Excel списък

Създаването на падащи списъци позволява не само да се спестят време при избор на опция в процеса на попълване на таблици, но и да се предпазите от погрешното създаване на неправилни данни. Това е много удобен и практичен инструмент. Нека да разберем как да го активираме в Excel и как да го използваме, както и да разберете някои други нюанси за това.

Използване на падащи списъци

След това, или както е обичайно да се говори, падащите списъци най-често се използват в таблиците. С тяхната помощ можете да ограничите обхвата на стойностите, направени в масива за маса. Те ви позволяват да изберете да направите стойност само от предварително подготвен списък. Това едновременно ускорява процедурата за извършване на данни и защитава от грешка.

Процедура за създаване

На първо място, нека да разберем как да създадем падащ списък. Най-лесно е да направите това с инструмент, наречен "проверка на данните".

1. Подчертаваме колоната на масива на масата, в клетките, от които се планира да постави падащия списък. Преминаване в раздела "Данни" и глината на бутона "Проверка на данните". Локализира се на лентата в блока "Работа с данни".



2. Стартира прозорецът "Проверка". Отидете в раздела "Параметри". В областта "Тип данни" от списъка изберете опцията "Списък". След това се придвижваме към полето "Източник". Тук трябва да зададете група имена, предназначени за използване в списъка. Тези имена могат да бъдат направени ръчно и можете да посочите връзка към тях, ако вече са публикувани в Excel на друго място.

   Ако е избран ръчен запис, тогава всеки елемент от списъка е необходим за влизане в зоната над точка и запетая (;).

   

   Ако искате да затегнете данните от съществуваща масивна маса, трябва да отидете на листа, където се намира (ако е разположен от другата), поставете курсора на областта "източник" на прозореца за проверка на данните и след това маркирайте масива от клетки, в които се намира списъкът. Важно е всяка отделна клетка да се намира отделен списък с списък. След това трябва да се показват координатите на посочения диапазон в областта "източник".

   

   Друга възможност за инсталиране на комуникацията е заданието на масива със списъка с името. Изберете диапазона, в който са посочени стойностите на данните. Вляво от формулата е областта на имената. По подразбиране, в него, когато се избере диапазон, се показват координатите на първата избрана клетка. Ние просто въвеждаме името за нашите цели, което считаме за по-подходящо. Основните изисквания за името е, че тя е уникална в книгата, не е имала пропуски и непременно започна с писмото. Сега, когато диапазонът, който сме идентифицирани преди този елемент, ще бъдат идентифицирани.

   

   Сега, в прозореца за проверка на данните в областта "Източник", трябва да инсталирате символа "=", а след това веднага след като въведете името, което сме задали. Програмата незабавно идентифицира връзката между името и масива и ще изтегли списъка, който се намира в него.

   

   Но много по-ефективно ще се използва за използване на списъка, ако се обърнете към "интелигентна" таблица. В такава таблица ще бъде по-лесно да променяте стойностите, като по този начин автоматично променяте позициите на списъка. Така този диапазон всъщност ще се превърне в таблица за заместване.

   За да конвертирате диапазона в "интелигентна" таблица, изберете го и го преместете в раздела Начало. Там, глинението на бутона "Формат като таблица", който се поставя на лентата в блока "стилове". Отваря се голяма група от стил. На функционалността на таблицата изборът на определен стил не засяга никого и следователно изберете някоя от тях.

   

   След това се отваря малък прозорец, който съдържа адреса на избрания масив. Ако селекцията е извършена правилно, тогава нищо не трябва да се променя. Тъй като нашата гама няма заглавия, тогава елементът "Таблица с заглавията" не трябва да бъде. Макар и конкретно във вашия случай, е възможно заглавието да се прилага. Така че можем просто да кликнете върху бутона "OK".

   

   След това диапазонът ще бъде форматиран като таблицата. Ако е разпределено, можете да видите в областта на имената, че името, което той е бил зададен автоматично. Това име може да се използва за вмъкване в зоната "източник" в прозореца за проверка на данните съгласно описания по-горе алгоритъм. Но, ако искате да използвате друго име, можете да го замените, само на имената на името.

   

   Ако списъкът бъде публикуван в друга книга, тогава за правилното му отражение е необходимо да приложите функцията DVSL. Посоченият оператор е предназначен да оформят "суперабсолитни" препратки към елементите на лист в текстов вид. Всъщност процедурата ще бъде изпълнена почти точно както в описаните по-горе случаи, само в областта "източник" след символа "=" трябва да посочи името на оператора - "DVSSL". След това, в скоби, адресът на обхвата трябва да бъде посочен като аргумент на тази функция, включително името на книгата и листа. Всъщност, както е показано на изображението по-долу.



3. На това можем и приключваме процедурата, като кликнете върху бутона "OK" в прозореца за проверка на данните, но ако желаете, можете да подобрите формуляра. Отидете в раздела "Съобщения за въвеждане" на прозореца за проверка на данните. Тук в областта "Съобщение" можете да напишете текста, който потребителите ще видят курсора на листовия елемент с падащ списък. Записваме посланието, което считаме за необходимо.



4. След това преминете към раздела "съобщение за грешка". Тук в областта "Съобщение" можете да въведете текста, който потребителят ще забележи, когато се опитвате да въведете неправилни данни, т.е. всички данни, които липсват в падащия списък. В областта "Преглед" можете да изберете иконата, която да бъде придружена от предупреждение. Въведете текста на съобщението и глинението на "OK".

Урок: Как да направите падащ списък в Excel

Извършване на операции

Сега нека разберем как да работим с инструмента, който сме създали по-горе.

1. Ако поставим курсора на всеки листен елемент, на който е приложен разстоянието, ще видим информационното съобщение, въведено от нас по-рано в прозореца за проверка на данните. В допълнение, пиктограма под формата на триъгълник ще се появи вдясно от клетката. Това е, че тя служи за достъп до избора на елементи на регистрация. Глина на този триъгълник.



2. След като кликнете върху него, менюто от списъка с обекти ще бъде отворено. Той съдържа всички елементи, които преди това са били направени чрез прозореца за проверка на данните. Изберете опцията, която считаме за необходимо.



3. Избраната опция ще се покаже в клетката.



4. Ако се опитаме да влезем в клетка всяка стойност, която липсва в списъка, това действие ще бъде блокирано. В същото време, ако сте допринесли за предупредително съобщение до прозореца за проверка на данните, той се показва на екрана. Трябва да кликнете върху бутона "Отказ" в прозореца за предупреждение и със следващия опит за въвеждане на правилни данни.

По този начин, ако е необходимо, попълнете цялата таблица.

Добавяне на нов елемент

Но какво трябва да добавя нов елемент? Действията тук зависят от това как сте създали списък в прозореца за проверка на данните: въведен ръчно или издърпан от масив за маса.

1. Ако данните за формиране на списъка се изтеглят от масив за маса, след това отидете при нея. Изберете диапазона от обхвата. Ако това не е "интелигентна" таблица, но проста гама от данни, тогава трябва да поставите низ в средата на масива. Ако приложите "интелигентна" таблица, в този случай е достатъчно просто да въведете желаната стойност в първия ред под него и тази линия веднага ще бъде включена в масива за маса. Това е само предимството на "умната" маса, която споменахме по-горе.

   

   Но предполагам, че се занимаваме с по-сложен случай чрез редовна гама. Така че, ние подчертаваме клетката в средата на определения масив. Това е над тази клетка и под него трябва да има повече линии на масива. Глина на определения фрагмент с десния бутон на мишката. В менюто изберете опцията "Paste ...".



2. Стартира прозорец, където трябва да се направи избор на обект INSERT. Изберете опцията "String" и кликнете върху бутона "OK".



3. Така че се добавя празният низ.



4. Въведете стойността, която искате да се покажем в падащия списък.



5. След това се връщаме към масива за таблета, която поставя падащия списък. Като кликнете върху триъгълника, вдясно от всяка клетка на масива, виждаме, че стойността, необходима за вече съществуващите елементи на списъка. Сега, ако желаете, можете да изберете да вмъкнете в таблицата.

Но какво да правите, ако списъкът на стойностите се затегнат не от отделна таблица, но е направена ръчно? За да добавите елемент в този случай, има собствен алгоритъм на действие.

1. Ние подчертаваме целия диапазон на таблицата, в елементите, от които се намира падащият списък. Отидете в раздела "Данни" и кликнете върху бутона "Проверка на данните отново" отново в групата "Работа с данни".



2. Прозорецът за проверка започва. Преминаваме към раздела "параметри". Както можете да видите, всички настройки тук са точно същите, както ги поставяме по-рано. Ще се интересуваме от "източника" в този случай. Ние добавим към вече притежаването на списък чрез точка със запетая (;) стойността или стойностите, които искаме да видим в падащия списък. След добавяне на глина до "OK".



3. Сега, ако отворим падащия списък в масивния масив, ще видим добавена стойност там.

Премахване на артикул

Отстраняването на списъка на елемента се извършва при същия алгоритъм като добавянето.

1. Ако данните са затегнати от масивния масив, след това отидете на тази таблица и глината щракнете с десния бутон върху клетката, където се намира стойността, която трябва да бъде изтрит. В контекстното меню спрете избора на опцията "Delete ...".



2. Прозорецът за премахване на прозореца е почти подобен на този, който сме виждали, когато ги добавяме. Тук ние задаваме превключвателя в положение "String" и глинението на "OK".



3. Низ от масив за маса, както можем да видим, изтрити.



4. Сега се връщаме към тази маса, където има клетки с падащ списък. Глина в триъгълника вдясно от всяка клетка. В преустановения списък виждаме, че отдалеченият елемент отсъства.

Какво трябва да направя, ако стойностите бяха добавени ръчно към прозореца за проверка на данните и не използват допълнителна таблица?

1. Ние подчертаваме таблицата с падащия списък и отидем на квадратчето за отметката, както вече сте направили по-рано. В посочения прозорец преместваме в раздела "параметри". В района "източник" разпределяме курсора на стойността, която искате да изтриете. След това натиснете бутона Изтрий на клавиатурата.



2. След като елементът бъде премахнат, кликнете върху "OK". Сега тя няма да бъде в падащия списък, както видяхме в предишната версия на действията с таблица.

Пълно премахване

В същото време има ситуации, в които падащият списък трябва да бъде напълно премахнат. Ако няма значение, въведените данни се съхраняват, тогава премахването е много просто.

1. Ние разпределяме целия масив, където се намира падащият списък. Преместване в раздела "Начало". Кликнете върху иконата "Clear", която се поставя върху лентата в редактиращото устройство. В менюто се отваря, изберете позицията "Clear All".



2. Когато това действие е избрано в избраните елементи на листа, всички стойности ще бъдат изтрити, форматирането се почиства и се достигне основната цел на задачата: падащият списък ще бъде изтрит и сега можете да въведете всякакви стойности Ръчно в клетката.

В допълнение, ако потребителят не е необходимо да запазва въведените данни, тогава има друга възможност за премахване на падащия списък.

1. Ние подчертаваме обхвата на празни клетки, което е еквивалентно на обхвата на елементите на масив с падащия списък. Преминаване в раздела "Начало" и там щракна върху иконата "Копиране", която е локализирана на лентата в "Буфер за обмен".

   

   Също така, вместо това действие можете да кликнете върху определения фрагмент по десния бутон на мишката и да спрете на опцията "Копиране".

   

   Дори по-лесно след избора, нанесете набора от бутони Ctrl + C.

2. След това разпределяме този фрагмент от масива за масата, където се намират падащите елементи. Щракнете върху бутона "Insert", локализиран на лентата в раздела Начало в раздела "Exchange Buffer".

   

   Вторият вариант на действия е да се подчертае десния бутон на мишката и да спрете селекцията в опцията "Insert" в групата Parameters.

   

   И накрая, е възможно просто да се определят желаните клетки и да въведете комбинацията от бутоните Ctrl + V.

3. При всяка от горните стъпки вместо клетки, съдържащи стойности и падащи списъци, ще бъде поставен абсолютно чист фрагмент.

Ако желаете, можете да поставите празен диапазон, но копиран фрагмент с данни. Липсата на падащи списъци е, че те не могат да бъдат ръчно вмъкване на данни, които липсват в списъка, но могат да бъдат копирани и поставени. В този случай проверката на данните няма да работи. Освен това, както разбрахме, структурата на падащия списък ще бъде унищожен.

Често е необходимо все още да извадите падащия списък, но в същото време оставите стойностите, които са били въведени, използвайки го и форматиране. В този случай се извършват по-правилни стъпки за премахване на посочения инструмент за пълнене.

1. Ние подчертаваме целия фрагмент, в който са разположени елементи с падащия списък. Преминаването към раздела "Данни" и глината на иконата "Проверка на данните", която, както си спомним, се намира на лентата в групата "Работа с данни".



2. Отваря се ново познат прозорец на входните данни. Да бъдеш във всякакст на посочения инструмент, трябва да направим едно действие - кликнете върху бутона "Clear All". Намира се в долния ляв ъгъл на прозореца.



3. След това прозорецът за проверка на данните може да бъде затворен, като кликнете върху стандартния затварящ бутон в горния десен ъгъл като кръст или бутон "OK" в долната част на прозореца.



4. След това разпределяме някоя от клетките, в които падащият списък е поставен преди. Както виждаме, сега няма намек, когато избирате елемент, нито триъгълник, за да извикате списъка отдясно на клетката. Но в същото време форматирането остава недокоснато и всички стойности, въведени с помощта на списъка, остават. Това означава, че със задачата успешно се справихме: инструмент, който не се нуждаем повече, заличава се, но резултатите от работата му остават цяло число.

Както можете да видите, падащият списък може значително да улесни въвеждането на данни в таблицата, както и да се предотврати въвеждането на неправилни стойности. Това ще намали броя на грешките при попълване на таблици. Ако трябва да добавите допълнително всяка стойност, винаги можете да провеждате процедура за редактиране. Опцията за редактиране зависи от метода на създаване. След попълване на таблицата можете да изтриете падащия списък, въпреки че не е необходимо да правите това. Повечето потребители предпочитат да го оставят дори след приключване на края на масата.