Для выгоды працы з вялікім масівам дадзеных у табліцах, іх увесь час трэба парадкаваць па вызначаным крытэру. Акрамя таго, для выканання канкрэтных мэтаў, часам увесь масіў дадзеных не патрэбен, а толькі асобныя радкі. Таму, каб не блытацца ў велізарнай колькасці інфармацыі, рацыянальным рашэннем будзе упарадкаваць дадзеныя, і адфільтраваць ад іншых вынікаў. Давайце высветлім, як вырабляецца сартаванне і фільтраванне дадзеных у праграме Microsoft Excel.
Простая сартаванне дадзеных
Сартаванне з'яўляецца адным з самых зручных інструментаў пры працы ў праграме Microsoft Excel. З дапамогай яе, можна размясціць радкі табліцы ў алфавітным парадку, паводле дадзеных, якія знаходзяцца ў вочках слупкоў.
Сартаванне дадзеных у праграме Microsoft Excel можна выконваць, скарыстаўшыся кнопкай «Сартаванне і фільтр», якая размешчана ва ўкладцы «Галоўная» на стужцы ў блоку інструментаў «Рэдагаванне». Але, перш, нам трэба клікнуць па любой вочку таго слупка, па якім мы збіраемся выканаць сартаванне.
Напрыклад, у прапанаванай ніжэй табліцы варта адсартаваць супрацоўнікаў па алфавіце. Становімся ў любую вочка слупка «Імя», і ціснем на кнопку «Сартаванне і фільтр». Каб імёны упарадкаваць па алфавіце, з які з'явіўся спісу выбіраем пункт «Сартаванне ад А да Я».
Як бачым, усе дадзеныя ў табліцы размясціліся, згодна з алфавітным спісу прозвішчаў.
Для таго, каб выканаць сартаванне ў зваротным парадку, у тым жа меню выбіраем кнопку Сартаванне ад Я да А ».
Спіс перабудоўваецца ў зваротным парадку.
Трэба адзначыць, што падобны выгляд сартавання паказваецца толькі пры тэкставым фармаце дадзеных. Напрыклад, пры лікавым фармаце паказваецца сартаванне «Ад мінімальнага да максімальнага» (і, наадварот), а пры фармаце даты - «Ад старых да новых» (і, наадварот).
наладжвальная сартаванне
Але, як бачым, пры паказаных відах сартавання па адным значэнні, дадзеныя, якія змяшчаюць імёны аднаго і таго ж чалавека, выстройваюцца ўнутры дыяпазону ў адвольным парадку.
А, што рабіць, калі мы хочам адсартаваць імёны па алфавіце, але напрыклад, пры супадзенні імя зрабіць так, каб дадзеныя размяшчаліся па даце? Для гэтага, а таксама для выкарыстання некаторых іншых магчымасцяў, усё ў тым жа меню «Сартаванне і фільтр», нам трэба перайсці ў пункт «Наладжвальная сартаванне ...».
Пасля гэтага, адкрываецца акно налад сартавання. Калі ў вашай табліцы ёсць загалоўкі, то звернеце ўвагу, каб у дадзеным акне абавязкова стаяла галачка каля параметру «Мае дадзеныя ўтрымліваюць загалоўкі».
У полі «Слупок» паказваем найменне слупка, па якім будзе выконвацца сартаванне. У нашым выпадку, гэта слупок «Імя». У полі «Сартаванне» паказваецца, па якім менавіта тыпу кантэнту будзе рабіцца сартаванне. Існуе чатыры варыянты:
- значэння;
- Колер ячэйкі;
- Колер шрыфта;
- Значок вочка.
Але, у пераважнай большасці выпадкаў, выкарыстоўваецца пункт «Значэнні». Ён і выстаўлены па змаўчанні. У нашым выпадку, мы таксама будзем выкарыстоўваць менавіта гэты пункт.
У графе «Парадак» нам трэба паказаць, у якім парадку будуць размяшчацца дадзеныя: «Ад А да Я» ці наадварот. Выбіраем значэнне «Ад А да Я».
Такім чынам, мы наладзілі сартаванне па адным з слупкоў. Для таго, каб наладзіць сартаванне па іншаму слупка, ціснем на кнопку «Дадаць ўзровень».
З'яўляецца яшчэ адзін набор палёў, які варта запоўніць ўжо для сартавання па іншаму слупка. У нашым выпадку, па слупка «Дата». Так як у дадзеных вочак усталяваны фармат даты, то ў полі «Парадак» мы ўсталёўваем значэння не «Ад А да Я», а «Ад старых да новых», або «Ад новых да старых».
Такім жа чынам, у гэтым акне можна наладзіць, пры неабходнасці, і сартаванне па іншых слупках ў парадку прыярытэту. Калі ўсе налады выкананы, ціснем на кнопку «OK».
Як бачым, цяпер у нашай табліцы ўсе дадзеныя адсартаваныя, у першую чаргу, па імёнах супрацоўніка, а затым, па дат выплат.
Але, гэта яшчэ не ўсе магчымасці наладжвальнай сартавання. Пры жаданні, у гэтым акне можна наладзіць сартаванне ня па слупках, а па радках. Для гэтага, клікаем па кнопцы «Параметры».
У якое адкрылася акне параметраў сартавання, перакладаем перамыкач з пазіцыі «Радкі дыяпазону» у пазіцыю «Стоўбцы дыяпазону». Ціснем на кнопку «OK».
Цяпер, па аналогіі з папярэднім прыкладам, можна ўпісваць дадзеныя для сартавання. Ўводзім дадзеныя, і ціснем на кнопку «OK».
Як бачым, пасля гэтага, слупкі памяняліся месцамі, згодна з уведзеным параметрах.
Вядома, для нашай табліцы, ўзятай для прыкладу, прымяненне сартавання са зменай месца размяшчэння слупкоў не нясе асаблівай карысці, але для некаторых іншых табліц падобны выгляд сартавання можа быць вельмі дарэчным.
фільтр
Акрамя таго, у праграме Microsoft Excel існуе функцыя фільтра дадзеных. Яна дазваляе пакінуць бачнымі толькі тыя дадзеныя, якія вы палічыце патрэбнымі, а астатнія схаваць. Пры неабходнасці, схаваныя дадзеныя заўсёды можна будзе вярнуць у бачны рэжым.
Каб скарыстацца дадзенай функцыяй, становімся на любую вочка ў табліцы (а пажадана ў шапцы), зноў ціснем на кнопку «Сартаванне і фільтр» ў блоку інструментаў «Рэдагаванне». Але, на гэты раз у якое з'явілася меню выбіраем пункт «Фільтр». Можна таксама замест гэтых дзеянняў проста націснуць спалучэнне клавіш Ctrl + Shift + L.
Як бачым, у вочках з найменнем ўсіх слупкоў з'явіўся значок у выглядзе квадрата, у які ўпісаны перавернуты ўніз трохкутнік.
Клікаем па гэтым значку у тым слупку, па дадзеных якога мы збіраемся праводзіць фільтрацыю. У нашым выпадку, мы вырашылі правесці фільтрацыю па імені. Напрыклад, нам трэба пакінуць дадзеныя толькі работніка Мікалаева. Таму, здымаем галачкі з імёнаў ўсіх астатніх работнікаў.
Калі працэдура выкананая, ціснем на кнопку «OK».
Як бачым, у табліцы засталіся толькі радкі з імем работніка Мікалаева.
Ўскладнілі задачу, і пакінем у табліцы толькі дадзеныя, якія адносяцца да Мікалаева за III квартал 2016 года. Для гэтага, клікаем па значку ў вочку «Дата». У якое адкрылася спісе, здымаем галачкі з месяцаў «Май», «Чэрвень» і «Кастрычнік», так як яны не адносяцца да трэцяга кварталу, і ціснем на кнопку «OK».
Як бачым, засталіся толькі патрэбныя нам дадзеныя.
Для таго, каб выдаліць фільтр па канкрэтным слупка, і паказаць скрытыя дадзеныя, зноў клікаем па значку, размешчанага ў вочку з загалоўкам дадзенага слупкі. У раскрыць меню клікаем па пункце «Выдаліць фільтр з ...».
Калі ж вы хочаце скінуць фільтр у цэлым па табліцы, тады трэба націснуць кнопку «Сартаванне і фільтр» на стужцы, і выбраць пункт «Ачысціць».
Калі трэба цалкам выдаліць фільтр, то, як і пры яго запуску, у гэтым жа меню варта абраць пункт "Фільтр", або набраць спалучэнне клавіш на клавіятуры Ctrl + Shift + L.
Акрамя таго, варта заўважыць, што пасля таго, як мы ўключылі функцыю "Фільтр", то пры націску на адпаведны значок у вочках шапкі табліцы, у якое з'явілася меню становяцца даступныя функцыі сартавання, пра якія мы казалі вышэй: «Сартаванне ад А да Я» , «Сартаванне ад Я да А», і «Сартаванне па колеры».
Ўрок: Як выкарыстоўваць автофильтр ў Microsoft Excel
разумная табліца
Сартаванне і фільтр можна таксама актываваць, ператварыўшы вобласць дадзеных, з якой вы працуеце, у так званую "разумную табліцу».
Існуе два спосабу стварэння «разумнай табліцы». Для таго, каб скарыстацца першым з іх, вылучаем ўсю вобласць табліцы, і, знаходзячыся ва ўкладцы «Галоўная», клікаем па кнопцы на стужцы «Фарматаваць як табліцу». Дадзеная кнопка знаходзіцца ў блоку інструментаў «Стылі».
Далей, выбіраем адзін з упадабаных стыляў, у якое адкрылася пераліку. На функцыянал табліцы выбар ўплываць не будзе.
Пасля гэтага, адкрываецца дыялогавае акно, у якім можна змяніць каардынаты табліцы. Але, калі вы раней вылучылі вобласць правільна, то больш нічога рабіць не трэба. Галоўнае, звярніце ўвагу, каб каля параметру «Табліца з загалоўкамі» стаяла птушка. Далей, проста націснуць на кнопку «OK».
Калі вы вырашылі скарыстацца другім спосабам, тады таксама трэба вылучыць ўсю вобласць табліцы, але на гэты раз перайсці ва ўкладку «Устаўка». Знаходзячыся тут, на стужцы ў блоку інструментаў «Табліцы», варта націснуць на кнопку «Табліца».
Пасля гэтага, як і ў мінулы раз, адкрыецца акно, дзе можна скарэктаваць каардынаты размяшчэння табліцы. Ціснем на кнопку «OK».
Незалежна ад таго, якім спосабам вы скарыстаецеся пры стварэнні «разумнай табліцы», у выніку атрымаеце табліцу, у вочках шапкі якой ужо будзе ўстаноўлены значкі фільтраў, апісаныя намі раней.
Пры націску на гэты значок, будуць даступныя ўсе тыя ж функцыі, што і пры запуску фільтра стандартным спосабам праз кнопку «Сартаванне і фільтр».
Ўрок: Як стварыць табліцу ў Microsoft Excel
Як бачым, інструменты сартавання і фільтрацыі, пры правільным іх выкарыстанні, могуць значна палегчыць карыстальнікам працу з табліцамі. Асабліва актуальным пытанне іх выкарыстання становіцца ў тым выпадку, калі ў табліцы запісаны вельмі вялікі масіў дадзеных.