Как да намалим размера на Excel файла

Когато работите в Excele, някои таблици постигат доста впечатляващ размер. Това води до факта, че размерът на документа се увеличава, понякога дори десетки мегабайта и др. Увеличаването на теглото на книгата на Excel води не само за увеличаване на мястото си, заето на твърдия диск, но това още по-важно е да поеме скоростта на извършване на различни действия и процеси в нея. Просто поставете, когато работите с такъв документ, програмата Excel започва да се забавя. Следователно въпросът за оптимизацията и намаляването на тези книги става актуален. Нека да разберем как да намалим размера на файла в Excele.

Процедура за намаляване на размера на книгата

Оптимизирането на рождения файл трябва да бъде веднага в няколко посоки. Много потребители не разпознават, но често книгата Excel съдържа много ненужна информация. Когато файлът е малък за това, никой не обръща специално внимание на това, но ако документът е станал тромав, е необходимо да се оптимизирате във всички възможни параметри.

Метод 1: Намаляване на работния обхват

Работният диапазон е районът, действията, в които помня Excel. Ако документът се брои, програмата преизчислява всички клетки на работното пространство. Но тя не винаги съответства на диапазона, в който потребителят наистина работи. Например, неподходящо доставената пропаст далеч от таблицата ще разшири размера на работния обхват към този елемент, където се намира тази празнина. Оказва се, че Excel при преизчисляване всеки път ще се справи с куп празни клетки. Нека видим как този проблем може да бъде премахнат при примера на определена таблица.

1. Първоначално погледнете теглото си преди оптимизиране, за да сравните какво ще бъде след извършване на процедурата. Това може да стане чрез преместване в раздела "Файл". Отидете в раздела "Детайли". От дясната страна на прозореца, който отвори основните свойства на книгата. Първите свойства са размерът на документа. Както виждаме, в нашия случай е 56.5 килобайта.



2. На първо място, трябва да се намери как истинското работно пространство е различно от този, който наистина е необходим от потребителя. Много е просто да го направя. Ставаме във всяка клетка на масата и тип Ctrl + Ключова комбинация. Excel незабавно се премества в последната клетка, която програмата разглежда крайния елемент на работното пространство. Както можете да видите, в конкретно, нашият случай е линия 913383. Като се има предвид, че таблицата заема само шест първа линия, е възможно да се посочи фактът, че 913377 линии, всъщност, безполезно натоварване, което не само увеличава размера на файла , но поради постоянното преизчисляване на целия обхват на програмата при извършване на всяко действие води до забавяне на работата по документа.

   

   Разбира се, в действителност, толкова голяма разлика между действителния работен диапазон и факта, че Excel приема за него, е доста рядко, и ние взехме толкова голям брой редове за яснота. Въпреки че понякога има дори случаи, когато цялата площ на листа се счита за детайла.

3. За да елиминирате този проблем, трябва да премахнете всички редове, започващи от първия празен и до края на листа. За да направите това, изберете първата клетка, която е непосредствено под масата и въведете клавиша Ctrl + Shift + стрелка.



4. Както можем да видим, след това всички елементи на първата колона, започващи от определената клетка и до края на таблицата. След това кликнете върху бутона на мишката върху съдържанието. В контекстното меню, което се отваря, изберете "Delete".

   

   Много потребители се опитват да изтрият, като кликнат върху бутона за изтриване на клавиатурата, но не е правилно. Това действие изчиства съдържанието на клетките, но не ги изважда. Ето защо, в нашия случай няма да помогне.

5. След като сме избрали "Изтриване ..." в контекстното меню, отваря се малък прозорец за премахване на клетки. Задайте превключвателя в положение "String" в него и кликнете върху бутона OK.



6. Всички редове на разпределения диапазон бяха отстранени. Не забравяйте да изсушите книгата, като кликнете върху флоза върху иконата в горния ляв ъгъл на прозореца.



7. Сега нека да видим как ни помогна. Ние разпределяме всяка клетка на таблицата и въведете комбинацията Ctrl + End Key. Както можете да видите, Excel отпусна последната клетка на масата, което означава, че сега е последният елемент на работното пространство на листата.



8. Сега се придвижваме към раздела "Детайли" на раздела "Файл", за да разберете колко е намалено теглото на нашия документ. Както можете да видите, сега е 32.5 KB. Спомнете си, че преди процедурата за оптимизация, нейният размер е 56.5 KB. Така тя е намалена с повече от 1,7 пъти. Но в този случай основното постижение дори не е намаляване на теглото на преписката и факта, че програмата вече е освободена от преизчисляване на действително неизползвания диапазон, който значително ще увеличи процента на обработка на документа.

Ако в книгата няколко листа работите, трябва да проведете подобна процедура с всеки от тях. Това дори ще намали размера на документа.

Метод 2: Премахване на излишното форматиране

Друг важен фактор, който прави документа на Excel е по-тежък, е излишно форматиране. Това включва използването на различни видове шрифтове, граници, цифрови формати, но преди всичко се отнася до изливането на клетки в различни цветове. Така че, преди допълнително да форматирате файла, трябва да помислите два пъти и дали е необходимо да го направите или без тази процедура е лесно да се направи.

Това е особено вярно за книги, съдържащи голямо количество информация, които сами вече имат значителен размер. Добавянето на форматиране към книгата може да увеличи теглото си още няколко пъти. Затова трябва да изберете "Златната" среда между видимостта да представяте информация в документа и размера на файла, да използвате форматирането само там, където е наистина необходимо.

Друг фактор, свързан с форматирането, теглото на тежестта, е, че някои потребители предпочитат да форматират клетките "с марж". Това означава, че те формат не само самата таблица, но и обхватът, който е под него, понякога дори до края на листа, с изчисляването на факта, че когато новите линии ще бъдат добавени към таблицата, тя няма да бъде необходимо да ги форматирате всеки път.

Но не е известно, когато ще бъдат добавени нови линии и колко ще бъдат добавени и такова предварително форматиране, което приемате файла вече в момента, което ще повлияе отрицателно и при скоростта на работа с този документ. Следователно, ако сте приложили форматирането към празни клетки, които не са включени в таблицата, тя трябва да бъде премахната.

1. На първо място, трябва да маркирате всички клетки, които са разположени под обхвата с данни. За да направите това, кликнете върху номера на първия празен низ на вертикалния координатен панел. Разпределя цялата линия. След това прилагаме вече познатата комбинация от Hot клавиши Ctrl + Shift + надолу по надолу.



2. След това целият диапазон на редовете е по-нисък от част от таблицата, пълна с данни, подчерта. Да бъдеш в раздела "Начало", кликнете върху иконата "Clear", която се намира на лентата в лентата с инструменти за редактиране. Отваря се малко меню. Изберете позицията "Clear формати" в нея.



3. След това действие във всички клетки на разпределения диапазон форматирането ще бъде изтрито.



4. По същия начин можете да премахнете ненужното форматиране в самата таблица. За да направите това, изберете отделни клетки или диапазон, в който считаме форматиране на минимално полезно, кликнете върху бутона "Clear" на лентата и изберете елемента "Clear Formats" от списъка.



5. Както можете да видите, форматирането в избраната гама от таблицата е напълно премахнато.



6. След това връщаме този диапазон някои елементи на форматиране, които считаме за подходящи: граници, цифрови формати и др.

Описаните по-горе действия ще помогнат значително да намалят размера на книгата на Excel и да ускорят работата в нея. Но е по-добре първоначално да използвате форматирането само когато е наистина подходящо и необходимо, отколкото да се прекарват време за оптимизиране на документа.

Урок: Форматиране на таблици в Excel

Метод 3: Премахване на връзки

В някои документи, много голям брой връзки от където стойностите са затегнати. Това също може сериозно да забави скоростта на работа в тях. Особено силно повлияни от външните препратки към други книги, въпреки че вътрешните препратки също са отрицателно отразени в работата. Ако източникът идва от мястото, където връзката отнема информация, не се актуализира постоянно, т.е. смисълът да се замени референтните адреси в клетките към нормалните стойности. Това е способно да увеличи скоростта на работа с документа. Връзката или стойността е в определена клетка, във формула ред след избиране на елемента.

1. Изберете областта, съдържаща се от препратки. Да бъдеш в раздела Начало, кликнете върху бутона "Копиране", който се намира на лентата в групата за настройка на клипборда.

   

   Като алтернатива, след като изберете диапазон, можете да използвате комбинация от горещи клавиши Ctrl + C.

2. След като данните са копирани, не извадете избора от областта и кликнете върху него десния бутон на мишката. Стартира контекстното меню. В него, в блока "Insert Settings", трябва да кликнете върху иконата "Стойности". Той има изглед на пиктограмите с изобразените цифри.



3. След това всички препратки в специалната област ще бъдат заменени със статистически ценности.

Но трябва да помните, че тази опция за оптимизиране на книгата на Excel не винаги е приемлива. Може да се прилага само когато данните от оригиналния източник не са динамични, т.е. те няма да се променят с времето.

Метод 4: Промени във формат

Друг начин да намалите значително размера на файла е да промените формата му. Този метод, вероятно, най-вече спомага за притискане на книгата, въпреки че е необходимо да се използват горните опции в комплекса.

В Excel има няколко "родни" файлови формати - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Форматът XLS е основното разширение за програмната версия на Excel 2003 и по-рано. Той вече е остарял, но въпреки това много потребители продължават да се прилагат. В допълнение, има случаи, когато трябва да се върнете на работа със стари файлове, които са създадени преди много години дори при липса на съвременни формати. Да не говорим за факта, че много програми на трети страни работят с книги с тази експанзия, които не знаят как да обработват по-късни опции за акселни документи.

Трябва да се отбележи, че книгата за разширение XLS има много по-голям размер от текущия аналог на XLSX формат, който в момента Excel използва като основен. На първо място, това се дължи на факта, че XLSX файловете са по същество компресирани архиви. Ето защо, ако използвате разширението на XLS, но искате да намалите теглото на книгата, това може да се направи просто да го спрете в XLSX формат.

1. За да конвертирате документа от XLS формат към XLSX формат, отидете в раздела "Файл".



2. В прозореца, който се отваря, аз незабавно обръщам внимание на раздела "Детайли", където е посочено, че понастоящем теглото на документа е 40 kB. След това кликнете върху името "Save As ...".



3. Прозорецът за запазване се отваря. Ако желаете, можете да отидете в новата директория, но повечето потребители са по-удобни за съхранение на нов документ на същото място, където изходният код. Името на книгата, ако желаете, може да се промени в полето "Име на файла", въпреки че не е необходимо. Най-важното в тази процедура е да зададете полето "Excel Type" "Excel (.xlsx)". След това можете да натиснете бутона "OK" в долната част на прозореца.



4. След като запаметяването се произвежда, отидете на раздела "Детайли" на раздела "Детайли", за да видите колко е намалено. Както можете да видите, сега е 13,5 kbytes срещу 40 Kbytes преди процедурата за преобразуване. Това означава, че единственият спестяване в съвременен формат е направил възможно да стиснете книгата почти три пъти.

В допълнение, има и друг модерен XLSB формат или двоична книга в Excele. В него документът се запазва в двоично кодиране. Тези файлове тежат още по-малко от книгите в XLSX формат. Освен това езикът, на който те се записват най-близо до програмата Excel. Ето защо тя работи с такива книги по-бързо, отколкото с всяко друго разширение. В същото време книгата на посочения формат за функционалност и възможностите за използване на различни инструменти (форматиране, функции, графики и др.) Не е по-ниско от XLSX формат и надвишава XLS формата.

Основната причина, поради която XLSB не е станал формат по подразбиране в Excel, е, че програмите на трети страни са практически способни да работят с нея. Например, ако трябва да експортирате информация от Excel в програма за 1в, тя може да бъде направена с XLSX или XLS документи, но не и с XLSB. Но ако не планирате да прехвърляте данни към всяка програма на трета страна, можете безопасно да запишете документа в XLSB формат. Това ще ви позволи да намалите размера на документа и да увеличите скоростта на работа в нея.

Процедурата за запазване на файла в разширяването на XLSB е подобна на тази, която сме направили, за да разширим XLSX. В раздела "Файл" кликнете върху "Save As ...". В прозореца за пестене, който се отваря в полето "Тип на файла", трябва да изберете опцията "Excel книга (* .xlsB)". След това кликнете върху бутона "Запазване".

Разглеждаме теглото на документа в раздела "Детайли". Както виждате, тя е намаляла още повече и сега е само 11.6 KB.

Обобщавайки общите резултати, можем да кажем, че ако работите с XLS файл, тогава най-ефективният начин за намаляване на неговия размер е енергизирането в модерни XLSX или XLSB формати. Ако вече използвате данни за разширяване на файлове, след това, за да намалите теглото им, трябва да конфигурирате правилно работното пространство, да премахнете прекомерното форматиране и ненужните препратки. Ще получите най-голямото връщане, ако произведете всички тези действия в комплекса и не се ограничавайте до една опция.