Veel particuliere gebruikers of medewerkers van ondernemingen hebben geconfronteerd met de documenten die op de computer zijn opgeslagen, op de een of andere manier structuren, snel doorgeven of delen configureren. Het is niet altijd mogelijk om de ontwikkeling van een lokaal netwerk te implementeren, omdat niet alle apparaten erin kunnen bestaan. Speciaal voor dergelijke situaties wordt het aanbevolen om elektronische documentbeheersystemen (en) te gebruiken. Dergelijke programma's bieden een unieke reeks functies die de taak van het bestandsbeheer van verschillende formaten aanzienlijk vereenvoudigen.
Microsoft SharePoint.
Wij bieden om ons overzicht te starten met een uitgebreide oplossing van Microsoft genaamd SharePoint. Dit is een verzameling software onder de volledige naam van Microsoft SharePoint-producten en -technologieën. Het bevat verschillende componenten tegelijk, verantwoordelijk voor het organiseren van samenwerking, over de ingezette, wij stellen voor om te lezen op de officiële website van Microsoft, omdat de ontwikkelaars deze vraag als in detail hebben geschilderd. Dit onderdeel in de vorm van SharePoint-server kan alleen worden geïnstalleerd op het Windows Server-besturingssysteem en interactie met alle andere componenten vindt plaats via internet. We zullen ons niet concentreren op de installatie, omdat de systeembeheerders van bedrijven het vaakst hiermee bezig zijn.
Het belangrijkste doel van SharePoint is het creëren van sites waarmee u kunt samenwerken om samen te werken aan werknemers van een of meer bedrijven. Documenten en verschillende bestanden die op de site worden gedownload, worden openbaar beschikbaar of het toegangsniveau wordt voor elk van hen afzonderlijk aangepast. Gebruikers voeren al deze objecten uit met interface-elementen. Downloaden, bewerken en ander beheer van de basisinfrastructuur van documenten vindt plaats via de Free Microsoft SharePoint Foundation-applicatie, die deel uitmaakt van Windows Server. Zoals te zien is, is de overwogen component nogal gecompliceerd en wordt vaak gebruikt in grote bedrijven, waar een speciaal ingehuurde persoon verantwoordelijk is voor het opzetten en het juiste werk, dus we hebben niet absoluut over alle mogelijkheden van dit gereedschapscomplex.
Download Microsoft SharePoint-producten en -technologieën van de officiële site
Fossdoc.
Fossdoc is een andere oplossing die bestaat uit een aantal verschillende componenten die aan het client-serverprincipe werken. We nodigen even met elk van hen uit om te weten over de afspraak en het belang van alle componenten:
- De Fossdoc-server is de server en biedt logistiek en andere serverlogistiek, die de database-managementsysteemfunctie uitvoert. Er zijn extra modules aangesloten op deze server. Ze definiëren het gedrag van het systeem, waarbij ze aanvullende regels vaststellen en de mogelijkheden uitbreiden.
- Webserver is een van de modules die verbinding maakt met de toepassingsserver. Het is het waarmee u communiceert met alle programma's en bestanden via de webbrowser die op de computer is geïnstalleerd.
- Database. U kunt alle populaire ondersteunde software installeren als een database, zoals Microsoft SQL Server of Oracle. Het houdt absoluut alle informatie die gebruikers naar het programma worden gedownload.
- Fossdoc-client is de belangrijkste component voor een reguliere gebruiker, omdat het is ontworpen om verbinding te maken met de server en alle benodigde taken uit te voeren, zoals het lezen van bestanden, bewerken, downloaden of verwijderen of verwijderen. Een client wordt geïmplementeerd als een regulier programma met een grafische interface. Het venster ziet u in de onderstaande schermafbeelding.
- Fossdoc Web Client is een andere belangrijke toepassing die hetzelfde is als de gebruikelijke client, alleen in de browser, die de gebruiker alle benodigde hulpmiddelen en menu's levert om met bestanden te werken.
- Fossdoc-beheerder. De laatste klanttoepassing, toegang waar alleen de beheerder moet hebben, hoofd van alle documentstroming. De accounts van gebruikersaccounts worden erdoorheen gemaakt, het toegangsniveau is geconfigureerd en afzonderlijke opties zijn aangesloten.
Dankzij Fossdoc kunt u niet alleen de documenten beheren die in andere programma's zijn gemaakt, maar ook verschillende formulieren toevoegen met ingebouwde opties. Er zijn bijvoorbeeld geen problemen met officiële bestellingen voor gestandaardiseerde formulieren, de correspondentie wordt uitgevoerd via de ingebouwde module en records zijn aangegeven. Wat betreft het documentbeheer zelf, in Fossdoc wordt uitgevoerd in de juiste klant of via de website, die u al weet uit de bovenstaande informatie. De lijst met bestanden wordt gemaakt in de vorm van een boom, die helpt bij het navigeren van de catalogi. Meestal is een lijst met documenten die op de server zijn opgeslagen, zeer groot, dus het moet het op elke manier sorteren. Om dit te doen, is er in Fossdoc een ontwerpoptie waarmee u de objecten gemakkelijk per categorie kunt splitsen of handmatig een distributie kunt maken.
Download Fossdoc vanaf de officiële site
Xpages dynamisch
De volgende oplossing genaamd Xpages Dynamic is dezelfde geavanceerde, zoals die twee, waarover we hierboven vertelden. De functie ervan is een flexibele configuratie, waardoor het mogelijk maakt om het systeem van elektronisch documentbeheer onder een specifieke klant te optimaliseren. Er zijn een aantal grafische toepassingen en modules ingebed in de standaard Xpages Dynamic Set. Laten we er meer in detail uitkijken op hetzelfde voorbeeld, dat hierboven werd verteld:
- Personeel. De naam van de eerste toepassing spreekt al voor zichzelf. Hiermee kunt u een stafschema uitvoeren, een lijst met beschikbare en bezette vacatures bekijken, rekening houdend met de werkervaring van een absoluut elke medewerker en de persoonlijke aangelegenheden van alle werknemers beheersen, inclusief hun bewerking.
- Contacten. Ontworpen om belangrijke informatie te behouden met betrekking tot adressen, telefoons en e-mailleveranciers, klanten en partners. Het neemt ook de boekhoudkaarten van alle tegenpartijen en een snelle zoekopdracht kan worden gemaakt door gegevens dankzij de ingebouwde optie.
- Buitenlandse correspondentie. Deze applicatie wordt beschouwd als het belangrijkste voor de workflow, aangezien het erdoorheen is dat de inkomende documenten worden ontvangen, registratie van uitgaande formulieren, het zoeken en bewerken van alle opgeslagen informatie. Merk op dat de snelle zoektocht naar het vereiste formulier zelfs op de streepjescode kan worden uitgevoerd.
- Interne documenten van de HRD. Als module voor gebruikers met een uitgebreid toegangsniveau, bieden ontwikkelaars om een afzonderlijke aanvraag te gebruiken. De functionaliteit is geconcentreerd op interactie met alle primaire boekhoudkundige, financiële, geplande documenten, handel, personeel en andere effecten.
- Contracten. Hier zijn alle vereiste opties voor het werken met contracten van alle indelingen en toegangscontroles van verschillende soorten documenten worden gecontroleerd. De gebruiker die toegang heeft tot deze bedrijfsapplicatie kan gebeurtenissen en evenementen creëren door meldingen naar alle werknemers te verzenden, gegevens te sorteren en de naleving van contracten te volgen.
- Mappen. Een ander component dat rechtstreeks verband houdt met de Document Flow, omdat het hier is dat absoluut alle bestanden worden opgeslagen. Hun sorteren vindt plaats in verschillende typen en de locatie wordt gemaakt in de vorm van een hiërarchie. Dit onderdeel interageert correct met alle hierboven beschreven software.
Je hebt zojuist geleerd over alle componenten die deel uitmaken van Xpages Dynamic. Nu heb je alleen gedetailleerd om hun interactie te bestuderen, die je vertrouwd hebt gemaakt met het leiderschap van ontwikkelaars op de officiële website. U kunt dus zelf beslissen of dit systeem geschikt is voor dit systeem van elektronisch documentbeheer en of het de moeite waard is om het te verwerven als een regelmatig gebruikcomplex.
Download Xpages Dynamic vanaf de officiële site
Directum.
Directum - Professionele en dure software voor alle bedrijven die geïnteresseerd zijn in Document Management Automation. Hier kunt u documenten maken op basis van kant-en-klare sjablonen of uploaden van e-mail. Als het gaat om papieren documenten, worden ze onmiddellijk naar de toepassing verplaatst nadat het scannen is voltooid. Voor grote bedrijven is het Directum-ario relevant, wat werkt op technologie van de machine-leer. Het sorteert automatisch alle ontvangen documentatie en vormt de bijbehorende kaarten. Op de officiële website beschrijven de ontwikkelaars zelfs het rendement op deze component voor bedrijven van verschillende niveaus.
Alle toegevoegde bestanden worden in een enkele opslag geplaatst en kunnen in verschillende mappen worden opgeslagen, omdat de gebruiker alleen met directe links communiceert. De lijst met mappen is in eerste instantie niet afwezig en de creatie ervan hangt af van de werknemers zelf, omdat het uitsluitend is gemaakt voor persoonlijke voorkeuren en afhankelijk van het formaat van het bedrijf. Dergelijke mappen kunnen een onbeperkt bedrag zijn met een bepaald niveau van toegang. Elk formulier heeft zijn eigen levenscyclus, waarna het automatisch naar het archief of wordt verwijderd. Dit is geconfigureerd voor elk type documenten afzonderlijk, waarmee u altijd alleen de huidige lijst met rapporten kunt ondersteunen en de repository niet hebt verstopt door onnodige gegevens die alleen handmatig kunnen worden verwijderd. Dankzij een gebruikersvriendelijke interface en ingesloten opties wordt de zoektocht naar kaarten ook aanzienlijk versneld, evenals een unieke barcodescan om snel over te gaan naar het document. Klik op de onderstaande link om de basisdirectale presentatie te leren en een gedetailleerde voor uw organisatie te bestellen als u geïnteresseerd bent in deze software.
Download DIADUM van de officiële site
Eldoc.
Zoals u al begrepen, alle programma's voor het documentbeheer, dat we willen vertellen in het artikel van vandaag, professioneel. Eldoc heeft in dit verband niet uitzondering, omdat de ontwikkelaars een goede reputatie hebben gewonnen op de wereldmarkt, precies dankzij deze beslissing. Het heeft alle dezelfde componenten die we eerder hebben gezegd, maar hun implementatie is uniek en past bij de ondernemingen van verschillende richtingen en schalen. De beheerder interactie met Eldoc zal nauwkeurig zoals de ingebouwde constructor, omdat het niet alleen helpt om snel nieuwe routes te bouwen en vormen van documenten te maken, maar ook helpen met de taak zonder ontwikkelaars van derden te trekken. De gebruikelijke gebruiker ontvangt op elk moment van de dag een handige en eenvoudige interface met de toegang tot de repository.
Bovendien zal Eldoc de automatisering van routineprocessen vereenvoudigen met behulp van de taakbotmodule. De makers worden verteld over zijn werk bij het uitvoeren van een presentatie, en bieden ook een vertrouwelijkheidsperiode met deze toepassing. De in overweging van de software ondersteunt een onbeperkt aantal gebruikers die tegelijkertijd kunnen werken, kan een verscheidenheid aan toepassingen aansluiten met behulp van het administratiepaneel en kan de streepjescodes lezen die op de documenten worden geplaatst, wat de zoekopdracht vereenvoudigt. Wat betreft het toevoegen en bewerken van documenten, wordt deze optie op dezelfde manier geïmplementeerd als in andere software die we al eerder hebben verteld. Houd er rekening mee dat de standaardinterfacetaal in Eldoc wordt tentoongesteld door Oekraïense, maar op zal het mogelijk zijn om het in het Russisch, Engels of een andere van de beschikbare lijst te veranderen.
Download Eldoc vanaf de officiële site
Alfresco.
Alfresco Document Management Software helpt bij het beheersen van de inhoud van het bedrijf met behulp van transparant informatiebeheer en effectieve naleving van GDPR, die rechtstreeks leidt tot tastbare voordelen in het bedrijf, omdat het niet alleen tijd bespaart, maar ook geld. Alfresco downloadt niet alleen documenten die op een lokale opslag of in een e-mailprofiel zijn, deze oplossingsoplossing en instant scannen met het vastleggen van alle gegevens en automatische sortering, en biedt ook verschillende implementatiemogelijkheden. Bovendien helpt kunstmatige intelligentie met machineleenfuncties bij het beheren van bestanden. Het is daarbij, het is snel sorteren, slimme zoek- en vulkaarten. In de loop van de tijd werkt deze technologie beter en beter, omdat het op zichzelf studeert.
Multifunctionele metadata-modellen in alfresco of eigenschappen kunnen worden gebruikt om documenten automatisch te verplaatsen via een speciaal proces of levenscyclus van kaartbeheer. Ingebouwde werkaanvragen vereenvoudigen de weergave en goedkeuring van documenten en handmatige definitie van processen kan elk intensief werk vereenvoudigen met inhoud, die altijd een positief effect heeft op de efficiëntie van het werk. Alle medewerkers van de onderneming bij het installeren van alfresco zullen onmiddellijk contact opnemen met één keten en zullen zonder problemen met elkaar kunnen communiceren. Indien nodig stelt de beheerder onafhankelijk toegangsniveaus in, past u mappen aan en integreert applicaties. Als u hierin geïnteresseerd bent, raden wij u aan om uzelf vertrouwd te maken met zijn proefversie, en alleen dan na te denken over het kopen om zelfverzekerd te zijn in overeenstemming met uw vereisten.
Download alfresco vanaf de officiële site
Intratone: Corporate Management 7
Intratone: Corporate Management 7 - uitgebreide software, waarvan de belangrijkste functionaliteit is gericht op de automatisering van bedrijven met verschillende indelingen. Dankzij dit systeem kunt u zowel werknemers als klanten beheren, die ook een handige documentstroming impliceert. Ontwikkelaars positioneren hun product precies als een managementtool, omdat het absoluut alle stadia van het bedrijfsleven kan besturen, variërend van planning en bestellingen, eindigend met de verwerking van ontvangen fondsen en contracten. Bij het kopen van Intratone: Corporate Management 7 De ontwikkelaars selecteren modules in overeenstemming met de klant en bieden het alle benodigde toepassingen met voorbehandeling.
Wat directe interactie met de documenten betreft, hebben de makers individuele modules voor verschillende objecten geïdentificeerd, bijvoorbeeld bij het sluiten van contracten, een speciaal menu wordt gebruikt en het sorteren gebeurt ook automatisch. Inkomende documenten kunnen zowel vanuit lokale opslag als via e-mail of scanner worden gedownload. Intralian: Corporate Management 7 is eenvoudig geschaald, waarmee u een onbeperkt aantal accounts kunt verbinden en altijd de opslag wilt uitbreiden als de levenscyclus van bestanden u niet toestaat om ze tegelijkertijd in de werkconditie op te slaan. Zoals elk ander op een vergelijkbaar niveau, wordt het gekocht op een vooraf bepaalde volgorde en onderhandelingen met ontwikkelaars. U kunt meer gedetailleerde informatie over deze gelegenheid op de officiële website leren door op de volgende link te klikken.
Download Intratone: Corporate Management 7 vanaf de officiële site
Docsvision.
DocSvision is de laatste uitgebreide software waarover we vandaag willen praten. De functie ervan is dat de ontwikkelaars hebben geprobeerd de invoerdrempel te verminderen als voor gewone gebruikers en beheerders die zich bezighouden met de systeeminstelling voor de juiste werking. Laten we beginnen met de gebruikelijke gebruikers en merken op dat de makers het volledige begrip van de interface verzekeren en de afwezigheid van de behoefte aan extra training van werknemers. De beheerder kost zonder kennis van programmeertalen, omdat het gehele complex wordt verzameld van reeds werkende toepassingen die er tien zijn.
Wanneer u tijdens een presentatie bij DocsVision voldoet, kunt u onafhankelijk alle gekochte modules kiezen. Voor documentbeheer is het precies de moeite waard om alle belangrijke beslissingen, een grote archief- en contractuele workflow aan te sluiten, als het bedrijf de boekhoudkaarten dergelijke typen blijft. Alle andere componenten zijn aanbevelingen voor grote ondernemingen, waar niet genoeg menselijke kracht is voor de verwerking van een groot aantal informatie. Net als in andere gevallen besteden docsvision-ontwikkelaars een presentatie van hun software, waar u al uw vragen kunt stellen en beslist of het de moeite waard is om deze software voor een permanente basis te verwerven. Er is ook een proefvrije versie die u zal helpen vertrouwd te maken met de belangrijkste functies van docsvision.
Download docsvision vanaf de officiële site
Vandaag hebben we het over de meest elektronische documentbeheersystemen. Zoals te zien is, zijn ze allemaal gericht op een professioneel publiek, verdeeld op rekeninglabel en gepresenteerd in de vorm van geïntegreerde hulpmiddelen. Het is noodzakelijk om de keuze van dergelijke software te benaderen, omdat het in wezen een onderzoek is naar de ontwikkeling van het bedrijf en bepaalde gevolgen inhoudt. Als u de juiste optie kiest, zijn de gevolgen alleen positief en zullen ze het proces van het beheren van alle aspecten van het bedrijfsleven vereenvoudigen.