Hoe vaker u accepteert en verzendt brieven, hoe meer correspondentie op uw computer wordt opgeslagen. En natuurlijk leidt het tot het feit dat de schijf de plaats beëindigt. Het kan ook leiden tot het feit dat Outlook eenvoudigweg stoppen met het accepteren van brieven. Volg in dergelijke gevallen de grootte van uw lade en verwijder, indien nodig, extra letters.
Om de plaats te bevrijden, is het echter niet nodig om alle letters te verwijderen. Het belangrijkste kan eenvoudig worden gearchiveerd. Hoe dit te doen, zullen we in deze instructie analyseren.
In totaal biedt Outlook op twee manieren om e-mail te archiveren. De eerste is automatisch en de tweede - handmatig.
Automatische archivering van letters
Laten we beginnen met de meest handige manier - het is een automatische e-mailarchivering.
De voordelen van deze methode zijn dat Outlook zelf letters archiveren zonder uw deelname.
U kunt de ASS-medewerkers die alle letters en noodzakelijk en niet nodig zijn.
Om automatische archivering te configureren, moet u klikken op de knop "Parameters" in het menu "Bestand".
Ga vervolgens naar het tabblad "Geavanceerd" en klik in de autarchivatiegroep op de "Auto Archive Setup".
Nu blijft het nog om de benodigde instellingen in te stellen. Om dit te doen, stel dan de checkbox "Autoarchivatie in en hier stellen we de archiveringsperiode in de dagen in.
Configureer vervolgens de parameters naar eigen goeddunken. Als u Outlook wilt om bevestiging te vragen voordat u het archief start, vinkt u het selectievakje "Verzoek naar Auto Archive" aan, als dit niet vereist is, schakelt u het selectievakje vervolgens uit en het programma zal alles zelf doen.
Hieronder kunt u de automatische verwijdering van oude letters configureren, waar u ook de maximale "leeftijd" van de letter kunt instellen. En bepaal ook wat te doen met oude letters - verplaats ze naar een aparte map of verwijder ze gewoon.
Nadat u de gewenste instellingen hebt gemaakt, kunt u klikken op de knop "Instellingen toepassen op alle mappen".
Als u de mappen wilt selecteren die u wilt archiveren, moet u in dit geval naar de eigenschappen van elke map gaan en de autoarchivatie daar afstemmen.
Druk ten slotte op de knop "OK" om de gemaakte instellingen te bevestigen.
Om de autoarchivatie te annuleren, is het voldoende om de doos "autarchivatie elke ... dagen" te nemen.
Hand archiverende letters
Nu zullen we de handmatige methode van archivering analyseren.
Deze methode is vrij eenvoudig en vereist geen extra instellingen van gebruikers.
Om een e-mail naar het archief te sturen, moet deze in de lijst met letters worden gemarkeerd en op de knop "Archief" klikken. Om een groep letters te archiveren, is het voldoende om de gewenste letters te markeren en drukt u vervolgens op dezelfde knop.
Deze methode heeft ook zijn voor- en nadelen.
De voordelen kunnen worden toegeschreven aan wat u kiest welke letters archiveren hebben. Nou, minus is een handmatige uitvoering van archivering.
Dus de Outlook-e-mailclient biedt zijn gebruikers verschillende opties voor het maken van een archief van letters. Voor meer betrouwbaarheid kunt u beide gebruiken. Dat wil zeggen, om autoarchivatie en vervolgens op te zetten, omdat u zelf brieven naar het archief wilt sturen, en te veel wilt verwijderen.