Voor het gemak van het werken met een grote data-array in tabellen, zijn ze constant nodig om te organiseren volgens een specifiek criterium. Bovendien, om specifieke doeleinden te vervullen, soms is de volledige gegevensreeks niet nodig, maar alleen individuele lijnen. Daarom zal de rationele oplossing niet in beslag worden genomen in een enorme hoeveelheid informatie, de rationele oplossing worden ingericht en filteren van andere resultaten. Laten we weten hoe sorteer- en filtergegevens in Microsoft Excel worden uitgevoerd.
Eenvoudige gegevens sorteren
Sorteren is een van de handigste tools bij het werken in Microsoft Excel. Gebruik het, kunt u de lijnen van de tabel in alfabetische volgorde plaatsen, volgens gegevens die zich in kolomcellen bevinden.
Gegevenssortering in het Microsoft Excel-programma kunnen worden uitgevoerd met de knop "Sorteren en filter", die in het tabblad Home op de tape in de werkbalk van het bewerking is geplaatst. Maar eerder moeten we op een cel van die kolom klikken waarmee we sorteren uitvoeren.
In de hieronder voorgestelde tabel is het bijvoorbeeld nodig om de werknemers bij het alfabet te sorteren. We worden in een cel van de kolom "Naam" en klikken op de knop "Sorteren en filter". Zodat de namen per alfabetisch worden gerangschikt, kies het item "Sorteren van A tot Z" in de lijst.
Zoals u kunt zien, bevinden alle gegevens in de tabel, volgens de alfabetische lijst met achternamen.
Om in de omgekeerde volgorde te sorteren, selecteert u in hetzelfde menu de knop Sorteren van I tot A ".
De lijst wordt herbouwd in de omgekeerde volgorde.
Opgemerkt moet worden dat een vergelijkbaar type sortering alleen is aangegeven met tekstgegevensformaat. Bijvoorbeeld met een numeriek formaat, het sorteren "vanaf het minimum tot het maximum" (en, integendeel), en wanneer het datumformaat "van de oude tot de nieuwe" (en integendeel) is.
Aanpasbare sorteren
Maar zoals we zien, met de gespecificeerde soorten sorteren door één waarde, worden de gegevens die de namen van dezelfde persoon bevatten binnen het bereik in een willekeurige volgorde.
En wat te doen als we de namen volgens het alfabet willen sorteren, maar bijvoorbeeld wanneer u overeenkomt met de naam, zodat de gegevens op datum zijn gelegen? Daarvoor, evenals om sommige andere functies te gebruiken, alles in hetzelfde menu "Sorteer en filter", moeten we naar het item "aanpasbare sorteren ...".
Daarna wordt het venster Sorteerinstellingen geopend. Als er koppen in uw tabel zijn, moet u er rekening mee houden dat in dit venster het nodig is om een vinkje bij de parameter "Mijn gegevens bevat".
Geef in het veld "Column" de naam van de kolom op door welke sortering wordt uitgevoerd. In ons geval is dit de kolom "Naam". In het veld "Sorteren" wordt het gespecificeerd volgens wat voor soort inhoud de inhoud wordt gesorteerd. Er zijn vier opties:
- Waarden;
- Celkleur;
- Lettertypekleur;
- Cel pictogram.
Maar in de overweldigende meerderheid wordt het item "waarden" gebruikt. Hij wordt standaard ingesteld. In ons geval zullen we dit artikel ook gebruiken.
In de kolom "Bestelling" moeten we specificeren, in welke volgorde de gegevens worden gevonden: "van A tot Z" of omgekeerd. Selecteer de waarde "van A tot Z."
Dus, we hebben het sorteren van een van de kolommen opgezet. Om het sorteren op een andere kolom te configureren, klikt u op de knop "Niveau toevoegen".
Een andere set velden verschijnt, die moet worden ingevuld voor het sorteren via een andere kolom. In ons geval, volgens de kolom "Datum". Sinds de datum van deze cellen is op date ingesteld, dan in het veld "Bestellen" instellen we de waarden niet "van A tot Z", maar "van de oude tot nieuw", of "van het nieuwe tot het oude" .
Op dezelfde manier kunt u in dit venster zo nodig configureren en sorteren over andere kolommen in volgorde van prioriteit. Wanneer alle instellingen worden gedaan, klikt u op de knop "OK".
Zoals u kunt zien, nu in onze tabel alle gegevens gesorteerd, allereerst door medewerkersnamen en vervolgens door uitbetalingsdata.
Maar dit is niet alle mogelijkheden van aangepaste sortering. Indien gewenst, kunt u in dit venster het sorteren van niet-kolommen configureren, maar bij lijnen. Om dit te doen, klikt u op de knop "Parameters".
In het venster Sorteerparameters dat wordt geopend, vertalen we de schakelaar van de positie "Rij rij" naar de positie "Range Columns". Klik op de knop "OK".
Nu, naar analogie met het vorige voorbeeld, kunt u gegevens inschrijven voor sorteren. Voer de gegevens in en klik op de knop "OK".
Zoals we hierna zien, veranderden de kolommen van plaatsen, volgens de ingevoerde parameters.
Natuurlijk, voor onze tafel, bijvoorbeeld het gebruik van sorteren met een verandering in de locatie van de kolom draagt geen speciaal gebruik, maar voor sommige andere tabellen kan zo'n soort sorteren zeer relevant zijn.
Filter
Daarnaast is er in Microsoft Excel een datafilterfunctie. Hiermee kunt u alleen die gegevens zichtbaar achterlaten die u als noodzakelijk beschouwt, en de restverberging. Indien nodig kunnen verborgen gegevens altijd worden teruggestuurd naar de zichtbare modus.
Om deze functie te gebruiken, worden we op een cel in de tabel (en bij voorkeur in de kop), opnieuw klikken we op de knop "Sorteren en filter" in de werkingsbox Bewerkingen. Maar deze keer in het menu dat verschijnt, selecteert u het item "Filter". U kunt ook in plaats van deze acties eenvoudig op de CTRL + SHIFT + L-toetscombinatie drukken.
Zoals we kunnen zien, verschenen de cellen in de vorm van een vierkant in de cellen met de naam van alle kolommen, waarin de driehoek wordt omgekeerd.
Klik op dit pictogram in de kolom, volgens welke we gaan filteren. In ons geval hebben we besloten om op naam te filteren. We moeten bijvoorbeeld de gegevens alleen verlaten door de werknemer van Nikolaev. Schiet daarom tikken van de namen van alle andere werknemers.
Wanneer de procedure wordt gedaan, klikt u op de knop "OK".
Zoals we kunnen zien, bleven alleen snaren met de naam van de werknemer van Nikolaev in de tafel.
Voltooi de taak en we laten de tafel alleen in de tabel die betrekking hebben op Nikolaev voor het III-kwartaal van 2016. Om dit te doen, klikt u op het pictogram in de datumcel. Verwijder in de lijst die wordt geopend, verwijdert u de selectievakjes van de maanden "mei", "juni" en "oktober", omdat ze niet tot het derde kwartaal behoren en klik op de knop "OK".
Zoals je kunt zien, bleef alleen de gegevens die we nodig hebben.
Om het filter op een specifieke kolom te verwijderen en de verborgen gegevens weer te geven, klikt u nogmaals op het pictogram in de cel met de titel van deze kolom. Klik in het menu Open op "Item verwijderen Filter C ...".
Als u het filter als geheel op de tabel wilt resetten, moet u op de knop "Sorteren en filteren" op de tape klikken en "CLEAR" selecteren.
Als u het filter volledig wilt verwijderen, moet u dan als wanneer het start, het item "Filter" in hetzelfde menu selecteren of typt de toetsenboardtoets op het toetsenbord van de CTRL + SHIFT + L.
Daarnaast moet worden opgemerkt dat nadat we de "filter" -functie hebben ingeschreven, wanneer u op het overeenkomstige pictogram in de cellen van de tabeldoppen klikt, de sorteerfuncties die we hierboven hebben gesproken, beschikbaar in het menu dat verschenen: "Sorteren van A tot Z", "Sorteer van mij naar een" en "sorteren in kleur."
LES: Hoe AutoFilter in Microsoft Excel gebruiken
Slimme tafel
Sorteren en filter kunnen ook worden geactiveerd, het gebied van de gegevens draaien waarmee u werkt in de zogenaamde "Smart Table".
Er zijn twee manieren om een slimme tafel te maken. Om te profiteren van de eerste van hen, wijst u het volledige gedeelte van de tabel toe, en op het tabblad "Home", klikt u op de knop op de knop "Formaat als een tabel". Deze knop bevindt zich in het gereedschapsblok "Stijlen".
Vervolgens kiezen we een van de stijlen die je leuk vindt, in de lijst die wordt geopend. U hebt geen invloed op de functionaliteit van de tabel.
Daarna wordt een dialoogvenster geopend waarin u de coördinaten van de tabel kunt wijzigen. Maar als u eerder het gebied correct hebt toegewezen, hebt u niets anders nodig. Het belangrijkste, merk op dat de parameter "Tabel met koppen" een vinkje heeft. Klik vervolgens op de knop "OK".
Als u besluit om te profiteren van de tweede manier, moet u ook het volledige gedeelte van de tabel markeren, maar deze keer gaat naar het tabblad "Insert". Hier zijn op de tape in het blok "Table Tools", moet u klikken op de knop "Tabel".
Daarna zal, als de vorige keer, een venster openen waar de coördinaten van de plaatsing van de tabel worden gecorrigeerd. Klik op de knop "OK".
Ongeacht hoe u gebruik bij het maken van een "smart tabel", krijgen we uiteindelijk een tafel, in de cellen van de doppen waarvan de filters die door ons zijn beschreven al zijn geïnstalleerd.
Wanneer u op dit pictogram klikt, zijn alle dezelfde functies beschikbaar zoals wanneer u het filter start met een standaardweg via de knop "Sorteren en Filter".
LES: Hoe een tafel te maken in Microsoft Excel
Zoals u kunt zien, kunt u sorteren en filteren, met hun juiste gebruik, de gebruikers aanzienlijk vergemakkelijken om met tabellen te werken. Een bijzonder relevante kwestie van hun gebruik wordt in het geval dat een zeer grote data-array in de tabel wordt vastgelegd.