Загрузка з Excel ў 1С: рабочая інструкцыя

Ужо даўно самай папулярнай праграмай сярод бухгалтараў, планіроўшчыкаў, эканамістаў і кіраўнікоў стала прыкладанне 1C. Яно мае не толькі разнастайнае колькасць канфігурацый для розных відаў дзейнасці, але і лакалізацыі пад стандарты ўліку ў некалькіх краінах свету. Усё больш прадпрыемстваў пераходзяць на вядзенне ўліку менавіта ў гэтай праграме. Але працэдура пераносу дадзеных ўручную з іншых праграм ўліку ў 1C - даволі доўгі і сумнае занятак, адымае масу часу. Калі на прадпрыемстве вёўся ўлік з дапамогай Excel, то працэс пераносу можна істотна аўтаматызаваць і паскорыць.

Перанос дадзеных з Эксэля ў 1С

Вырабляць перанос дадзеных з Excel ў 1С патрабуецца не толькі на пачатковым перыядзе працы з дадзенай праграмай. Часам надыходзіць неабходнасць падобнага, калі па ходу дзейнасці трэба занесці нейкія спісы, якія захоўваюцца ў кнізе таблічнага працэсара. Напрыклад, калі патрабуецца перанесці прайс-лісты або заказы з анлайн-крамы. У выпадку, калі спісы невялікія, то іх можна ўбіць і ўручную, але што рабіць, калі яны ўтрымліваюць сотні найменняў? Для таго, каб паскорыць працэдуру, можна звярнуцца да некаторых дадатковых магчымасцяў.

Для аўтаматычнай загрузкі падыдуць практычна ўсе тыпы дакументаў:

• Спіс наменклатуры;
• Спіс контрагентаў;
• Спіс прайсаў;
• Пералік заказаў;
• Інфармацыя аб купляннях або продажах і г.д.

Адразу трэба адзначыць, што ў 1С няма ўбудаваных інструментаў, якія дазвалялі б пераносіць дадзеныя з Эксэля. Для гэтых мэтаў трэба падключыць знешні загрузнік, які ўяўляе сабой файл у фармаце epf.

падрыхтоўка дадзеных

Нам трэба будзе падрыхтаваць дадзеныя ў самой табліцы Excel.

1. Любы спіс, загружаны ў 1С, павінен быць аднастайна структураваны. Нельга выконваць загрузку пры наяўнасці ў адным слупку або вочку дадзеных некалькіх тыпаў, напрыклад, імя чалавека і яго тэлефонны нумар. У гэтым выпадку, такія падвойныя запісу абавязкова варта падзяляць ў розныя слупкі.



2. Не дапускаецца наяўнасці аб'яднаных вочак нават у назвах старонак. Гэта можа прывесці да некарэктным выніках пры пераносе даных. Таму, калі аб'яднаныя вочкі маюцца, іх трэба падзяліць.



3. Калі зыходную табліцу зрабіць максімальна простай і зразумелай, без прымянення адносна складаных тэхналогій (макрасы, формулы, каментары, зноскі, лішнія элементы фарматавання і г.д.), то гэта дапаможа максімальна прадухіліць праблемы на далейшых кроках пераносу.



4. Абавязкова варта прывесці найменне усіх велічынь да адзінага фармату. Не дапускаецца наяўнасць абазначэння, напрыклад, кілаграм, які адлюстроўваецца рознымі запісамі: «кг», «кілаграм», «кг.». Праграма будзе іх разумець як розныя велічыні, таму трэба выбраць адзін варыянт запісу, а астатнія выправіць пад гэты шаблон.



5. Абавязкова наяўнасць унікальных ідэнтыфікатараў. У іх ролі можа выступаць змесціва любога слупка, якое не паўтараецца ў іншых радках: індывідуальны падатковы нумар, артыкул і г.д. Калі ў існуючай табліцы няма слупка з падобным значэннем, то можна дадаць дадатковую калонку і вырабіць там простую нумарацыю. Гэта трэба для таго, каб праграма змагла ідэнтыфікаваць дадзеныя ў кожнай радку асобна, а не «злівала» іх разам.



6. Большасць апрацоўшчыкаў файлаў Эксэля не працуе з фарматам xlsx, а толькі з фарматам xls. Таму, калі наш дакумент мае пашырэнне xlsx, то трэба яго канвертаваць. Для гэтага пераходзім ва ўкладку «Файл» і ціснем на кнопку «Захаваць як".

   

   Адкрываецца акно захавання. У полі «Тып файла» па змаўчанні будзе паказаны фармат xlsx. Мяняем яго на «Кніга Excel 97-2003» і ціснем на кнопку «Захаваць».

   

   Пасля гэтага дакумент будзе захаваны ў патрэбным фармаце.

Акрамя гэтых універсальных дзеянняў па падрыхтоўцы дадзеных у кнізе Эксэля, трэба будзе яшчэ прывесці дакумент у адпаведнасць з патрабаваннямі канкрэтнага загрузніка, які мы будзем выкарыстоўваць, але пра гэта мы пагаворым крыху ніжэй.

Падлучэнне вонкавага загрузніка

Падлучыць вонкавы загрузнік з пашырэннем epf да дадатку 1С можна, як да падрыхтоўкі файла Эксэля, так і пасля. Галоўнае, каб да пачатку працэсу выканання загрузкі абодва гэтых падрыхтоўчых моманту былі вырашаны.

Існуе некалькі знешніх загрузнікаў табліц Эксэля для 1С, якія створаны рознымі распрацоўшчыкамі. Разглядаць мы будзем прыклад з выкарыстаннем інструмента для апрацоўкі інфармацыі «Загрузка дадзеных з таблічнага дакумента» для версіі 1С 8.3.

1. Пасля таго, як файл у фармаце epf запампаваны і захаваны на цвёрдым дыску кампутара, запускаем праграму 1С. Калі файл epf спакаваны ў архіў, то яго папярэдне трэба атрымаць адтуль. На верхняй гарызантальнай панэлі прыкладання ціснем на кнопку, якая запускае меню. У версіі 1С 8.3 яна прадстаўлена ў выглядзе ўпісана ў аранжавую акружнасць трыкутніка, перавернутага вуглом уніз. У якое з'явілася спісе паслядоўна пераходзім па пунктах «Файл» і «Адкрыць».



2. Запускаецца акно адкрыцця файла. Пераходзім у дырэкторыю яго размяшчэння, вылучаем той аб'ект і ціснем на кнопку «Адкрыць».



3. Пасля гэтага загрузнік запусціцца ў 1С.

Спампаваць апрацоўку «Загрузка дадзеных з таблічнага дакумента»

загрузка дадзеных

Адной з асноўных баз дадзеных, з якімі працуе 1C, з'яўляецца спіс наменклатуры тавараў і паслуг. Таму для апісання працэдуры загрузкі з Excel спынімся на прыкладзе пераносу менавіта гэтага тыпу дадзеных.

1. Вяртаемся да акна апрацоўкі. Так як мы будзем загружаць наменклатуру тавараў, то ў параметры «Загрузка ў» перамыкач павінен стаяць у пазіцыі «Даведнік». Зрэшты, ён так усталяваны па змаўчанні. Перамыкаць яго варта толькі тады, калі вы сабраліся пераносіць іншы тып дадзеных: таблічную частку або рэгістр звестак. Далей у поле «Від даведніка» клікаем па кнопцы, на якой намалявана шматкроп'е. Адкрываецца выпадальны спіс. У ім нам варта абраць пункт «Наменклатура».



2. Пасля гэтага апрацоўшчык аўтаматычна расстаўляе тыя палі, якія праграма выкарыстоўвае ў гэтым выглядзе даведніка. Трэба адразу адзначыць, што зусім не абавязкова запаўняць усе палі.



3. Цяпер зноў адкрываем пераносны дакумент Excel. Калі найменне яго калонак адрозніваецца ад назвы палёў даведніка 1С, якія ўтрымліваюць адпаведныя, то трэба перайменаваць гэтыя слупкі ў Эксэля так, каб назвы цалкам супадалі. Калі ў табліцы маюцца слупкі, для якіх у даведніку няма аналагаў, то іх варта выдаліць. У нашым выпадку такімі слупкамі з'яўляюцца «Колькасць» і «Кошт». Таксама варта дадаць, што парадак расстаноўкі слупкоў у дакуменце павінен строга супадаць з тым, які прадстаўлены ў апрацоўцы. Калі для некаторых слупкоў, якія адлюстраваны ў загрузніку, у вас няма дадзеных, то гэтыя калонкі можна пакідаць пустымі, але нумарацыя тых слупкоў, дзе маюцца дадзеныя, павінна супадаць. Для зручнасці і хуткасці рэдагавання можна ўжываць спецыяльную магчымасць Эксэля для хуткага перамяшчэння калонак месцамі.

   Пасля таго, як дадзеныя дзеянні зроблены, ціснем на значок «Захаваць», які прадстаўлены ў выглядзе піктаграмы, якая паказвае дыскету ў верхнім левым куце акна. Затым закрываем файл, націснуўшы на стандартную кнопку закрыцця.



4. Вяртаемся ў акно апрацоўкі 1С. Ціснем на кнопку «Адкрыць», якая намаляваная ў выглядзе папкі жоўтага колеру.



5. Запускаецца акно адкрыцця файла. Пераходзім у дырэкторыю, дзе размешчаны дакумент Эксэля, які нам патрэбны. Перамыкач адлюстравання файлаў па змаўчанні ўсталяваны для пашырэння mxl. Для таго каб паказаць патрэбны нам файл, яго патрабуецца пераставіць у пазіцыю «Ліст Excel». Пасля гэтага вылучаем пераносны дакумент і ціснем на кнопку «Адкрыць».



6. Пасля гэтага змесціва адкрываецца ў апрацоўшчыку. Каб праверыць карэктнасць запаўнення дадзенымі, ціснем на кнопку «Кантроль запаўнення».



7. Як бачым, інструмент кантролю запаўнення паведамляе нам, што памылкі не знойдзены.



8. Цяпер перамяшчаемся ва ўкладку «Настройка». У «Поле пошуку» ставім галачку ў той радку, якая ва ўсіх найменняў, заносимых ў даведнік наменклатуры, будзе унікальная. Часцей за ўсё для гэтага выкарыстоўваюць поля «Артыкул» або «Найменне». Гэта трэба рабіць для таго, каб пры даданні новых пазіцый у спіс, дадзеныя не задваивались.



9. Пасля таго, як усе дадзеныя ўнесены і налады выкананы, можна пераходзіць да непасрэднай загрузцы інфармацыі ў даведнік. Для гэтага клікаем па надпісе «Загрузіць дадзеныя».



10. Выконваецца працэс загрузкі. Пасля яе завяршэння можна перайсці ў даведнік наменклатуры і пераканацца, што ўсе патрэбныя дадзеныя туды дададзеныя.

Урок: Як памяняць слупкі месцамі ў Excel

Мы прасачылі працэдуру дадання дадзеных у даведнік наменклатуры ў праграме 1C 8.3. Для іншых даведнікаў і дакументаў загрузка будзе праводзіцца па тым жа прынцыпе, але з некаторымі нюансамі, з якімі карыстач зможа разабрацца самастойна. Таксама трэба заўважыць, што ў розных іншых загрузнікаў працэдура можа адрознівацца, але агульны падыход застаецца ва ўсіх аднолькавы: спачатку апрацоўшчык загружае з файла інфармацыю ў акно, дзе вырабляецца яе рэдагаванне, а ўжо потым яна дадаецца непасрэдна ў базу дадзеных 1С.