كيفية تقليل حجم الملف اكسل

عند العمل في Excele، بعض الجداول تحقيق حجم مثير للإعجاب إلى حد ما. هذا يؤدي إلى حقيقة أن حجم الزيادات وثيقة، وأحيانا عشرات ميغابايت وأكثر من ذلك. زيادة في وزن يؤدي كتاب Excel لا فقط إلى زيادة في مكانها احتلت على القرص الثابت، ولكن هذا الأهم، إلى أبطأ سرعة تنفيذ الإجراءات والعمليات المختلفة فيه. ببساطة، عند التعامل مع مثل هذه الوثيقة، يبدأ برنامج إكسل لإبطاء. ولذلك، فإن مسألة التحسين والحد من مثل هذه الكتب يصبح ذات الصلة. الرقم دعونا معرفة كيفية تقليل حجم الملف في Excele.

إجراءات للحد من حجم الكتاب

الأمثل يجب أن يكون الملف لدت على الفور في عدة اتجاهات. لا تعترف العديد من المستخدمين، ولكن في كثير من الأحيان يحتوي الكتاب إكسل العديد من المعلومات غير الضرورية. عندما يكون ملف صغير لهذا، لا أحد يولي اهتماما خاصا لهذا، ولكن إذا أصبح وثيقة مرهقة، لا بد من تحسين في كافة المعلمات المحتملة.

الأسلوب 1: الحد من نطاق التشغيل

مجموعة العمل هو المجال، والإجراءات التي I يتذكر إكسل. إذا كان المستند العد، برنامج إعادة حساب كل الخلايا من مساحة العمل. لكنها لا تتطابق دوما مع مجموعة التي كان المستخدم يعمل حقا. على سبيل المثال، فإن فجوة تسليمها بشكل غير لائق بعيدا عن طاولة توسيع حجم نطاق التشغيل لهذا العنصر حيث تقع هذه الفجوة. وتبين أن Excel عند إعادة حساب كل الوقت الذي سوف تتعامل مع مجموعة من الخلايا الفارغة. دعونا نرى كيف يمكن القضاء على هذه المشكلة على سبيل المثال من جدول معين.

1. في البداية، نلقي نظرة على وزنه قبل الأمثل، لمقارنة ما سيكون بعد إجراء العملية. ويمكن القيام بذلك عن طريق الانتقال إلى علامة التبويب "ملف". انتقل إلى قسم "تفاصيل" ل. على الجانب الأيمن من النافذة التي فتحت الخصائص الأساسية لهذا الكتاب. خصائص الأولى هي حجم المستند. كما نرى، في حالتنا هو 56.5 كيلو بايت.



2. أولا وقبل كل شيء، يجب أن تبين كيف أن مساحة العمل الحقيقي يختلف عن واحد ما هو مطلوب حقا من قبل المستخدم. وهو بسيط جدا للقيام بذلك. أصبحنا في أي خلية من الجدول واكتب تركيبة المفاتيح على Ctrl + النهاية. التفوق ينتقل فورا إلى الخلية الأخيرة، التي يعتبرها البرنامج العنصر الأخير من مساحة العمل. كما ترون، في على وجه التحديد، حالتنا هو خط 913383. وبالنظر إلى أن الجدول تحتل سوى ستة الأسطر الأولى، فمن الممكن القول حقيقة أن 913377 خطوط هي في الواقع، والحمل لا طائل منه، والذي لا يزيد فقط من حجم الملف ، ولكن نظرا لإعادة الحساب الدائم لمجموعة كاملة من البرنامج عند القيام بأي عمل يؤدي إلى تباطؤ في العمل على الوثيقة.

   

   بطبيعة الحال، في الواقع، مثل وجود فجوة كبيرة بين نطاق العمل الفعلي والواقع أن Excel تقبل لأنها نادرة جدا، واتخذنا مثل هذا العدد الكبير من الصفوف من أجل الوضوح. على الرغم من، وأحيانا هناك حالات حتى عندما يعتبر مساحة الورقة بأكملها الشغل.

3. من أجل القضاء على هذه المشكلة، تحتاج إلى إزالة كافة الصفوف بدءا من أول فارغة وحتى نهاية الورقة. للقيام بذلك، حدد الخلية الأولى، والتي هي على الفور تحت الطاولة، واكتب السيطرة تحول + + مفتاح السهم.



4. كما يمكننا أن نرى، بعد أن تم تخصيص جميع عناصر العمود الأول، بدءا من الخلية المحددة وإلى نهاية الجدول. ثم انقر على زر الفأرة الأيمن المحتوى. في قائمة السياق الذي يفتح، حدد "حذف".

   

   حاول العديد من المستخدمين حذف من خلال النقر على الزر Delete على لوحة المفاتيح، ولكن ليس من الصحيح. هذا الإجراء مسح محتويات الخلايا، ولكن لا يزيل لهم أنفسهم. لذلك، في حالتنا انها لن تساعد.

5. بعد لقد تم اختيار "حذف ..." عنصر في قائمة السياق، يفتح نافذة إزالة الخلايا الصغيرة. أنا وضعت المفتاح إلى الوضع "السلسلة" في ذلك، وانقر على زر موافق.



6. تم إزالة كافة الصفوف من مجموعة المخصصة. مما لا شك فيه أن تجف الكتاب عن طريق النقر على أيقونة المرن في الزاوية اليسرى العليا من النافذة.



7. الآن دعونا نرى كيف ساعدتنا. نخصص أي خلية من الجدول واكتب تركيبة مفتاح السيطرة + النهاية. كما ترون، خصصت اكسل الخلية الأخيرة من الجدول، وهو ما يعني أنه أصبح الآن هو العنصر الأخير من مساحة العمل ورقة.



8. الآن ننتقل إلى قسم "تفاصيل" من علامة التبويب "ملف" لمعرفة مقدار وزن وثيقتنا قد انخفض. كما ترون، فمن الآن 32.5 KB. أذكر أنه قبل إجراء التحسين، وكان حجمه 56.5 KB. وهكذا، تم خفضه بأكثر من 1.7 مرة. ولكن في هذه الحالة، فإن الإنجاز الرئيسي ليست حتى انخفاض في الوزن من الملف، وحقيقة أن هذا البرنامج هو الآن معفاة من إعادة حساب مجموعة غير مستخدمة في الواقع، الأمر الذي سيزيد بشكل كبير من معدل تجهيز الوثيقة.

إذا كان في الكتاب عدة أوراق كنت تعمل مع، تحتاج إلى إجراء عملية مماثلة مع كل واحد منهم. وهذا أبعد من ذلك تقليل حجم المستند.

الطريقة 2: القضاء على التنسيق زائدة عن الحاجة

عامل مهم آخر أن يجعل مستند Excel أثقل، هو التنسيق زائدة عن الحاجة. ويشمل ذلك استخدام أنواع مختلفة من الخطوط والحدود وصيغ رقمية، ولكن أولا وقبل كل شيء يتعلق تتدفق من الخلايا في مختلف الألوان. حتى قبل بالإضافة إلى تنسيق الملف، تحتاج إلى التفكير مرتين، وإذا كان من الضروري القيام بذلك أو دون هذا الإجراء أنه من السهل القيام به.

هذا ينطبق بشكل خاص من الكتب التي تحتوي على كمية كبيرة من المعلومات التي أنفسهم لديهم بالفعل الحجم الكبير هذا. مضيفا تنسيق الكتاب قد يزيد وزنها حتى عدة مرات. لذلك، عليك أن تختار وسط "الذهبي" بين الرؤية من تقديم المعلومات في وثيقة وحجم الملف، لاستخدام تنسيق فقط عندما يكون الأمر ضروريا حقا.

وثمة عامل آخر يرتبط مع التنسيق، الترجيح الوزن، هو أن بعض المستخدمين يفضلون تنسيق الخلايا "مع الهامش." أي أنها تهيئة ليس فقط الجدول نفسه، ولكن أيضا النطاق الذي هو تحته، وأحيانا حتى نهاية الورقة، مع حساب حقيقة أنه عندما سيتم إضافة خطوط جديدة إلى الجدول، فإنه لن يكون من الضروري تنسيقها في كل مرة.

ولكن من غير المعروف متى سيتم إضافة خطوط جديدة وعدد ستضاف، وعلى هذا الأساس أولية التنسيق الذي يأخذ الملف بالفعل في الوقت الراهن، والتي سوف تؤثر سلبا وبسرعة للعمل مع هذه الوثيقة. لذلك، إذا قمت بتطبيق تنسيق الخلايا الفارغة التي ليست مدرجة في الجدول، فإنه يجب إزالتها.

1. أولا وقبل كل شيء، تحتاج إلى تسليط الضوء على كافة الخلايا التي تقع تحت نطاق مع البيانات. للقيام بذلك، انقر على عدد من سلسلة فارغة الأولى على تنسيق وحة عمودية. تخصيص خط كامل. بعد ذلك، نقوم بتطبيق مجموعة دراية بالفعل من المفاتيح الساخنة السيطرة تحول + + أسفل إلى أسفل.



2. بعد ذلك، ومجموعة الصف بأكمله أقل من جزء من الجدول مليئة البيانات، أبرزت يستيقظ. ويجري في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، انقر على أيقونة "واضح"، والذي يقع على الشريط في شريط الأدوات التحرير. وسيتم فتح قائمة صغيرة. تحديد موقف "واضح تنسيقات" في ذلك.



3. وبعد هذا العمل في جميع خلايا النطاق المخصص، سيتم حذف التنسيق.



4. وبنفس الطريقة، يمكنك إزالة التنسيق لزوم لها في الجدول نفسه. للقيام بذلك، حدد الخلايا الفردية أو النطاق الذي نعتبر تنسيق الحد الأدنى للفائدة، انقر على زر "مسح" على الشريط واختر "مسح تنسيقات" عنصر من القائمة.



5. كما ترون، والتنسيق في النطاق المحدد من الجدول تم إزالتها تماما.



6. بعد ذلك، نعود هذه تتراوح بعض عناصر التنسيق الذي نعتبره ذات الصلة: الحدود وصيغ رقمية، الخ

الإجراءات المذكورة أعلاه سوف تساعد على الحد بشكل كبير من حجم الكتاب Excel و تسريع العمل في ذلك. ولكن من الأفضل استخدام في البداية تنسيق فقط حيث أنه من المناسب حقا وضروري من لقضاء بعض الوقت لتحسين الوثيقة.

الدرس: تنسيق الجداول في Excel

الطريقة 3: إزالة الروابط

في بعض الوثائق، وعدد كبير جدا من الروابط من حيث شددت القيم. هذا ويمكن أيضا إبطاء على محمل الجد أسفل سرعة العمل فيها. خصوصا تتأثر بشدة مراجع خارجية إلى الكتب الأخرى، على الرغم من الإشارات الداخلية كما انعكس سلبا في الأداء. إذا كان مصدر يأتي من حيث يأخذ ارتباط المعلومات التي لم يتم تحديثها باستمرار، وهذا هو، والمعنى لاستبدال عناوين إشارة في الخلايا إلى القيم العادية. هذا هو قادر على زيادة سرعة العمل مع الوثيقة. رابط أو القيمة في خلية معينة، في الصف الصيغة بعد اختيار هذا البند.

1. حدد منطقة الواردة في المراجع. ويجري في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، انقر على زر "نسخ" الذي يقع على الشريط في المجموعة إعدادات الحافظة.

   

   بدلا من ذلك، بعد اختيار مجموعة، يمكنك استخدام مجموعة من المفاتيح الساخنة السيطرة + C.

2. بعد نسخ البيانات، لا تقم بإزالة التحديد من المنطقة، واضغط عليها بالزر الأيمن للفأرة. تم إطلاق قائمة السياق. في ذلك، في كتلة "إدراج إعدادات"، تحتاج إلى الضغط على أيقونة "القيم". لديها إطلالة على الصور التوضيحية مع الأرقام يصور.



3. بعد ذلك، سيتم استبدال جميع الإشارات في منطقة مخصصة من القيم الإحصائية.

ولكن عليك أن تتذكر أن هذا الخيار لتحسين الكتاب إكسل أمر غير مقبول دائما. لا يمكن إلا أن تطبق عندما تكون البيانات من المصدر الأصلي ليست ديناميكية، وهذا هو، فإنها لن تتغير مع الوقت.

طريقة 4: التغييرات تنسيق

وهناك طريقة أخرى لخفض كبير في حجم الملف هو تغيير شكله. هذه الطريقة، وربما الأهم من ذلك كله يساعد على الضغط على الكتاب، على الرغم من أنه من الضروري أيضا استخدام الخيارات المذكورة أعلاه في المجمع.

في Excel هناك العديد من "الأم" تنسيقات الملفات - XLS، XLSX، xlsm، و و xlsb. وكان شكل XLS تمديد الأساسي للإصدار برنامج إكسل 2003 وسابق. وعفا عليه الزمن بالفعل، ولكن، مع ذلك، العديد من المستخدمين لا تزال مستمرة ليتم تطبيقها. وبالإضافة إلى ذلك، هناك حالات عندما يكون لديك للعودة إلى العمل مع الملفات القديمة التي تم إنشاؤها منذ سنوات عديدة حتى في غياب الأشكال الحديثة. ناهيك عن حقيقة أن العديد من برامج خارجية تعمل مع الكتب مع هذا التوسع، والتي لا تعرف كيفية معالجة خيارات لاحقة وثائق اكسل.

وتجدر الإشارة إلى أن الكتاب تمديد XLS لديها حجم أكبر بكثير من التناظرية الحالي للتنسيق XLSX، الذي يستخدم Excel في الوقت الحاضر كما هو الرئيسي. أولا وقبل كل شيء، ويرجع ذلك إلى حقيقة أن ملفات XLSX يتم ضغط أساسا المحفوظات هذا. لذلك، إذا كنت تستخدم تمديد XLS، ولكن كنت ترغب في خفض الوزن من الكتاب، ثم يمكن القيام بذلك ببساطة وقف في شكل XLSX.

1. لتحويل وثيقة من تنسيق XLS إلى تنسيق XLSX، انتقل إلى علامة التبويب ملف.



2. في النافذة التي تفتح، وعلى الفور الالتفات إلى قسم "تفاصيل"، حيث يشار إلى أنه في الوقت الحالي وزن الوثيقة هو 40 كيلوبايت. بعد ذلك، انقر على اسم "حفظ باسم ...".



3. يتم فتح حفظ النافذة. إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك الذهاب إلى الدليل الجديد، ولكن معظم المستخدمين أكثر ملاءمة لتخزين مستند جديد في نفس المكان الذي يوجد فيه شفرة المصدر. اسم الكتاب، إذا رغبت في ذلك، يمكن أن تتغير في حقل "اسم الملف"، على الرغم من أنه ليس من الضروري. الشيء الأكثر أهمية في هذا الإجراء هو تعيين "نوع الملف" الميدان "اكسل (. XLSX)" الكتاب. بعد ذلك، يمكنك الضغط على زر "موافق" في أسفل النافذة.



4. بعد يتم تصنيعها إنقاذ، انتقل إلى قسم "تفاصيل" من علامة التبويب ملف لمعرفة مدى الوزن قد انخفض. كما ترون، فمن الآن 13.5 كيلوبايت مقابل 40 كيلوبايت قبل إجراء التحويل. وهذا هو، واحد فقط الادخار في شكل الحديثة جعلت من الممكن للضغط على كتاب تقريبا ثلاث مرات.

وبالإضافة إلى ذلك، هناك شكل آخر و xlsb الحديث أو ثنائي الكتاب في Excele. في ذلك، يتم حفظ المستند في الترميز الثنائي. هذه الملفات تزن أقل من الكتب في شكل XLSX. وبالإضافة إلى ذلك، فإن اللغة التي كانت تسجل الأقرب إلى برنامج إكسل. لذلك، وأنها تعمل مع مثل هذه الكتب أسرع من أي امتداد آخر. في الوقت نفسه، والكتاب من شكل معين على وظيفة وإمكانيات استخدام الأدوات المختلفة (التنسيق، وظائف، والرسوم البيانية، وما إلى ذلك) ليست أقل شأنا من شكل XLSX وتجاوز صيغة XLS.

السبب الرئيسي و xlsb لم يصبح التنسيق الافتراضي في Excel هو أن برامج خارجية قادرة عمليا للعمل معها. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى تصدير المعلومات من Excel إلى برنامج 1C، فإنه يمكن القيام به مع XLSX أو وثائق XLS، ولكن ليس مع و xlsb. ولكن، إذا كنت لا تخطط لنقل البيانات إلى أي برنامج طرف ثالث، يمكنك بأمان حفظ المستند بتنسيق و xlsb. هذا سوف يسمح لك للحد من حجم المستند وزيادة سرعة العمل في ذلك.

الإجراء لحفظ الملف في التوسع و xlsb يشبه واحد ونحن قد تم القيام به لتوسيع XLSX. في علامة التبويب "ملف"، انقر على "حفظ باسم ...". في إطار توفير يفتح في حقل "نوع الملف"، تحتاج إلى تحديد الخيار "إكسل كتاب (* .xlsb)". ثم انقر على زر "حفظ".

ونحن ننظر في وزن المستند في قسم "تفاصيل" ل. كما ترون، فقد انخفض هو أكثر والآن فقط 11.6 KB.

تلخيص النتائج العامة، يمكننا أن نقول أنه إذا كنت تعمل مع ملف XLS، ثم الطريقة الأكثر فعالية لتقليل حجمها هو تنشيط في أشكال XLSX أو و xlsb الحديثة. إذا كنت بالفعل استخدام البيانات التوسع الملف، ثم لتقليل وزنهم، يجب تكوين بشكل صحيح مساحة العمل، إزالة التنسيق الزائد والمراجع التي لا داعي لها. سوف تتلقى أكبر عائد إذا كنت تنتج كل هذه الإجراءات في المجمع، ولا تحد نفسك على خيار واحد.