Hoe een database in Excel te maken

Het Microsoft Office-pakket heeft een speciaal programma voor het maken van een database en werkt met hen - toegang. Desalniettemin gebruiken veel gebruikers de voorkeur aan de aanvraag die deze voor deze doeleinden meer bekend zijn - Excel. Opgemerkt moet worden dat dit programma alle hulpmiddelen heeft om een ​​volwaardige database (database) te maken. Laten we ontdekken hoe het te doen.

Proces van creatie

De database in de Exale is een gestructureerde reeks informatie verdeeld door kolommen en vellen vel.

Volgens speciale terminologie worden de BD-lijnen "Records" genoemd. In elke record is informatie over een apart object.

Kolommen worden "velden" genoemd. Elk veld heeft een aparte parameter van alle records.

Dat wil zeggen, een frame van elke database in Excel is een gewone tafel.

Een tafel maken

Dus allereerst moeten we een tafel maken.

1. Voer de koppen van de velden (kolommen) -database in.



2. Vul de naam van de vermeldingen (regels) van de database in.



3. Ga naar het vullen van de databasegegevens.



4. Nadat de database is gevuld, formatteer de informatie in de discretie (lettertype, grenzen, vulling, selectie, locatie van tekst ten opzichte van de cel, enz.).

Hierop is de oprichting van het BD-frame voltooid.

Les: Hoe een tafel te maken in Excel

Database-kenmerken toewijzen

Om Excel de tabel te waarnemen, niet alleen als een reeks cellen, namelijk, zoals een database, moet ze passende kenmerken toewijzen.

1. Ga naar het tabblad "Data".



2. We markeren het volledige bereik van de tabel. Klik op de rechtermuisknop. Klik in het contextmenu op de knop "Naam toewijzen ...".



3. Geef in de kolom "NAAM" de naam aan die we de database willen noemen. Verplichte toestand is dat de naam moet beginnen met de letter, en er zouden er geen spaties in moeten zijn. In het kolom "bereik" kunt u het adres van het tabelgebied wijzigen, maar als u het correct hebt toegewezen, moet er dan niets worden vervangen. Als u dat wenst, kunt u een notitie op een apart veld opgeven, maar deze parameter is niet verplicht. Nadat alle wijzigingen worden aangebracht, klikt u op de knop "OK".



4. Klik op de knop "Opslaan" boven aan het venster of typ de toetsen CTRL + op het toetsenbord, om de database op te slaan op de harde schijf of verwijderbare media die op de pc zijn aangesloten.

We kunnen zeggen dat we daarna al een kant-en-klare database hebben. Je kunt ermee werken en in een dergelijke staat, omdat het nu vertegenwoordigd is, maar veel kansen zullen worden afgesneden. Hieronder zullen we analyseren hoe de database functioneler wordt.

Sorteren en filteren

Werken met databases, in de eerste plaats, voorziet in de mogelijkheid om records te bestellen, selectie en sorteren. Sluit deze functies aan op onze database.

1. We weken de informatie toe die een stroomlijn gaat uitvoeren. Klik op de knop "Sorteren" op de tape in het tabblad "Gegevens" in de werkbalk "Sorteren en filter".

   

   Sorteren kan worden uitgevoerd door bijna elke parameter:

   • alfabetnaam;
   • de datum;
   • Nummer, enz.
2. In het volgende venster dat verschijnt, is de vraag een vraag, of het nu alleen het geselecteerde gebied moet worden gebruikt of automatisch uitbreiden. Selecteer een automatische extensie en klik op de knop "Sorteren ...".



3. Het venster Sorteerinstellingen wordt geopend. Geef in het veld "Sorteren op" de naam van het veld op waarop deze wordt gehouden.
   • In het veld "Sorteren" is het precies aangegeven hoe deze wordt uitgevoerd. Voor de database is het het beste om de parameter "Value" te kiezen.
   • Geef in het veld "Bestellen" aan welke volgorde wordt gesorteerd. Voor verschillende soorten informatie worden verschillende waarden weergegeven in dit venster. Voor tekstgegevens - het is bijvoorbeeld de waarde "van A tot Z" of "van I tot A", en voor numeriek - "oplopend" of "aflopend".
   • Het is belangrijk om te traceren, zodat de "mijn gegevens de kopteksten bevatten" stonden een vinkje. Als dat niet het geval is, dan moet je het stoppen.

   Nadat u alle gewenste parameters hebt ingevoerd, klikt u op de knop "OK".

   

   Daarna wordt informatie in de database gesorteerd, volgens de opgegeven instellingen. In dit geval hebben we sortering uitgevoerd door de namen van medewerkers van de onderneming.



4. Een van de handigste tools bij het werken in de Excel-database is een autofilter. We markeren het volledige bereik van de database en in het instellingenblok "Sorteren en filteren" door op de knop "Filter" te klikken.



5. Zoals we zien, verschenen pictogrammen daarna in cellen met de naam van de velden in de vorm van omgekeerde driehoeken. Klik op het pictogram van die kolom waarvan de waarde gaat filteren. Verwijder in het venster dat opent de selectievakjes van die waarden, de records met wie we ons willen verbergen. Nadat de keuze wordt gedaan, klikt u op de knop "OK".

   

   Zoals je hierna kunt zien, zijn de lijnen waar de waarden zijn ingesloten waaruit we de tikken hebben verwijderd, verborgen waren van de tafel.

6. Om alle gegevens op het scherm te retourneren, klikt u op het pictogram van de kolom, dat is gefilterd, en in het venster dat opent, tegenover alle items, stelt u het vinkje in. Klik vervolgens op de knop "OK".



7. Om de filtering volledig te verwijderen, klikt u op de knop "Filter" op de tape.

Les: Gegevens sorteren en filteren naar Excel

Zoeken

Als er een grote database zoekt naar het is handig om te produceren met behulp van een speciaal gereedschap.

1. Om dit te doen, gaat u naar het tabblad "Home" en op de tape in het gereedschapsblok "Bewerken", klikken we op de knop "En toewijzen".



2. Er wordt een venster geopend waarin u de gewenste waarde wilt specificeren. Daarna klikken we op de knop "Volgende" of "Find All".



3. In het eerste geval wordt de eerste cel waarin er een opgegeven waarde actief wordt.

   

   In het tweede geval wordt de volledige lijst met cellen die deze waarde bevat.

Les: Hoe een zoekopdracht te maken in Exale

Bevestigingsgebieden

Geschikt bij het maken van de database, consolideer de cellen met de naam van de vermeldingen en velden. Bij het werken met een grote basis is een eenvoudige conditie. Anders is het constant om tijd door te brengen om door het vel te bladeren om te zien welke rij of kolom overeenkomt met een bepaalde waarde.

1. We markeren de cel, gebieden van boven en naar links waarvan u moet oplossen. Het bevindt zich onmiddellijk onder de dop en rechts van de namen van de records.



2. In het tabblad "Weergave" zijn door op de knop "Beveiligde gebied" te klikken, die zich bevindt in de werkbalk "Window". Selecteer in de vervolgkeuzelijst de waarde om het gebied te bevestigen ".

Nu zullen de namen van de velden en records altijd vóór uw ogen hebben, ongeacht hoe ver u niet door het vel scrolt met de gegevens.

Les: Hoe het gebied in Excel te repareren

Keuzelijst

Voor sommige velden organiseert de tabel optimaal de vervolgkeuzelijst zodat gebruikers door nieuwe records toe te voegen alleen bepaalde parameters kunnen opgeven. Dit is bijvoorbeeld relevant voor het vloerveld. Immers, het is mogelijk slechts twee opties: mannelijk en vrouwelijk.

1. Maak een extra lijst. Het is handig om op een ander blad te worden geplaatst. Geef de lijst met waarden op die in de vervolgkeuzelijst verschijnen.



2. We markeren deze lijst en klik op IT RECHTER MUISE-knop. Selecteer in het menu dat verschijnt, selecteert u het item "Naam toewijzen ...".



3. Een al bekend venster opent. In het juiste veld wijzen we de naam toe aan ons assortiment, afhankelijk van de voorwaarden die al hierboven zijn besproken.



4. We keren terug naar het blad met de database. Selecteer het bereik waarop de vervolgkeuzelijst wordt toegepast. Ga naar het tabblad "Data". Klik op de knop "Gegevenscontrole", die zich op de tape bevindt in de werkbalk "Werken met gegevens".



5. Een selectievakje voor zichtbare waarden wordt geopend. Stel in het veld Gegevenstype de schakelaar in op de positie "Lijst". In het veld "Source" stellen we het "=" -teken en onmiddellijk nadat het de naam van de vervolgkeuzelijst niet schrijft, die we hem een ​​beetje hoger hebben gegeven. Klik daarna op de knop "OK".

Nu, wanneer u gegevens in het bereik probeert in te voeren waar de limiet is vastgesteld, verschijnt er een lijst waarin u kunt kiezen tussen goed ingestelde waarden.

Als u probeert willekeurige tekens in deze cellen te schrijven, verschijnt er een foutmelding. Je moet terugkomen en een correcte invoer maken.

Les: Hoe maak je een vervolgkeuzelijst in Excel

Uiteraard is Excel inferieur in zijn mogelijkheden van gespecialiseerde programma's voor het maken van databases. Desalniettemin heeft hij een toolkit, die in de meeste gevallen in de meeste gevallen voldoen aan de behoeften van gebruikers die een database willen maken. Gezien het feit dat Excel's capaciteiten, in vergelijking met gespecialiseerde applicaties, zijn de gebruikelijke gebruikers veel beter bekend, dan heeft de ontwikkeling van Microsoft dan zelfs enkele voordelen.