Стварэнне зводных табліц у Excel

Зводныя табліцы Excel прадастаўляюць магчымасць карыстачам у адным месцы групаваць значныя аб'ёмы інфармацыі, якая змяшчаецца ў грувасткіх табліцах, а таксама складаць комплексныя справаздачы. Іх значэння абнаўляюцца аўтаматычна пры змене значэння любой звязанай з імі табліцы. Давайце высветлім, як стварыць такі аб'ект у Microsoft Excel.

Стварэнне зводнай табліцы ў Excel

Паколькі ў залежнасці ад выніку, які хоча атрымаць карыстальнік, зводная табліца можа быць як просты, так і складана складзенай, мы разгледзім два спосабу яе стварэння: ўручную і пры дапамозе убудаванага ў праграму інструмента. Дадаткова раскажам, як наладжваюцца такія аб'екты.

Варыянт 1: Звычайная зводная табліца

Мы будзем разглядаць працэс стварэння на прыкладзе Microsoft Excel 2010 г., аднак алгарытм выкарыстоўваецца і ў дачыненні і для іншых сучасных версій гэтага прыкладання.

1. За аснову возьмем табліцу выплат заработнай платы работнікам прадпрыемства. У ёй пазначаны імёны работнікаў, падлогу, катэгорыя, дата і сума выплаты. Гэта значыць кожнаму эпізоду выплаты асобным работніку адпавядае асобная радок. Нам трэба будзе згрупаваць хаатычна размешчаныя дадзеныя ў гэтай табліцы ў адну зводную табліцу, пры гэтым звесткі будуць брацца толькі за трэці квартал 2016 года. Паглядзім, як гэта зрабіць на канкрэтным прыкладзе.
2. Перш за ўсё преобразуем зыходную табліцу ў дынамічную. Гэта трэба для таго, каб пры даданні радкоў і іншых дадзеных яны аўтаматычна падцягваліся ў зводную табліцу. Наводзім курсор на любую вочка, затым у размешчаным на стужцы блоку «Стылі» клікаем па кнопцы «Фарматаваць як табліцу» і выбіраем любы ўпадабаны стыль табліцы.



3. Адкрываецца дыялогавае акно, якое нам прапануе пазначыць каардынаты размяшчэння табліцы. Зрэшты, па змаўчанні каардынаты, якія прапануе праграма, і так ахопліваюць усю табліцу. Так што нам застаецца толькі пагадзіцца і націснуць на «OK». Але карыстальнікі павінны ведаць, што пры жаданні яны тут могуць змяніць гэтыя параметры.



4. Табліца ператвараецца ў дынамічную і аўтаматычна расцягваецца. Яна таксама атрымлівае імя, якое пры жаданні карыстальнік можа змяніць на любы зручны яму. Паказаць ці змяніць імя можна на ўкладцы «Канструктар».



5. Каб непасрэдна пачаць стварэнне, выбіраем ўкладку «Устаўка». Тут ціснем на першую кнопку ў стужцы, якая так і называецца «Зводная табліца». Адкрыецца меню, дзе варта абраць, што мы збіраемся ствараць: табліцу або дыяграму. У канцы націскаем «Зводная табліца».



6. У новым акне нам зноў трэба выбраць дыяпазон або назва табліцы. Як бачым, праграма ўжо сама падцягнула імя нашай табліцы, так што тут нічога больш рабіць не трэба. У ніжняй частцы дыялогавага акна можна выбраць месца, дзе будзе стварацца зводная табліца: на новым аркушы (па змаўчанні) або на гэтым жа. Вядома, у большасці выпадкаў нашмат зручней трымаць яе на асобным лісце.



7. Пасля гэтага на новым аркушы адкрыецца форма стварэння зводнай табліцы.
8. У правай частцы акна размешчаны спіс палёў, а ніжэй чатыры вобласці: назвы радкоў, назвы слупкоў, значэння, фільтр справаздачы. Проста перацягваць мышкай неабходныя нам поля табліцы ў адпаведныя патрэбам вобласці. Тут не існуе якога-небудзь выразнага устаноўленага правілы, якія поля варта перамяшчаць, бо ўсё залежыць ад табліцы-першакрыніцы і ад канкрэтных задач, якія могуць мяняцца.



9. У канкрэтным выпадку мы перамясцілі поля «Пол» і «Дата» у вобласць «Фільтр справаздачы», «Катэгорыя персаналу» - у «Назвы слупкоў», «Імя» - у «Назва радкоў», «Сума заработнай платы» - у «Значэнні ». Варта адзначыць, што ўсе арыфметычныя разлікі дадзеных, падцягнутых з іншай табліцы, магчымыя толькі ў апошняй вобласці. Падчас таго, як мы прараблялі такія маніпуляцыі з пераносам палёў у галіне, адпаведна змянялася і сама табліца ў левай частцы акна.



10. Атрымалася вось такая зводная табліца. Над ёй адлюстроўваюцца фільтры па падлозе і даце.

Варыянт 2: Майстар зводных табліц

Стварыць зводную табліцу можна, ужыўшы інструмент «Майстар зводных табліц», але для гэтага адразу трэба вывесці яго на «Панэль хуткага доступу».

1. Пераходзім у пункт меню «Файл» і клікаем на «Параметры».



2. Заходзім у частку «Панэль хуткага доступу» і выбіраем каманды з каманд на стужцы. У спісе элементаў шукаем «Майстар зводных табліц і дыяграм». Вылучаем яго, ціснем на кнопку «Дадаць», а потым «OK».



3. У выніку нашых дзеянняў на «Панэлі хуткага доступу» з'явіўся новы значок. Клікаем па ім.



4. Пасля гэтага адкрываецца «Майстар зводных табліц». Ёсць чатыры варыянты крыніцы дадзеных, адкуль будзе фармавацца зводная табліца, з якіх паказваем прыдатны. Унізе варта абраць, што мы збіраемся ствараць: зводную табліцу або дыяграму. Ажыццяўляем выбар і ідзем «Далей».



5. З'яўляецца акно з дыяпазонам табліцы з дадзенымі, які пры жаданні можна змяніць. Нам гэтага рабіць не трэба, таму проста пераходзім «Далей».



6. Затым «Майстар зводных табліц» прапануе выбраць месца, дзе будзе размяшчацца новы аб'ект: на гэтым жа лісце або на новым. Робім выбар і пацвярджаем яго кнопкай «Гатова».



7. Адкрыецца новы ліст у дакладнасці з такой жа формай, якая была пры звычайным спосабе стварэння зводнай табліцы.
8. Усе далейшыя дзеянні выконваюцца па тым жа алгарытме, які быў апісаны вышэй (гл. Варыянт 1).

Настройка зводнай табліцы

Як мы памятаем з умоў пастаўленай задачы, у табліцы павінны застацца дадзеныя толькі за трэці квартал. Пакуль жа адлюстроўваюцца звесткі за ўвесь перыяд. Пакажам прыклад, як можна вырабіць яе наладу.

1. Для прывядзення табліцы да патрэбнага ўвазе клікаем на кнопку каля фільтра «Дата». У ім усталёўваем галачку насупраць надпісы "Выдзеліць некалькі элементаў». Далей здымаем галачкі з усіх дат, якія не ўпісваюцца ў перыяд трэцяга квартала. У нашым выпадку гэта ўсяго толькі адна дата. Пацвярджаем дзеянне.



2. Такім жа чынам мы можам скарыстацца фільтрам па падлозе і выбраць для справаздачы, напрыклад, толькі адных мужчын.



3. Зводная табліца набыла такі выгляд.



4. Для дэманстрацыі таго, што кіраваць інфармацыяй у табліцы можна як заўгодна, зноў адкрываем форму спісу палёў. Пераходзім на ўкладку «Параметры», і пстрыкаем на «Спіс палёў». Перамяшчаем полі «Дата» з вобласці «Фільтр справаздачы» у «Назва радкоў», а паміж палямі «Катэгорыя персанала» і «Пол» вырабляем абмен абласцямі. Усе аперацыі выконваем з дапамогай простага перацягвання элементаў.



5. Цяпер табліца выглядае зусім па-іншаму. Стоўбцы дзеляцца па крысах, у радках з'явілася разбіўка па месяцах, а фільтрацыю зараз можна ажыццяўляць па катэгорыі персаналу.



6. Калі ж у спісе палёў назву радкоў перамясціць і паставіць вышэй дату, чым імя, тады менавіта даты выплат будуць падраздзяляцца на імёны супрацоўнікаў.



7. Можна таксама адлюстраваць лікавыя значэння табліцы ў выглядзе гістаграмы. Для гэтага вылучаем вочка з лічбавым значэннем, заходзім на ўкладку «Галоўная», ціснем «Умоўнае фарматаванне», выбіраем пункт «гістаграма» і паказваем ўпадабаны выгляд.



8. Гістаграма з'яўляецца толькі ў адной вочку. Каб прымяніць правіла гістаграмы для ўсіх вочак табліцы, клікаем на кнопку, якая з'явілася побач з гістаграмы, і ў якое адкрылася акне перакладаем перамыкач у пазіцыю «Да ўсіх вочках».



9. У выніку наша зводная табліца стала выглядаць больш прэзентабельна.

Другі спосаб стварэння падае больш дадатковых магчымасцяў, але ў большасці выпадкаў функцыянальнасці першага варыянту цалкам дастаткова для выканання пастаўленых задач. Зводныя табліцы могуць фарміраваць дадзеныя ў справаздачы па практычна любым крытэрам, якія пакажа карыстач у наладах.