للراحة من العمل مع مجموعة كبيرة من البيانات في الجداول، وأنها ضرورية لتنظيم وفقا لمعيار محدد باستمرار. وبالإضافة إلى ذلك، لتحقيق أغراض محددة، وأحيانا ليست هناك حاجة لمجموعة البيانات بأكملها، ولكن خطوط الفردية فقط. لذلك، حتى لا يتم الخلط في كم هائل من المعلومات، والحل العقلاني سوف يتم ترتيب البيانات، ومرشح من النتائج الأخرى. ولمعرفة كيفية فرز وتصفية البيانات في Microsoft Excel يتم تنفيذ.
البيانات البسيطة والفرز
الفرز هي واحدة من أكثر الأدوات مريحة عند العمل في Microsoft Excel. استخدامه، يمكنك وضع خطوط الجدول حسب الترتيب الأبجدي، وفقا لبيانات التي تقع في خلايا العمود.
بيانات الفرز في برنامج مايكروسوفت إكسل يمكن تنفيذها باستخدام "ترتيب وتصفية" زر، والتي تم نشرها في علامة التبويب الصفحة الرئيسية في الشريط في شريط الأدوات التحرير. ولكن، قبل ذلك، نحن بحاجة إلى النقر على أي خلية من هذا العمود الذي نحن بصدد إجراء الفرز.
على سبيل المثال، في الجدول المقترحة أدناه، فمن الضروري لفرز الموظفين من خلال الأبجدية. أصبحنا في أي خلية في عمود "الاسم"، وانقر على زر "ترتيب وتصفية". ذلك أن الأسماء مرتبة أبجديا من قبل، اختر البند "ترتيب من الألف إلى الياء" من القائمة.
كما ترون، ويقع كل البيانات في الجدول، وفقا لقائمة أبجدية من الألقاب.
من أجل فرز في ترتيب عكسي، في نفس القائمة، حدد زر نوع من بي الأمر إلى A ".
يتم إعادة القائمة في ترتيب عكسي.
وتجدر الإشارة إلى أن نوع مماثل من الفرز يشار فقط مع تنسيق البيانات النص. على سبيل المثال، مع تنسيق رقمي، والفرز "من الحد الأدنى إلى الحد الأقصى" (وعلى العكس من ذلك)، وعندما تنسيق التاريخ هو "من القديم إلى الجديد" (وعلى العكس من ذلك).
الفرز للتخصيص
ولكن، كما نرى، مع أنواع محددة من الفرز حسب قيمة واحدة، هو مبني على البيانات التي تحتوي على أسماء الشخص نفسه داخل النطاق في أمر تعسفي.
وماذا تفعل إذا كنا نريد لفرز الأسماء وفقا للحروف الأبجدية، ولكن على سبيل المثال، عند تطابق الاسم بحيث البيانات يقع من تاريخ؟ لهذا، فضلا عن استخدام بعض الميزات الأخرى، كل شيء في نفس القائمة "ترتيب وتصفية"، ونحن بحاجة للذهاب إلى العنصر "تخصيص الفرز ...".
بعد ذلك، يتم فتح نافذة إعدادات الفرز. إذا كان هناك عناوين في الجدول الخاص بك، يرجى ملاحظة أنه في هذا الإطار لا بد من وقف علامة الاختيار بالقرب من "البيانات الخاصة بي يحتوي على" المعلمة.
في حقل "العمود"، حدد اسم العمود الذي سيتم تنفيذ الفرز. في حالتنا، وهذا هو عمود "الاسم". في حقل "ترتيب"، يتم تحديد وفقا لنوع المحتوى ستحفظ المحتوى. هناك أربعة خيارات:
- قيم؛
- لون الخلية
- لون الخط؛
- أيقونة الخلية.
ولكن، في الأغلبية الساحقة، و "القيم" البند يستخدم. ومن المقرر أن افتراضيا. في حالتنا، ونحن أيضا استخدام هذا البند.
في "النظام" العمود نحن بحاجة إلى تحديد، في ما من أجل أن يكون موجودا البيانات: "من A إلى Z" أو العكس بالعكس. حدد القيمة "من الألف إلى الياء".
لذلك، أنشأنا واحد فرز الأعمدة. من أجل تكوين فرز على عمود آخر، انقر على زر "إضافة مستوى".
يبدو مجموعة أخرى من المجالات التي ينبغي ملء للفرز من خلال عمود آخر. في حالتنا، وفقا لعمود "التاريخ". حيث يتم تحديد موعد هذه الخلايا حتى الآن، ثم في مجال "النظام" وضعنا القيم لا "من الألف إلى الياء"، ولكن "من القديم إلى الجديد"، أو "من جديد إلى القديم" .
وبنفس الطريقة، في هذا الإطار يمكنك تكوين، إذا لزم الأمر، والفرز على الأعمدة الأخرى في ترتيب الأولويات. عند إجراء جميع الإعدادات، انقر فوق الزر "موافق".
كما ترون، والآن في طاولتنا فرز كافة البيانات، أولا وقبل كل شيء، أسماء الموظفين، وبعد ذلك، في تواريخ دفع تعويضات.
ولكن، ليس هذا هو كل الاحتمالات العرف الفرز. إذا رغبت في ذلك، في هذا الإطار، يمكنك تكوين فرز غير أعمدة، ولكن عن طريق الخطوط. للقيام بذلك، انقر على زر "معلمات".
في الإطار المعلمات الفرز التي تفتح، نترجم التحول من موقف "صف صف" لموقف "الأعمدة مجموعة". انقر فوق الزر "موافق".
الآن، قياسا على المثال السابق، يمكنك إدراج بيانات للفرز. إدخال البيانات، وانقر على زر "موافق".
كما نرى، بعد أن تغيرت الأعمدة الأماكن، وفقا للمعايير التي تم إدخالها.
وبطبيعة الحال، لجدول أعمالنا، والتي اتخذت على سبيل المثال، استخدام الفرز مع تغيير في موقع العمود لا تحمل الاستخدام الخاص، ولكن بالنسبة لبعض الجداول الأخرى مثل هذا النوع من الفرز يمكن أن تكون ذات صلة للغاية.
منقي
بالإضافة إلى ذلك، في Microsoft Excel، هناك وظيفة تصفية البيانات. انها تسمح لك لترك مرئية فقط تلك البيانات أن تفكر في لزم الأمر، وإخفاء بقية. إذا لزم الأمر، يمكن دائما إرجاع البيانات المخفية إلى الوضع المرئي.
لاستخدام هذه الميزة، ونصبح على أي خلية في الجدول (ويفضل أن تكون في الرأس)، ومرة أخرى نحن انقر على زر "ترتيب وتصفية" في مربع الأدوات التحرير. ولكن هذه المرة في القائمة التي تظهر، حدد عنصر "عامل التصفية". يمكنك أيضا بدلا من هذه الإجراءات، ما عليك سوى الضغط على مجموعة المفاتيح CTRL + SHIFT + L.
كما نرى، ظهرت الخلايا في شكل مربع في الخلايا باسم جميع الأعمدة، حيث يتم قلب المثلث.
انقر على هذا الرمز في العمود، التي تنص على أننا ذاهبون إلى التصفية. في حالتنا، قررنا أن مرشح بالاسم. على سبيل المثال، فإننا بحاجة إلى ترك البيانات فقط من قبل الموظف من نيكولاييف. لذلك، تبادل لاطلاق النار القراد من أسماء جميع العمال الآخرين.
عندما يتم هذا الإجراء، انقر على زر "موافق".
كما نرى، فإن السلاسل فقط مع اسم موظف نيكولاييف بقي في الطاولة.
أكمل المهمة، وسوف نترك الجدول فقط في الجدول الذي يتعلق ب Nikolaev للربع الثالث من عام 2016. للقيام بذلك، انقر على أيقونة في خلية التسجيل. في القائمة التي تفتح، إزالة خانات من أشهر "مايو"، "يونيو" و "أكتوبر"، لأنها لا تنتمي إلى الربع الثالث، وانقر على زر "موافق".
كما ترون، فقط البيانات التي نحتاجها بقيت.
من أجل إزالة المرشح على عمود معين، وإظهار البيانات المخفية، مرة أخرى، انقر فوق الرمز الموجود في الخلية مع عنوان هذا العمود. في القائمة مفتوحة، انقر على "تصفية حذف C ..." البند.
إذا كنت ترغب في إعادة تعيين المرشح ككل على الطاولة، فأنت بحاجة إلى النقر فوق الزر "فرز وتصفية" على الشريط، وحدد "مسح".
إذا كنت بحاجة إلى إزالة عامل التصفية بالكامل، فما إذا كان عند بدء تشغيله، يجب عليك تحديد عنصر "عامل التصفية" في نفس القائمة، أو اكتب مفتاح لوحة المفاتيح على لوحة المفاتيح CTRL + SHIFT + L.
وبالإضافة إلى ذلك، تجدر الإشارة إلى أن بعد أن تم تشغيل وظيفة "تصفية"، ثم عند النقر على الرمز المقابل في خلايا قبعات الطاولة، وظائف الفرز التي تحدثنا أعلاه هي المتوفرة في القائمة التي ظهرت: "ترتيب من الألف إلى الياء"، "ترتيب مني ل"، و "الفرز في اللون."
الدرس: كيفية استخدام autofilter في Microsoft Excel
الجدول الذكية
الفرز ويمكن أيضا تصفية يتم تفعيلها، وتحول المنطقة من البيانات التي كنت تعمل في ما يسمى "الجدول الذكية".
هناك طريقتان لإنشاء جدول الذكية. من أجل الاستفادة من أولهم، تخصيص منطقة كاملة من الجدول، و، بينما في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، انقر على الزر الموجود على زر "تنسيق كجدول". هذا الزر في "أنماط" كتلة الأداة.
بعد ذلك، نختار واحدة من الأساليب ترغب، في القائمة التي تفتح. أنت لن يؤثر على الأداء الوظيفي الجدول.
بعد ذلك، يفتح مربع حوار حيث يمكنك تغيير إحداثيات الجدول. ولكن إذا كنت المخصصة سابقا للمنطقة بشكل صحيح، فإنك لا تحتاج إلى أي شيء آخر. الشيء الرئيسي، علما بأن "جدول بعناوين" المعلمة وقفت علامة الاختيار. بعد ذلك، فقط اضغط على زر "موافق".
إذا كنت ترغب في الاستفادة من الطريقة الثانية، فأنت بحاجة أيضا إلى تسليط الضوء على المنطقة بأكملها من على الطاولة، ولكن هذه المرة انتقل إلى علامة التبويب "إدراج". وجودي هنا، على الشريط في كتلة "جدول أدوات"، فيجب عليك النقر على زر "جدول".
بعد ذلك، حيث أن آخر مرة، سيتم فتح نافذة حيث سيتم تصحيح إحداثيات وضع الجدول. انقر فوق الزر "موافق".
بغض النظر عن كيفية استخدام عند إنشاء "جدول الذكية"، ونحن في نهاية المطاف الحصول على الطاولة، في خلايا القمم التي المرشحات وصفت من قبلنا وقد تم بالفعل تثبيت.
عند النقر على هذا الرمز، وسوف تكون كل نفس وظائف متوفرة كما عند بدء تشغيل فلتر مع طريقة قياسية من خلال زر "فرز وتصفية".
الدرس: كيفية إنشاء جدول في Microsoft Excel
كما ترون، والفرز وأدوات تصفية، مع الاستخدام السليم، يمكن أن تسهل إلى حد كبير للمستخدمين العمل مع الجداول. وهناك مسألة ذات أهمية خاصة لاستخدامها تصبح في حالة ما إذا سجلت مجموعة بيانات كبيرة جدا في الجدول.