под формата на обърнати триъгълници. Кликнете върху иконата на тази колона, чиято стойност ще филтрира. В прозореца, който се отваря, премахнете квадратчетата от тези стойности, записите, с които искаме да скрием. След като изборът е направен, кликнете върху бутона "OK".
Както можете да видите, след това, линиите, където се съдържат стойностите, от които отстранихме кърлежите, бяха скрити от масата.
- За да върнете всички данни на екрана, кликнете върху иконата на колоната, която се филтрира и в прозореца, който се отваря, срещу всички елементи, задайте маркировката за проверка. След това кликнете върху бутона "OK".
- За да премахнете напълно филтрирането, кликнете върху бутона "Филтър" на лентата.
Урок: Сортиране и филтриране на данни към Excel
Търсене
Ако има голямо търсене на база данни, е удобно да се произвежда с помощта на специален инструмент.
- За да направите това, отидете в раздела "Начало" и на лентата в инструмента "Редактиране", като кликнете върху бутона "Намерете и разпределете".
- Отваря се прозорец, в който искате да зададете желаната стойност. След това кликнете върху бутона "Намерете следващия" или "Намерете всички".
- В първия случай, първата клетка, в която има определена стойност, става активна.
Във втория случай целият списък на клетките, съдържащи тази стойност, се отваря.
Урок: Как да направите търсене в екзеца
Зони за закрепване
Удобно при създаването на базата данни, консолидирайте клетките с името на записите и полетата. Когато работите с голяма база е просто състояние. В противен случай непрекъснато е да прекарвате време, за да превъртите през листа, за да видите кой ред или колона съответства на определена стойност.
- Ние подчертаваме клетката, областите отгоре и вляво, от които трябва да поправите. Тя ще бъде разположена незабавно под капачката и вдясно от имената на записите.
- Да бъдеш в раздела "Преглед", като кликнете върху бутона "Защитена област", която се намира в лентата с инструменти "Прозорец". В падащия списък изберете стойността, за да "затегнете зоната".
Сега имената на полетата и записите винаги ще имат пред очите ви, без значение колко далеч не сте превърнали през листа с данните.
Урок: Как да фиксирате зоната в Excel
Падащ списък
За някои полета таблицата оптимално ще организира падащия списък, така че потребителите да добавят нови записи, които могат да определят определени параметри. Това е подходящо, например за полевото поле. В крайна сметка е възможно само две възможности: мъжки и женски.
- Създайте допълнителен списък. Удобно да бъде поставено на друг лист. В него посочете списъка с стойности, които ще се появят в падащия списък.
- Ние подчертаваме този списък и кликнете върху него десния бутон на мишката. В менюто се появява, изберете елемента "Задаване на име ...".
- Отваря се вече познат прозорец. В съответното поле възлагаме името на нашата гама, според условията, които вече са били обсъдени по-горе.
- Ние се връщаме към листа с базата данни. Изберете диапазона, към който ще се прилага падащият списък. Отидете в раздела "Данни". Кликнете върху бутона "Проверка на данните", който се намира на лентата с инструменти "Работа с данни".
- Открива се квадратчето за видими стойности. В полето тип данни задайте превключвателя в положение "Списък". В полето "Източник" поставихме знака "=" и веднага след като не напишем името на падащия списък, който му дадохме малко по-високо. След това кликнете върху бутона "OK".
Сега, когато се опитате да въведете данни в диапазона, където е установено границата, ще се появи списък, в който можете да избирате между добре зададени стойности.
Ако се опитате да пишете произволни символи в тези клетки, ще се появи съобщение за грешка. Ще трябва да се върнете и да направите правилен запис.
Урок: Как да направите падащ списък в Excel
Разбира се, Excel е по-ниска от възможностите си на специализирани програми за създаване на бази данни. Въпреки това, той има инструментариум, който в повечето случаи ще задоволи нуждите на потребителите, които искат да създадат база данни. Като се има предвид факта, че способностите на Excel, в сравнение със специализираните приложения, обичайните потребители са известни много по-добре, след това в това отношение развитието на Microsoft има дори някои ползи.