Як паменшыць памер Excel файла

Пры працы ў Эксэля некаторыя табліцы дасягаюць даволі вялікага памеру. Гэта прыводзіць да таго, што памер дакумента павялічваецца, часам дасягаючы нават дзясятка мегабайт і больш. Павелічэнне вагі кнігі Excel прыводзіць не толькі да павелічэння займаемага ім месца на цвёрдым дыску, але, што яшчэ больш важна, да запаволення хуткасці выканання розных дзеянняў і працэсаў у ёй. Папросту кажучы, пры працы з такім дакументам праграма Excel пачынае тармазіць. Таму актуальным становіцца пытанне аптымізацыі і скарачэння памераў падобных кніг. Давайце разбярэмся, як можна паменшыць памер файла ў Эксэля.

Працэдура змяншэння памеру кнігі

Аптымізаваць парос файл варта адразу па некалькіх кірунках. Многія карыстальнікі не здагадваюцца, але часцяком кніга Excel змяшчае шмат непатрэбнай інфармацыі. Калі файл невялікі на гэта ніхто асаблівай увагі не звяртае, але калі дакумент стаў грувасткім, трэба аптымізаваць яго па ўсіх магчымых параметрах.

Спосаб 1: памяншэнне працоўнага дыяпазону

Працоўны дыяпазон - гэта тая вобласць, дзеянні ў якой запамінае Excel. Пры пераліку дакумента праграма пералічвае ўсе вочкі працоўнай вобласці. Але яна не заўсёды адпавядае таму дыяпазону, у якім сапраўды працуе карыстальнік. Напрыклад, неспадзявана пастаўлены прабел далёка ўнізе ад табліцы пашырыць памер працоўнага дыяпазону да таго элемента, дзе гэты прабел знаходзіцца. Атрымліваецца, што Эксэля пры пераліку кожны раз будзе апрацоўваць кучу пустых вочак. Паглядзім, як можна ліквідаваць дадзеную праблему на прыкладзе канкрэтнай табліцы.

1. Спачатку зірнем на яе вага перад аптымізацыяй, каб параўнаць якім ён будзе пасля выканання працэдуры. Гэта можна зрабіць, перамясціўшыся ва ўкладку «Файл». Пераходзім у раздзел «Звесткі». У правай частцы адкрыўся акна пазначаны асноўныя ўласцівасці кнігі. Першым жа пунктам уласцівасцяў з'яўляецца памер дакумента. Як бачым, у нашым выпадку ён складае 56,5 кілабайт.



2. Перш за ўсё, варта высветліць, наколькі рэальная рабочая вобласць ліста адрозніваецца ад той, якая сапраўды патрэбная карыстальніку. Гэта зрабіць даволі проста. Становімся ў любую вочка табліцы і набіраем камбінацыю клавіш Ctrl + End. Excel тут жа перамяшчаецца да апошняй вочку, якую праграма лічыць канчатковым элементам працоўнай вобласці. Як бачым, у канкрэтна нашым выпадку гэта радок 913383. Улічваючы тое, што рэальна табліца займае толькі шэсць першых радкоў, можна канстатаваць факт, што 913.377 радкоў з'яўляюцца, па сутнасці, бескарысным грузам, які не толькі павялічвае памер файла, але, з-за пастаяннага пераліку ўсяго дыяпазону праграмай пры выкананні любога дзеяння, прыводзіць да запаволення працы над дакументам.

   

   Вядома, у рэальнасці такі вялікі разрыў паміж фактычным працоўным дыяпазонам і тым, які за яго прымае Excel, бывае даволі рэдка, і мы ўзялі такая вялікая колькасць радкоў для нагляднасці. Хоць, часам бываюць нават выпадкі, калі рабочай вобласцю лічыцца ўся плошча ліста.

3. Для таго, каб ліквідаваць гэтую праблему, трэба выдаліць усе радкі, пачынаючы ад першай пусты і да самага канца ліста. Для гэтага вылучаем першую вочка, якая знаходзіцца адразу ж пад табліцай, і набіраем спалучэнне клавіш Ctrl + Shift + стрэлка ўніз.



4. Як бачым, пасля гэтага былі вылучаныя ўсе элементы першага слупка, пачынаючы ад паказанай вочкі і да канца табліцы. Затым пстрыкаем па змесціве правай кнопкай мышы. У якое адкрылася кантэкстным меню выбіраем пункт «Выдаліць».

   

   Многія карыстальнікі спрабуюць вырабіць выдаленне, націснуўшы на кнопку Delete на клавіятуры, але гэта не правільна. Дадзенае дзеянне ачышчае змесціва вочак, але не выдаляе іх самі. Таму ў нашым выпадку яно не дапаможа.

5. Пасля таго, як мы абралі пункт «Выдаліць ...» у кантэкстным меню, адкрываецца невялікае акенца выдалення вочак. Выстаўляем ў ім перамыкач у пазіцыю «Радок» і пстрыкаем па кнопцы «OK».



6. Усе радкі вылучанага дыяпазону былі выдаленыя. Абавязкова пересохраняем кнігу, націснуўшы на абразок дыскеты ў левым верхнім куце акна.



7. Цяпер паглядзім, як гэта нам дапамагло. Вылучаем любую вочка табліцы і набіраем спалучэнне клавіш Ctrl + End. Як бачым, Excel вылучыў апошнюю вочка табліцы, а гэта значыць, што менавіта яна зараз з'яўляецца апошнім элементам працоўнай вобласці ліста.



8. Цяпер перамяшчаемся ў раздзел «Звесткі» ўкладкі «Файл», каб даведацца наколькі скараціўся вага нашага дакумента. Як бачым, ён цяпер складае 32,5 Кбайт. Нагадаем, што да правядзення працэдуры аптымізацыі яго памер складаў 56,5 Кб. Такім чынам, ён быў паменшаны больш чым у 1,7 разы. Але ў дадзеным выпадку галоўным дасягненнем з'яўляецца нават не скарачэнне вагі файла, а тое, што зараз праграма вызвалена ад пераліку фактычна незадзейнічаны дыяпазону, што істотна павысіць хуткасць апрацоўкі дакумента.

Калі ў кнізе некалькі лістоў, з якімі вы працуеце, трэба правесці падобную працэдуру з кожным з іх. Гэта дазволіць яшчэ больш паменшыць памер дакумента.

Спосаб 2: ухіленне залішняга фарматавання

Яшчэ адным важным фактарам, які робіць дакумент Excel больш цяжкім, з'яўляецца залішняя фарматаванне. Сюды можна аднесці ўжыванне розных відаў шрыфтоў, межаў, лікавых фарматаў, але ў першую чаргу гэта тычыцца залівання вочак рознымі кветкамі. Так што перад тым, як дадаткова адфарматаваць файл, трэба двойчы падумаць, а ці абавязкова варта гэта рабіць ці без дадзенай працэдуры можна лёгка абыйсціся.

Асабліва гэта тычыцца кніг, якія змяшчаюць вялікая колькасць інфармацыі, якія самі па сабе ўжо маюць немалы памер. Даданне фарматавання ў кнігу можа павялічыць яе вага нават у некалькі разоў. Таму трэба выбраць «залатую» сярэдзіну паміж навочнасцю прадстаўлення інфармацыі ў дакуменце і памерам файла, ужываць фарматаванне толькі там, дзе яно сапраўды неабходна.

Яшчэ адным фактарам, звязаным з фарматаваннем, абцяжарваюцца вага, з'яўляецца тое, што некаторыя карыстальнікі аддаюць перавагу адфарматаваць ячэйкі «з запасам». Гэта значыць, яны фарматуецца не толькі саму табліцу, але і дыяпазон, які знаходзіцца пад ёй, часам нават да канца ліста, з разлікам на тое, што, калі ў табліцу будуць дадавацца новыя радкі, не трэба будзе кожны раз фарматаваць іх зноў.

Але невядома, калі менавіта будуць дадавацца новыя радкі і як шмат іх дадасца, а такім папярэдніх фарматаваннем вы абцяжарыць файл ужо прама зараз, што адмоўна таксама адаб'ецца і на хуткасці працы з гэтым дакументам. Таму, калі вы і ўжылі фарматаванне да пустых вочках, якія не ўваходзяць у табліцу, то яго абавязкова варта прыбраць.

1. Перш за ўсё, трэба вылучыць усе вочкі, якія размешчаны ніжэй дыяпазону з дадзенымі. Для гэтага клікаем па нумары першай пустой радкі на вертыкальнай панэлі каардынатаў. Вылучаецца ўся радок. Пасля гэтага ўжываем ўжо знаёмую нам камбінацыю гарачых клавіш Ctrl + Shift + стрэлка ўніз.



2. Пасля гэтага ўвесь дыяпазон радкоў ніжэй частцы табліцы, запоўненай дадзенымі, абуджае выдзелены. Знаходзячыся ва ўкладцы «Галоўная» клікаем па значку «Ачысціць», які размешчаны на стужцы ў блоку інструментаў «Рэдагаванне». Адкрываецца невялікае меню. Выбіраем у ім пазіцыю «Ачысціць фарматы».



3. Пасля гэтага дзеяння ва ўсіх вочках вылучанага дыяпазону фарматаванне будзе далёка.



4. Такім жа чынам можна выдаліць непатрэбнае фарматаванне ў самой табліцы. Для гэтага вылучаем асобныя вочкі або дыяпазон, у якім лічым фарматаванне мінімальна карысным, націскаем на кнопку «Ачысціць» на стужцы і са спісу выбіраем пункт «Ачысціць фарматы».



5. Як бачым, фарматаванне ў вылучаным дыяпазоне табліцы было цалкам выдалена.



6. Пасля гэтага вяртаем дадзеным дыяпазоне некаторыя элементы фарматавання, якія лічым дарэчнымі: межы, лікавыя фарматы і г.д.

Вышэйапісаныя дзеянні дапамогуць істотна паменшыць памер кнігі Excel і паскорыць працу ў ёй. Але лепш першапачаткова выкарыстоўваць фарматаванне толькі там, дзе яна на самай справе дарэчы і неабходна, чым потым марнаваць час на аптымізацыю дакумента.

Урок: Фарматаванне табліц у Эксэля

Спосаб 3: выдаленне спасылак

У некаторых дакументах вельмі вялікая колькасць спасылак, адкуль падцягваюцца значэння. Гэта таксама можа сур'ёзна тармазіць хуткасць працы ў іх. Асабліва моцна на гэты паказаць ўплываюць знешнія спасылкі на іншыя кнігі, хоць і ўнутраныя спасылкі таксама негатыўна адбіваюцца на хуткадзейнасці. Калі крыніца, адкуль спасылка бярэ інфармацыю, не з'яўляецца пастаянна абнаўляецца, гэта значыць, сэнс замяніць спасылачныя адрасы ў вочках на звычайныя значэнні. Гэта здольна павялічыць хуткасць працы з дакументам. Паглядзець, спасылка ці значэнне знаходзіцца ў канкрэтнай вочку, можна ў радку формул пасля вылучэння элемента.

1. Вылучаем вобласць, у якой змяшчаюцца спасылкі. Знаходзячыся ва ўкладцы «Галоўная», пстрыкаем па кнопцы «Капіяваць» якая размешчана на стужцы ў групе налад «Буфер абмену».

   

   У якасці альтэрнатывы пасля вылучэння дыяпазону можна выкарыстоўваць спалучэнне гарачых клавіш Ctrl + C.

2. Пасля таго, як скапіявалі дадзеныя, не здымаем выдзялення з вобласці, а клікаем па ёй правай кнопкай мышы. Вырабляецца запуск кантэкстнага меню. У ім у блоку «Параметры ўстаўкі» трэба вырабіць пстрычка па значку «Значэнні». Ён мае выгляд піктаграмы з намаляванымі лічбамі.



3. Пасля гэтага ўсе спасылкі ў вылучанай вобласці будуць замененыя статыстычнымі значэннямі.

Але трэба памятаць, што гэты варыянт аптымізацыі кнігі Excel не заўсёды прымальны. Яго можна ўжываць толькі тады, калі дадзеныя з першакрыніцы не зьяўляюцца дынамічнымі, гэта значыць, не зменяцца з часам.

Спосаб 4: змены фармату

Яшчэ адным спосабам істотна скараціць памер файла з'яўляецца змяненне яго фармату. Гэты спосаб, напэўна, больш за ўсіх астатніх дапамагае сціснуць кнігу, хоць і вышэй прадстаўленымі варыянтамі таксама трэба карыстацца ў комплексе.

У Эксэля існуюць некалькі «родных» фарматаў файлаў - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Фармат xls з'яўляўся базавым пашырэннем для праграмы версіі Excel 2003 і раней. Ён з'яўляецца ўжо састарэлым, але, тым не менш, шматлікімі карыстальнікамі працягвае дагэтуль прымяняцца. Да таго ж, бываюць выпадкі, калі даводзіцца вяртацца да працы са старымі файламі, якія былі створаныя шмат гадоў таму яшчэ ў часы адсутнасці сучасных фарматаў. Не кажучы ўжо пра тое, што з кнігамі з дадзеным пашырэннем працуюць многія іншыя праграмы, якія не ўмеюць апрацоўваць пазнейшыя варыянты дакументаў Excel.

Трэба адзначыць, што кніга з пашырэннем xls мае значна большы памер, чым сучасны яе аналаг фармату xlsx, які ў наш час Эксэля выкарыстоўвае, як галоўны. У першую чаргу, гэта звязана з тым, што файлы xlsx, па сутнасці, з'яўляюцца сціснутымі архівамі. Таму, калі вы карыстаецеся пашырэнне xls, але жадаеце паменшыць вагу кнігі, то гэта можна зрабіць проста пересохранив яе ў фармаце xlsx.

1. Для канвертавання дакумента з фармату xls ў фармат xlsx пераходзім ва ўкладку «Файл».



2. У якое адкрылася акне адразу звяртаем увагу на раздзел «Звесткі», дзе паказана, што ў цяперашні час вага дакумента складае 40 Кбайт. Далей пстрыкаем па найменні «Захаваць як ...».



3. Адкрываецца акно захавання. Пры жаданні можна перайсці ў ім у новую дырэкторыю, але большасці карыстальнікаў зручней захоўваць новы дакумент там жа, дзе і зыходнік. Найменне кнігі пры жаданні можна змяніць у полі «Імя файла», хоць і не абавязкова. Самым важным у дадзенай працэдуры з'яўляецца выставіць у полі «Тып файла» значэнне "Кніга Excel (.xlsx)». Пасля гэтага можна жаць на кнопку «OK» у ніжняй частцы акна.



4. Пасля таго, як захаванне выраблена, пяройдзем у раздзел «Звесткі» ўкладкі «Файл», каб паглядзець, наколькі зменшыўся вагу. Як бачым, ён цяпер складае 13,5 Кбайт супраць 40 Кбайт да правядзення працэдуры канвертавання. Гэта значыць, адно толькі захаванне ў сучасным фармаце дазволіла сціснуць кнігу амаль у тры разы.

Акрамя таго, у Эксэля існуе яшчэ адзін сучасны фармат xlsb або двайковая кніга. У ім дакумент захоўваецца ў бінарнай кадоўцы. Гэтыя файлы важаць яшчэ менш, чым кнігі ў фармаце xlsx. Да таго ж, мова, на якім яны запісаны, бліжэй за ўсё для праграмы Excel. Таму яна працуе з такімі кнігамі хутчэй, чым з любым іншым пашырэннем. Пры гэтым кніга названага фармату па функцыянальнасці і магчымасцям прымянення розных інструментаў (фарматаванне, функцыі, графікі і г.д.) ні ў чым не саступае фармату xlsx і пераўзыходзіць фармат xls.

Асноўная прычына, чаму xlsb не стаў фарматам па змаўчанні ў Excel, заключаецца ў тым, што з ім практычна не ўмеюць працаваць іншыя праграмы. Напрыклад, калі вам трэба будзе экспартаваць інфармацыю з Excel ў праграму 1C, то гэта можна будзе зрабіць з дакументамі xlsx або xls, але не з xlsb. Але, калі вы не плануеце перанос дадзеных ні ў якую-то іншую праграму, то смела можаце захоўваць дакумент у фармаце xlsb. Гэта дазволіць вам паменшыць памер дакумента і павялічыць хуткасць працы ў ім.

Працэдура захавання файла ў пашырэнні xlsb аналагічная той, якую мы прараблялі для пашырэння xlsx. Ва ўкладцы «Файл» клікаем па пункце «Захаваць як ...». У якое адкрылася акне захавання ў полі «Тып файла» трэба выбраць варыянт «Двайковая кніга Excel (* .xlsb)». Затым пстрыкаем па кнопцы «Захаваць».

Глядзім на вагу дакумента ў раздзеле «Звесткі». Як бачым, ён зменшыўся яшчэ больш і цяпер складае ўсяго 11,6 Кбайт.

Падводзячы агульныя вынікі, можна сказаць, што калі вы працуе з файлам у фармаце xls, то найбольш эфектыўным спосабам паменшыць яго памер з'яўляецца пересохранение ў сучасных фарматах xlsx або xlsb. Калі ж вы ўжо карыстаецеся дадзеныя пашырэння файлаў, то для памяншэння іх вагі варта правільна наладзіць працоўную вобласць, прыбраць залішняя фарматаванне і непатрэбныя спасылкі. Найбольшую аддачу вы атрымаеце, калі вырабіце ўсе гэтыя дзеянні ў комплексе, а не абмяжуецеся толькі адным варыянтам.