Hoe om Excel-lêergrootte te verminder

Wanneer jy in Excele werk, bereik sommige tafels 'n baie indrukwekkende grootte. Dit lei tot die feit dat die grootte van die dokument toeneem, soms selfs dosyn megabytes en meer. 'N Verhoging in die gewig van die Excel-boek lei nie net tot 'n toename in sy plek wat op die hardeskyf beset word nie, maar selfs belangriker om die spoed van verskillende aksies en prosesse in te voer. Eenvoudig gestel, wanneer jy met so 'n dokument werk, begin die Excel-program stadiger. Daarom is die vraag van optimalisering en vermindering van sulke boeke word betrokke. figuur Let's uit te vind hoe om die grootte van die lêer in Excel te verminder.

Book grootte vermindering Prosedure

Optimaliseer die gebore lêer moet dadelik in verskeie rigtings wees. Baie gebruikers herken nie, maar dikwels bevat die boek Excel baie onnodige inligting. Wanneer die lêer is klein vir hierdie, niemand betaal spesiale aandag aan hierdie, maar as die dokument lomp geword het, is dit nodig om dit te optimaliseer in alle moontlike parameters.

Metode 1: Die vermindering van die Operating Range

Die bedryfstelsel reeks is die area, die aksies in wat ek onthou Excel. As die dokument is toe, die program rekent al die selle van die werkplek. Maar dit stem nie altyd ooreen met die omvang waarin die gebruiker werklik werk nie. Byvoorbeeld, 'n onvanpas gelewer gaping ver van die tafel sal die grootte van die bedryfsreeks uitbrei na die element waar hierdie gaping geleë is. Dit blyk dat uitblink wanneer dit elke keer herbereken word, dit sal 'n klomp leë selle hanteer. Kom ons kyk hoe hierdie probleem op die voorbeeld van 'n spesifieke tabel uitgeskakel kan word.

1. Op die eerste, 'n blik op sy gewig voor die optimalisering, te vergelyk hoe dit sal wees nadat die prosedure uitgevoer word. Dit kan gedoen word deur in die "Lêer" -oortjie te beweeg. Gaan na die afdeling "Besonderhede". Op die regterkant van die venster wat die basiese eienskappe van die boek oopgemaak. Die eerste eienskappe is die grootte van die dokument. Soos ons sien, in ons geval is dit 56,5 kilogrepe.



2. In die eerste plek, moet dit uitgevind hoe die werklike werkplek is anders as die een wat regtig nodig is deur die gebruiker. Dit is heel eenvoudig om dit te doen. Ons word in enige sel van die tafel en druk Ctrl + End sleutel kombinasie. Excel beweeg onmiddellik na die laaste sel, wat die program van mening dat die finale element van die werkplek. Soos jy kan sien, in die besonder, ons geval is 'n lyn 913383. Gegewe dat die tafel beslaan net ses eerste lyne, is dit moontlik om die feit verklaar dat 913377 lyne is, in werklikheid, nutteloos vrag, wat nie net die grootte van die lêer verhoog , maar as gevolg van permanente herberekening van die hele reeks van die program by die verrigting van enige handeling lei tot 'n verlangsaming in werk op die dokument.

   

   Natuurlik, in werklikheid, so 'n groot gaping tussen die werklike werking reeks en die feit dat Excel aanvaar, want dit is baie skaars, en ons het so 'n groot aantal rye vir duidelikheid. Alhoewel, soms is daar selfs gevalle wanneer die hele blaar area word beskou as die werkstuk.

3. Ten einde hierdie probleem uit te skakel, moet jy al die rye vanaf die eerste leë en tot aan die einde van die vel te verwyder. Om dit te doen, kies die eerste sel, wat onmiddellik onder die tafel, en tik die Ctrl + Shift + pyl sleutel.



4. Soos ons kan sien, daarna al die elemente van die eerste kolom, vanaf die gespesifiseerde sel en die einde van die tafel is toegeken. Klik dan op die inhoud regterkant muis knoppie. In die konteks kieslys wat oopmaak, kies "Delete".

   

   Baie gebruikers probeer om te verwyder deur te kliek op die Uitvee knoppie op die sleutelbord, maar dit is nie korrek nie. Hierdie aksie maak die inhoud van die selle, maar hulle nie hulself te verwyder. Daarom, in ons geval is dit sal nie help nie.

5. Nadat ons die "Delete ..." item in die konteks menu gekies, 'n klein venster sel verwydering open. Ek stel die skakelaar na die "string" posisie in dit en klik op die OK knoppie.



6. Alle rye van die toegekende reeks verwyder. Maak seker dat jy opdroog die boek deur te kliek op die floppy ikoon in die boonste linker hoek van die venster.



7. Nou laat ons sien hoe dit ons gehelp. Ons ken geen sel van die tabel en tik die Ctrl + End sleutel kombinasie. Soos jy kan sien, Excel toegeken die laaste sel van die tabel, wat beteken dat dit nou dit is die laaste element van die blaar werkspasie.



8. Nou beweeg ons na die artikel "Besonderhede" van die blad "File" om uit te vind hoeveel die gewig van ons dokument afgeneem. Soos jy kan sien, is dit nou 32,5 KB. Onthou dat voor die optimalisering proses, die grootte was 56,5 KB. Dus, is dit verminder word deur meer as 1,7 keer. Maar in hierdie geval, die belangrikste ding is nie eens 'n vermindering in die gewig van die lêer, en die feit dat die program is nou vrygestel van herberekening van die werklikheid ongebruikte reeks, wat aansienlik sal verhoog die verwerking koers van die dokument.

As in die boek 'n paar velle jy werk met, jy moet 'n soortgelyke prosedure uit te voer met elkeen van hulle. Dit sal nog verder te verminder die grootte van die dokument.

Metode 2: Uitwissing van oortollige opmaak

Nog 'n belangrike faktor wat maak die Excel dokument is swaarder, is oorbodig opmaak. Dit sluit in die gebruik van verskillende tipes van fonts, grense, numeriese formate, maar in die eerste plek dit gaan oor die gietende van selle in verskillende kleure. Dus, voordat addisioneel formaat van die lêer, wat jy nodig het om twee keer te dink, en of dit nodig is om dit te doen of sonder hierdie proses is dit maklik om te doen.

Dit is veral waar van boeke wat 'n groot hoeveelheid inligting wat hulself reeds 'n aansienlike grootte. Toevoeging van opmaak om die boek kan sy gewig selfs 'n paar keer te verhoog. Daarom moet jy die "goue" middel tussen die sigbaarheid van die aanbieding van inligting in die dokument en die grootte van die lêer te kies, te gebruik opmaak net waar dit werklik nodig is.

Nog 'n faktor wat verband hou met die opmaak, te weeg gewig, is dat sommige gebruikers verkies om die selle te formateer "met 'n marge." Dit wil sê, hulle klaarmaak nie net die tafel self nie, maar ook die verskeidenheid wat onder dit, soms selfs tot aan die einde van die vel, met die berekening van die feit dat wanneer die nuwe reëls sal bygevoeg word om die tafel, sal dit nie wees nodig hulle elke keer as u wil regmaak.

Maar dit is nie bekend wanneer die nuwe reëls sal bygevoeg word en hoeveel sal bygevoeg word, en so 'n voorlopige opmaak jy die lêer reeds nou neem, wat 'n negatiewe invloed op en teen die spoed van die werk met hierdie dokument. Daarom, as jy aansoek gedoen het opmaak om leë selle wat nie ingesluit is in die tafel, dit moet verwyder word.

1. In die eerste plek, moet jy al die selle wat geleë onder die reeks met data na vore te bring. Om dit te doen, kliek op die aantal van die eerste leë string op die vertikale paneel koördineer. Toegeken die hele lyn. Daarna het pas ons die reeds bekende kombinasie van warm sleutels Ctrl + Shift + down die down.



2. Daarna het die hele ry reeks is laer as 'n deel van die tafel vol data, Wakes uitgelig. Om in die blad "Home", kliek op die ikoon "Clear", wat is geleë op die band in die nutsbalk Editing. 'N Klein spyskaart open. Kies die "Clear Formats" posisie in dit.



3. Na hierdie aksie in al die selle van die toegekende reeks, sal opmaak verwyder.



4. Op dieselfde wyse, kan jy onnodige opmaak in die tafel self verwyder. Om dit te doen, kies individuele selle of reeks waarin ons oorweeg opmaak die minimum nuttig, klik op die knoppie "Clear" op die band en kies die "Clear Formats" item uit die lys.



5. Soos jy kan sien, opmaak in die gekose omvang van die tafel is heeltemal verwyder.



6. Daarna het ons weer hierdie reeks 'n paar opmaak elemente wat ons dink relevant: grense, numeriese formate, ens

Bogenoemde sal help beskryf aksies aansienlik verminder die grootte van die Excel boek en die bespoediging van die werk in dit. Maar dit is beter om aanvanklik gebruik opmaak net waar dit is werklik gepas en nodig as om tyd te spandeer om die dokument te optimaliseer.

Les: Formatering tabelle in Excel

Metode 3: Die verwydering van skakels

In sommige dokumente, 'n baie groot aantal skakels vanwaar waardes strenger. Dit kan ook ernstig vertraag die spoed van werk in hulle. Veral sterk beïnvloed deur eksterne verwysings na ander boeke, hoewel interne verwysings is ook 'n negatiewe weerspieël in prestasie. As die bron afkomstig van waar die skakel neem inligting nie voortdurend opgedateer, dit is, die betekenis te verwys adresse vervang in selle na normaal waardes. Dit is in staat om van die verhoging van die spoed van die werk met die dokument. Skakel of n waarde is in 'n spesifieke sel, in die formule ry na die kies van die item.

1. Kies die area vervat deur verwysings. Om in die Tuis-oortjie, klik op die "Copy" knoppie wat is geleë op die band in die groep knipbord instellings.

   

   Alternatiewelik, na die kies van 'n reeks, kan jy 'n kombinasie van warm sleutels Ctrl + C. gebruik

2. Na afloop van die data gekopieer, moenie die keuse van die gebied nie verwyder, en klik op dit die regter muis knoppie. Die konteks kieslys word van stapel gestuur. In dit, in die "Settings Voeg" blok, moet jy kliek op die ikoon "Waardes". Dit het 'n uitsig oor die piktogramme met die nommers uitgebeeld.



3. Daarna sal alle verwysings in die toegewyde gebied word vervang deur statistiese waardes.

Maar jy moet onthou dat hierdie opsie om die Excel boek te optimaliseer is nie altyd aanvaarbaar. Dit kan slegs toegepas word wanneer die data van die oorspronklike bron is nie dinamiese, dit is, sal hulle nie verander met tyd.

Metode 4: Formaat Wysigings

Nog 'n manier om die grootte van die lêer aansienlik verminder is om die formaat te verander. Hierdie metode, waarskynlik, die meeste van almal help om die boek te druk, maar dit is ook nodig om die bogenoemde opsies in die kompleks gebruik.

In Excel is daar verskeie "moedertaal" lêerformate - XLS, XLSX, XLSM, xLSB. Die XLS-formaat was die basiese uitbreiding vir die program weergawe van Excel 2003 en vroeër. Hy is reeds verouderd, maar, nietemin, baie gebruikers nog steeds toegepas word. Daarbenewens, daar is gevalle wanneer jy om terug te keer om te werk met ou lêers wat baie jare gelede geskep het selfs in die afwesigheid van die moderne formate. Nie aan die feit dat baie derde party programme werk met boeke met hierdie uitbreiding, wat nie weet hoe om later opsies vir Excel-dokumente verwerk noem.

Dit sal opgemerk word dat die XLS uitbreiding boek het 'n veel groter as die huidige analoog van die XLSX formaat, wat op die oomblik Excel gebruik as die belangrikste een. In die eerste plek, dit is te danke aan die feit dat XLSX lêers in wese is saamgeperste argiewe. Daarom, as jy die XLS uitbreiding te gebruik, maar jy wil die gewig van die boek te verminder, dan is dit kan gedoen word net stop dit in XLSX formaat.

1. Om die dokument te omskep van die XLS-formaat aan die XLSX formaat, gaan na die blad lêer.



2. In die venster wat oopmaak, het ek dadelik aandag te gee aan die afdeling "Besonderhede", waar dit aangedui word dat op die oomblik die gewig van die dokument is 40 KB. Volgende, kliek op die naam "Save As ...".



3. Die stoor venster open. As jy wil, kan jy gaan na die nuwe gids, maar die meeste gebruikers is meer gerieflik om 'n nuwe dokument te stoor in die dieselfde plek waar die bronkode. Die naam van die boek, as jy wil, kan verander word in die "File Name" veld, maar dit is nie nodig nie. Die belangrikste ding in hierdie proses is om die "Lêer Tipe" veld "Excel (.xlsx)" boek gestel. Daarna kan jy die "OK" -knoppie onderaan die venster druk.



4. Na die voorkeure gestoor is vervaardig, gaan na die artikel "Besonderhede" van die blad lêer te sien hoeveel gewig het afgeneem. Soos jy kan sien, is dit nou 13,5 Kbytes teen 40 Kbytes voor die omskakeling proses. Dit is, 'n mens net spaar in moderne formaat dit moontlik gemaak het om die boek byna drie keer te druk.

Daarbenewens is daar is nog 'n moderne xLSB formaat of binêre boek in Excele. In dit, is die dokument gestoor in binêre encoding. Hierdie lêers weeg selfs minder as boeke in XLSX formaat. Daarbenewens het die taal waarop hulle aangeteken naaste aan die Excel-program. Daarom is dit werk met sulke boeke vinniger as met enige ander uitbreiding. Terselfdertyd, die boek van die gespesifiseerde formaat op funksionaliteit en die moontlikhede van die gebruik van verskeie instrumente (opmaak, funksies, grafieke, ens) is nie minderwaardig aan die XLSX formaat en oorskry die XLS-formaat.

Die hoofrede waarom xLSB nie die verstek formaat in Excel geword het, is dat derdeparty-programme is prakties kan werk met dit. Byvoorbeeld, as jy nodig het om uitvoer inligting uit Excel in 'n 1C program, dit kan gedoen word met XLSX of XLS dokumente, maar nie met xLSB. Maar, as jy nie van plan is om data-oordrag aan 'n derde party program, jy kan veilig behalwe die dokument in xLSB formaat. Dit sal jou toelaat om die grootte van die dokument te verminder en die verhoging van die spoed van werk in dit.

Die prosedure vir die redding van die lêer in die xLSB uitbreiding is soortgelyk aan die een wat ons gedoen om uit te brei XLSX. In die blad "File", kliek op "Save As ...". In die besparing venster wat oopmaak in die veld "Lêer Tipe", wat jy nodig het om die opsie te kies "Excel Book (* .xlsb)". Klik dan op die "Stoor" -knoppie.

Ons kyk na die gewig van die dokument in die afdeling "Besonderhede". Soos jy kan sien, het dit selfs meer gedaal en is nou net 11.6 KB.

'N opsomming van die algemene resultate, kan ons sê dat as jy besig is met 'n XLS lêer, dan is die mees doeltreffende manier om die grootte te verminder, is die energie in die moderne XLSX of xLSB formate. As jy reeds lêer uitbreiding data, gebruik dan hul gewig te verminder, moet jy behoorlik die werkplek instel, verwyder oortollige opmaak en onnodige verwysings. Jy sal die grootste opbrengs ontvang as jy al hierdie aksies in die kompleks te produseer, en jouself nie beperk tot een opsie.