لا يسمح بإنشاء قوائم المنسدلة فقط لتوفير الوقت عند اختيار خيار في عملية ملء الجداول، ولكن أيضا لحماية نفسك من صنع البيانات غير الصحيحة الخاطئة. هذه هي أداة مريحة للغاية وعملية. دعونا نكتشف كيفية تنشيطه في Excel، وكيفية استخدامه، وكذلك معرفة بعض الفروق الدقيقة الأخرى من التعامل معها.
استخدام القوائم المنسدلة
فيما يلي، كما أنه من المعتاد التحدث، غالبا ما تستخدم القوائم المنسدلة في الجداول. بمساعدتهم، يمكنك الحد من مجموعة القيم المصنوعة في صفيف الجدول. إنها تسمح لك باختيار إصدار قيمة فقط من قائمة مستعدة مسبقا. هذا يسرع الإجراء في وقت واحد لإجراء البيانات ويحمي من خطأ.إجراءات إنشاء
بادئ ذي بدء، دعونا نكتشف كيفية إنشاء قائمة منسدلة. من الأسهل القيام بذلك باستخدام أداة تسمى "فحص البيانات".
- نحن نسلط الضوء على عمود صفيف الجدول، في الخلايا التي من المقرر أن تضع القائمة المنسدلة. الانتقال إلى علامة التبويب "البيانات" والضيافة على زر "التحقق من البيانات". وهي مترجمة على الشريط في كتلة "العمل مع البيانات".
- تبدأ نافذة أداة "التحقق". انتقل إلى قسم "المعلمات". في منطقة "نوع البيانات" من القائمة، حدد خيار "القائمة". بعد ذلك، ننتقل إلى الحقل "المصدر". هنا تحتاج إلى تحديد مجموعة من الأسماء المعدة للاستخدام في القائمة. يمكن إجراء هذه الأسماء يدويا، ويمكنك تحديد رابط لهم إذا تم نشرها بالفعل في Excel في مكان آخر.
إذا تم تحديد الإدخال اليدوي، فلا يلزم أن يدخل كل عنصر قائمة بالدخول في المنطقة عبر فاصلة منقوطة (؛).
إذا كنت ترغب في تشديد البيانات من صفيف جدول موجود، فيجب عليك الذهاب إلى الورقة حيث يوجد موقع (إذا كان موجودا على الآخر)، فوضع المؤشر على مساحة "المصدر" من نافذة التحقق من البيانات ثم قم بتسلط الضوء على مجموعة من الخلايا حيث توجد القائمة. من المهم أن كل خلية منفصلة تقع عنصر قائمة منفصل. بعد ذلك، يجب عرض إحداثيات النطاق المحدد في منطقة "المصدر".
خيار آخر لتثبيت الاتصال هو تعيين الصفيف مع قائمة الاسم. حدد النطاق الذي يتم فيه الإشارة إلى قيم البيانات. إلى يسار سلسلة الصيغة هي مجال الأسماء. بشكل افتراضي، في ذلك، عند تحديد النطاق، يتم عرض إحداثيات الخلية الأولى المحددة. نحن فقط ندخل اسم لأغراضنا، والتي نعتبرها أكثر ملاءمة. المتطلبات الرئيسية للاسم هي أنها فريدة من نوعها داخل الكتاب، لم يكن لديك فجوات وبدأ بالضرورة بالحرف. الآن بعد أن يتم تحديد النطاق الذي تم تحديده قبل هذا العنصر.
الآن، في نافذة التحقق من البيانات في منطقة "المصدر"، تحتاج إلى تثبيت رمز "="، ثم بعد ذلك مباشرة لإدخال الاسم الذي حددناه النطاق. يحدد البرنامج على الفور العلاقة بين الاسم والصفيف، وسوف يسحب القائمة الموجودة فيه.
ولكن سيتم استخدامها بشكل أكثر كفاءة لاستخدام القائمة إذا قمت بتحويلها إلى جدول "الذكية". في مثل هذا الجدول، سيكون من الأسهل تغيير القيم، مما يؤدي تلقائيا إلى تغيير عناصر القائمة تلقائيا. وبالتالي، فإن هذا النطاق سوف يتحول في الواقع إلى جدول الاستبدال.
من أجل تحويل النطاق إلى جدول "ذكي"، حدده ونقله إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية. هناك، الطين على زر "تنسيق" كجدول "، والذي يتم وضعه على الشريط في كتلة" الأنماط ". تفتح مجموعة أسلوب كبير. على وظيفة الجدول، لا يؤثر اختيار أسلوب معين على أي شخص، وبالتالي اختر أي منهم.
بعد ذلك، تفتح نافذة صغيرة، والتي تحتوي على عنوان الصفيف المحدد. إذا تم إجراء التحديد بشكل صحيح، فلن يتم تغيير أي شيء. نظرا لأن مجموعتنا لا يوجد لديه رؤوس، ثم "الجدول مع عناوين" يجب ألا يكون العنصر. على الرغم من أنه خصوصيا في حالتك، إلا أنه من الممكن تطبيق العنوان. لذلك يمكننا فقط النقر على زر "موافق".
بعد ذلك، سيتم تنسيق النطاق كجدول. إذا تم تخصيصها، فيمكنك أن ترى في مجال الأسماء، أن الاسم الذي تم تعيينه تلقائيا. يمكن استخدام هذا الاسم للإدراج في منطقة "المصدر" في نافذة التحقق من البيانات وفقا للخوارزمية التي تم وصفها مسبقا. ولكن، إذا كنت ترغب في استخدام اسم آخر، فيمكنك استبداله، فقط على أسماء الاسم.
إذا تم نشر القائمة في كتاب آخر، فعندئذ من أجل انعكاسها الصحيح، يكون ذلك مطلوبا لتطبيق DVSL الوظيفة. يهدف المشغل المحدد إلى تشكيل مراجع "superabsolite" إلى عناصر ورقة في نموذج النص. في الواقع، سيتم تنفيذ الإجراء تماما تماما كما هو الحال في الحالات الموضحة مسبقا، فقط في منطقة "المصدر" بعد الرمز "=" يجب أن تحدد اسم المشغل - "DVSSL". بعد ذلك، يجب تحديد عنوان النطاق كوسيطة هذه الوظيفة، بما في ذلك اسم الكتاب والورقة. في الواقع، كما هو موضح في الصورة أدناه.
- في هذا يمكننا وننهي الإجراء بالنقر فوق الزر "موافق" في نافذة التحقق من البيانات، ولكن إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك تحسين النموذج. انتقل إلى قسم "الرسائل للدخول" من نافذة التحقق من البيانات. هنا في منطقة "الرسالة"، يمكنك كتابة النص الذي سيعرف المستخدمون المؤشر لعنصر الأوراق مع قائمة المنسدلة. نحن نكتب الرسالة التي نعتبرها ضرورية.
- بعد ذلك، ننتقل إلى قسم "رسالة الخطأ". هنا في منطقة "الرسالة"، يمكنك إدخال النص الذي سيراقبه المستخدم عند محاولة إدخال بيانات غير صحيحة، أي أي بيانات مفقودة في القائمة المنسدلة. في منطقة "عرض"، يمكنك تحديد الرمز المراد أن يصاحبها تحذير. أدخل نص الرسالة والضيافة على "موافق".
الدرس: كيفية جعل قائمة المنسدلة في Excel
عمليات أداء
الآن دعونا معرفة كيفية العمل مع الأداة التي أنشأناها أعلاه.
- إذا حددنا المؤشر إلى أي عنصر أوراق تم تطبيق المسافة، فسنرى الرسالة الإعلامية التي أدخلتها الولايات المتحدة في وقت سابق في نافذة التحقق من البيانات. بالإضافة إلى ذلك، سيظهر رسم تخطيطي في شكل مثلث على يمين الخلية. من أنها تعمل على الوصول إلى اختيار عناصر الإدراج. الطين على هذا المثلث.
- بعد النقر فوقه، ستكون القائمة من قائمة الكائنات مفتوحة. أنه يحتوي على جميع العناصر التي تم إجراؤها مسبقا من خلال نافذة التحقق من البيانات. اختر الخيار الذي نعتبره ضروريا.
- سيتم عرض الخيار المحدد في الخلية.
- إذا حاولنا الدخول في خلية أي قيمة غائبة في القائمة، فسيتم حظر هذا الإجراء. في الوقت نفسه، إذا كنت ساهمت برسالة تحذير إلى نافذة التحقق من البيانات، فسيتم عرضها على الشاشة. تحتاج إلى النقر فوق الزر "إلغاء" في نافذة التحذير ومع المحاولة التالية لإدخال البيانات الصحيحة.
بهذه الطريقة، إذا لزم الأمر، املأ الجدول بأكمله.
إضافة عنصر جديد
ولكن ماذا يجب أن أحتاج إلى إضافة عنصر جديد حتى الآن؟ تعتمد الإجراءات هنا على كيفية تشكيل قائمة في نافذة التحقق من البيانات: تم إدخالها يدويا أو تم سحبها من صفيف جدول.
- إذا تم سحب البيانات الخاصة بتشكيل القائمة من صفيف جدول، فانتقل إليها. حدد نطاق النطاق. إذا لم يكن هذا جدول "ذكي"، ولكن مجموعة بسيطة من البيانات، فأنت بحاجة إلى إدراج سلسلة في منتصف الصفيف. إذا قمت بتطبيق جدول "ذكري"، فهذا في هذه الحالة يكفي فقط إدخال القيمة المطلوبة في السطر الأول بموجبها، وسيتم تضمين هذا الخط فورا في صفيف الجدول. هذه مجرد ميزة الجدول "الذكي"، والتي ذكرناها أعلاه.
ولكن لنفترض أننا نتعامل مع مناسبة أكثر تعقيدا باستخدام نطاق منتظم. لذلك، نسلط الضوء على الخلية في منتصف الصفيف المحدد. وهذا هو، فوق هذه الخلية وتحت أنه يجب أن يكون هناك المزيد من الخطوط من الصفيف. الطين على الجزء المعين مع زر الماوس الأيمن. في القائمة، حدد الخيار "لصق ...".
- تبدأ النافذة، حيث يجب إجراء اختيار كائن إدراج. حدد خيار "سلسلة" وانقر فوق الزر "موافق".
- لذلك، تتم إضافة السلسلة الفارغة.
- أدخل القيمة التي نود أن يتم عرضها في القائمة المنسدلة.
- بعد ذلك، نعود إلى صفيف Tabletoma، الذي يضع القائمة المنسدلة. من خلال النقر على المثلث، إلى يمين أي خلية من الصفيف، نرى أن القيمة اللازمة لعناصر القائمة الموجودة بالفعل تمت إضافتها. الآن، إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك اختيار إدراج في عنصر الجدول.
ولكن ماذا تفعل إذا تم تشديد قائمة القيم وليس من جدول منفصل، ولكن تم صنعه يدويا؟ لإضافة عنصر في هذه الحالة، يحتوي أيضا على خوارزمية خاصة به.
- نحن نسلط الضوء على نطاق الجدول بأكمله، في عناصر القائمة المنسدلة الموجودة. انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" وانقر فوق الزر "التحقق من البيانات" مرة أخرى في مجموعة "العمل مع البيانات".
- يتم بدء نافذة التحقق. ننتقل إلى قسم "المعلمات". كما ترون، كل الإعدادات هنا هي نفسها تماما كما نضعها في وقت سابق. سنكون مهتما ب "المصدر" في هذه الحالة. نضيف إلى وجود قائمة بالفعل من خلال نقطة بفاصلة (؛) القيمة أو القيم التي نريد رؤيتها في القائمة المنسدلة. بعد إضافة الطين إلى "موافق".
- الآن، إذا فتحنا القائمة المنسدلة في صفيف الجدول، فسنرى قيمة مضافة هناك.
إزالة البند
يتم إزالة قائمة العنصر في نفس الخوارزمية تماما مثل الإضافة.
- إذا تم تشديد البيانات من صفيف الجدول، فانتقل إلى هذا الجدول وضغط الطين بزر الماوس الأيمن فوق الخلية التي توجد فيها القيمة التي سيتم حذفها. في قائمة السياق، أوقف الخيار "حذف ...".
- تشبه نافذة إزالة النافذة تقريبا تلك التي رأيناها عند إضافةها. هنا عين التبديل إلى موضع "السلسلة" والضيافة على "موافق".
- سلسلة من صفيف الجدول، كما نرى، حذفت.
- الآن نعود إلى هذا الجدول حيث توجد خلايا مع قائمة المنسدلة. الطين في مثلث إلى يمين أي خلية. في القائمة المتوقفة نرى أن العنصر البعيد غائب.
ماذا علي أن أفعل إذا تمت إضافة القيم إلى نافذة التحقق من البيانات يدويا، ولا تستخدم جدول إضافي؟
- نحن نسلط الضوء على الجدول مع القائمة المنسدلة والانتقال إلى خانة الاختيار من القيم، كما فعلنا بالفعل سابقا. في النافذة المحددة، ننتقل إلى قسم "المعلمات". في منطقة "المصدر"، نخصص المؤشر إلى القيمة التي تريد حذفها. ثم اضغط على زر DELETE على لوحة المفاتيح.
- بعد إزالة العنصر، انقر فوق "موافق". الآن لن يكون ذلك في القائمة المنسدلة، تماما كما رأينا في الإصدار السابق من الإجراءات مع جدول.
إزالة كاملة
في الوقت نفسه، هناك حالات حيث تحتاج القائمة المنسدلة إلى إزالتها بالكامل. إذا لم يهم أن يتم حفظ البيانات التي تم إدخالها، فستكون الإزالة بسيطة للغاية.
- نحن نخصص الصفيف بأكملها حيث توجد القائمة المنسدلة. الانتقال إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية". انقر على أيقونة "واضحة"، والتي يتم وضعها على الشريط في وحدة التحرير. في القائمة التي تفتح، حدد موضع "مسح الكل".
- عند تحديد هذا الإجراء في العناصر المختارة من الورقة، سيتم حذف جميع القيم، يتم تنظيف التنسيق، ويتم الوصول إلى الهدف الرئيسي للمهمة: سيتم حذف القائمة المنسدلة والآن يمكنك إدخال أي قيم يدويا في الخلية.
بالإضافة إلى ذلك، إذا لم يحتاج المستخدم إلى حفظ البيانات المدخلة، فهناك خيار آخر لإزالة القائمة المنسدلة.
- نسلط الضوء على مجموعة من الخلايا الفارغة، والتي تعادل مجموعة من عناصر الصفيف مع القائمة المنسدلة. الانتقال إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" وهناك النقر فوق أيقونة "نسخ"، والتي يتم تجميعها على الشريط في "Exchange Bucher".
أيضا، بدلا من هذا الإجراء، يمكنك النقر فوق الجزء المعين من خلال زر الماوس الأيمن والتوقف عند خيار "نسخ".
حتى أسهل مباشرة بعد التحديد، قم بتطبيق مجموعة أزرار CTRL + C.
- بعد ذلك، نخصص أن جزءا من صفيف الطاولة، حيث توجد عناصر المنسدلة. نقوم بالنقر فوق الزر "إدراج"، المترجمة على الشريط في علامة التبويب الصفحة الرئيسية في قسم "Exchange Buffer".
يتمثل الخيار الثاني من الإجراءات في إبراز زر الماوس الأيمن وإيقاف التحديد على خيار "إدراج" في مجموعة إدراج معلمات.
أخيرا، من الممكن ببساطة تعيين الخلايا المرغوبة واكتب تركيبة أزرار CTRL + V.
- مع أي من الخطوات المذكورة أعلاه بدلا من الخلايا التي تحتوي على قيم وقوائم المنسدلة، سيتم إدراج جزء نظيف تماما.
إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك إدراج نطاق فارغ، ولكن جزء منفصل مع البيانات. عدم وجود قوائم المنسدلة هو أنه لا يمكن إدراج البيانات يدويا في القائمة، ولكن يمكن نسخها وإدراجها. في هذه الحالة، لن يعمل التحقق من البيانات. علاوة على ذلك، كما اكتشفنا، سيتم تدمير هيكل القائمة المنسدلة نفسها.
في كثير من الأحيان، من الضروري إزالة القائمة المنسدلة، ولكن في الوقت نفسه ترك القيم التي تم تقديمها باستخدامها والتنسيق. في هذه الحالة، يتم تنفيذ الخطوات الأكثر صحة لإزالة أداة التعبئة المحددة.
- نحن نسلط الضوء على الجزء بأكمله في أي عناصر مع القائمة المنسدلة موجودة. ينتقل إلى علامة تبويب "البيانات" والضيافة على أيقونة "فحص البيانات"، والتي، كما نتذكر، موجودة على الشريط في مجموعة "العمل مع البيانات".
- يتم فتح نافذة اختبار مألوفة مألوفة لبيانات الإدخال. يجري في أي قسم من الأداة المحددة، نحتاج إلى إجراء عمل واحد - انقر فوق الزر "مسح الكل". يقع في الركن الأيسر السفلي من النافذة.
- بعد ذلك، يمكن إغلاق نافذة التحقق من البيانات بالنقر فوق الزر الإغلاق القياسي في الزاوية اليمنى العليا كصور عبور أو زر "موافق" في أسفل النافذة.
- ثم نخصص أي من الخلايا التي تم فيها وضع القائمة المنسدلة من قبل. كما نرى، الآن لا يوجد تلميح عند اختيار عنصر، ولا مثلث لاستدعاء القائمة إلى يمين الخلية. ولكن في الوقت نفسه، لا يزال التنسيق لا يميل وجميع القيم التي تم إدخالها باستخدام القائمة. هذا يعني أنه مع المهمة التي تم تعاملنا بنجاحها: أداة لا نحتاج إلى المزيد، حذفت، لكن نتائج عمله ظلت عددا صحيحا.
كما ترون، يمكن أن تسهل القائمة المنسدلة بشكل كبير إدخال البيانات في الجدول، وكذلك منع إدخال القيم غير الصحيحة. سيؤدي ذلك إلى تقليل عدد الأخطاء عند ملء الجداول. إذا كنت بحاجة إلى إضافة أي قيمة بالإضافة إلى ذلك، يمكنك دائما إجراء إجراء تحرير. سيعتمد خيار التحرير على طريقة الإبداع. بعد ملء الجدول، يمكنك حذف القائمة المنسدلة، على الرغم من أنها ليست ضرورية للقيام بذلك. يفضل معظم المستخدمين تركها حتى بعد اكتمال نهاية الجدول.