Hoe Excel-bestandsgrootte te verminderen

Bij het werken in Excele bereiken sommige tabellen een nogal indrukwekkende grootte. Dit leidt tot het feit dat de grootte van het document toeneemt, soms zelfs dozijn megabytes en meer. Een toename van het gewicht van het Excel-boek leidt niet alleen tot een toename van de plaats die op de harde schijf is bezet, maar dat nog belangrijker, om de snelheid van het uitvoeren van verschillende acties en processen erin langzamer te doen. Simpel gezegd, bij het werken met een dergelijk document, begint het Excel-programma te vertragen. Daarom wordt de kwestie van optimalisatie en vermindering van dergelijke boeken relevant. Laten we erachter komen hoe u de bestandsgrootte in Excele kunt verkorten.

Boekgrootte verminderingsprocedure

Optimaliseer het geboren bestand moet onmiddellijk in verschillende richtingen zijn. Veel gebruikers herkennen niet, maar vaak bevat het boek Excel veel onnodige informatie. Wanneer het bestand hiervoor klein is, heeft niemand hier speciale aandacht aan, maar als het document omslachtig is geworden, is het noodzakelijk om deze in alle mogelijke parameters te optimaliseren.

Methode 1: het werkbereik verminderen

Het bedieningsbereik is het gebied, de acties waarin ik Excel onthoudt. Als het document telt, herbrengt het programma alle cellen van de werkruimte. Maar het komt niet altijd overeen met het bereik waarin de gebruiker echt werkt. Een ongepast geleverde opening ver weg van de tabel zal bijvoorbeeld de grootte van het werkingsbereik uitbreiden naar dat element waar deze opening zich bevindt. Het blijkt dat Excel bij het herberekenen van elke keer dat het een stel lege cellen zal behandelen. Laten we eens kijken hoe dit probleem kan worden geëlimineerd in het voorbeeld van een specifieke tabel.

1. Eerst kijk eens naar het gewicht voordat u optimaliseert, om te vergelijken met wat het zal zijn nadat de procedure wordt uitgevoerd. Dit kan gedaan worden door in het tabblad "Bestand" te gaan. Ga naar de sectie "Details". Aan de rechterkant van het venster dat de basiseigenschappen van het boek opende. De eerste eigenschappen zijn de grootte van het document. Zoals we zien, is het in ons geval 56,5 kilobytes.



2. Allereerst moet worden ontdekt hoe de echte werkruimte anders is dan degene die door de gebruiker echt nodig is. Het is vrij eenvoudig om het te doen. We worden in een cel van de tabel en typt Ctrl + End Key Combination. Excel gaat meteen naar de laatste cel, die het programma het laatste element van de werkruimte beschouwt. Zoals u kunt zien, is onze zaak een regel 913383. Gezien het feit dat de tabel slechts zes eerste regels inneemt, is het mogelijk om het feit te vermelden dat 913377 lijnen in feite nutteloze belasting zijn, die niet alleen de bestandsgrootte verhoogt , maar als gevolg van permanente herberekening van het volledige bereik van het programma bij het uitvoeren van actie leidt tot een vertraging in het werk in het document.

   

   Natuurlijk, in werkelijkheid, zo'n grote kloof tussen het werkelijke werkbereik en het feit dat Excel, accepteert het vrij zeldzaam, en we hebben zo'n groot aantal rijen voor de duidelijkheid genomen. Hoewel er soms zelfs gevallen zijn wanneer het gehele bladgebied wordt beschouwd als het werkstuk.

3. Om dit probleem te elimineren, moet u alle rijen verwijderen vanaf het eerste leeg en tot het einde van het vel. Om dit te doen, selecteert u de eerste cel, die onmiddellijk onder de tabel staat en typ de CTRL + SHIFT + PIJL-toets.



4. Zoals we kunnen zien, werden na dat alle elementen van de eerste kolom vanaf de opgegeven cel en naar het einde van de tabel toegewezen. Klik vervolgens op de knop Inhoud met de rechtermuisknop. Selecteer "Verwijderen" in het contextmenu dat wordt geopend.

   

   Veel gebruikers proberen te verwijderen door op de knop Delete op het toetsenbord te klikken, maar het is niet correct. Deze actie wist de inhoud van de cellen, maar verwijdert ze niet zelf. Daarom zal het in ons geval niet helpen.

5. Nadat we het item "Wissen ..." in het contextmenu hebben geselecteerd, wordt een klein celverwijderingsvenster geopend. Ik stel de schakelaar in op de positie "String" in en klik op de knop OK.



6. Alle rijen van het toegewezen bereik werden verwijderd. Zorg ervoor dat u het boek opdrogen door op het floppy-pictogram in de linkerbovenhoek van het venster te klikken.



7. Laten we nu eens kijken hoe het ons heeft geholpen. We weken elke cel van de tabel toe en typt u de CTRL + END-toetscombinatie. Zoals je kunt zien, heeft Excel de laatste cel van de tafel toegewezen, wat betekent dat het nu het laatste element van de bladwerkruimte is.



8. Nu gaan we naar het gedeelte "Details" van het tabblad "Bestand" om erachter te komen hoeveel het gewicht van ons document is afgenomen. Zoals je kunt zien, is het nu 32.5 KB. Herinner eraan dat vóór de optimalisatieprocedure zijn grootte 56,5 kb was. Het is dus met meer dan 1,7 keer verminderd. Maar in dit geval is de belangrijkste prestatie zelfs niet een vermindering van het gewicht van het bestand en het feit dat het programma nu vrijgesteld is van het herberekenen van het feitelijke ongebruikte bereik, dat de verwerkingssnelheid van het document aanzienlijk zal verhogen.

Als u in het boek verschillende vellen werkt, moet u met elk van hen een vergelijkbare procedure uitvoeren. Dit zal zelfs de grootte van het document verder verminderen.

Methode 2: Eliminatie van redundante opmaak

Een andere belangrijke factor waardoor het Excel-document zwaarder is, is redundante opmaak. Dit omvat het gebruik van verschillende soorten lettertypen, grenzen, numerieke indelingen, maar allereerst betreft het het gieten van cellen in verschillende kleuren. Dus voordat u bovendien het bestand opmaakt, moet u twee keer nadenken en of het nodig is om het te doen of zonder deze procedure is het gemakkelijk om te doen.

Dit geldt vooral voor boeken met een grote hoeveelheid informatie die zichzelf al een aanzienlijke omvang heeft. Het toevoegen van opmaak aan het boek kan zelfs meerdere keren zijn gewicht vergroten. Daarom moet u het "Golden" Midden kiezen tussen de zichtbaarheid van het presenteren van informatie in het document en de grootte van het bestand, om opmaak alleen te gebruiken waar het echt nodig is.

Een andere factor geassocieerd met opmaak, weginggewicht, is dat sommige gebruikers de voorkeur geven aan de cellen "met een marge". Dat wil zeggen, ze formatteren niet alleen de tabel zelf, maar ook het bereik dat eronder is, soms zelfs tot het einde van het vel, met de berekening van het feit dat wanneer nieuwe lijnen aan de tabel worden toegevoegd, het niet zal zijn nodig om ze elke keer te formatteren.

Maar het is niet bekend wanneer er nieuwe lijnen worden toegevoegd en hoeveel worden toegevoegd, en een dergelijke voorlopige opmaak neemt u nu al het bestand in, dat een negatieve invloed zal hebben op en met de snelheid van het werken met dit document. Daarom, als u opmaakt met het formatteren op lege cellen die niet in de tabel zijn opgenomen, moet deze worden verwijderd.

1. Allereerst moet u alle cellen markeren die zich onder het bereik bevinden met gegevens. Om dit te doen, klikt u op het nummer van de eerste lege tekenreeks op het verticale coördinaatpaneel. Toegewezen de hele lijn. Daarna passen we de reeds vertrouwde combinatie van hete toetsen Ctrl + Shift + Down in.



2. Daarna is het gehele rijbereik lager dan een deel van de tafel gevuld met gegevens, wakker gemarkeerd. Als u op het tabblad "Home" bent, klikt u op het pictogram "CLEAR", dat zich op de tape in de werkbalk bewerkt bevindt. Een klein menu wordt geopend. Selecteer de positie "Duidelijke indelingen" erin.



3. Na deze actie in alle cellen van het toegewezen bereik wordt opmaak verwijderd.



4. Op dezelfde manier kunt u onnodige opmaak in de tabel zelf verwijderen. Om dit te doen, selecteert u afzonderlijke cellen of bereik waarin we overwegen om het minimum te formuleren, klik op de knop "Wissen" op de tape en selecteer het item "Wissen Formaten" uit de lijst.



5. Zoals u kunt zien, is het formatteren in het geselecteerde bereik van de tabel volledig verwijderd.



6. Daarna retourneren we dit bereik enkele opmaakelementen die we relevant achten: grenzen, numerieke indelingen, enz.

De hierboven beschreven acties zullen helpen de grootte van het Excel-boek aanzienlijk te verminderen en het werk erin te versnellen. Maar het is beter om in eerste instantie opmaak te gebruiken wanneer het echt geschikt en noodzakelijk is dan om tijd door te brengen om het document te optimaliseren.

LES: Tabellen opmaken in Excel

Methode 3: Links verwijderen

In sommige documenten worden een zeer groot aantal links van waar de waarden worden vastgedraaid. Dit kan ook de snelheid van het werk in hen serieus vertragen. Vooral sterk beïnvloed door externe verwijzingen naar andere boeken, hoewel interne referenties ook negatief worden weerspiegeld in de prestaties. Als de bron komt van waaruit de koppeling informatie neemt, wordt dat niet constant bijgewerkt, dat wil zeggen, de betekenis om referentiesadressen in cellen naar normale waarden te vervangen. Dit is in staat om de snelheid van het werken met het document te vergroten. Link of waarde bevindt zich in een specifieke cel, in de rij van de formule na het selecteren van het item.

1. Selecteer het gebied dat is opgenomen door referenties. Als u op het tabblad Home bent, klikt u op de knop "Kopiëren" die zich op de tape bevindt in de groep van het klembordinstellingen.

   

   Als alternatief kunt u na het selecteren van een bereik een combinatie van hete toetsen Ctrl + C.

2. Nadat de gegevens hebben gekopieerd, verwijdert u de selectie niet van het gebied en klikt u erop op de rechtermuisknop. Het contextmenu wordt gelanceerd. Hierin moet u in het blok "Instellingen invoegen" op het pictogram "Waarden" klikken. Het beschikt over de pictogrammen met de afgebeelde cijfers.



3. Daarna worden alle referenties in het toegewijde gebied vervangen door statistische waarden.

Maar u moet onthouden dat deze optie om het Excel-boek te optimaliseren, niet altijd acceptabel is. Het kan alleen worden toegepast wanneer de gegevens van de oorspronkelijke bron niet dynamisch zijn, dat wil zeggen, ze zullen niet veranderen met de tijd.

Methode 4: Veranderingen opmaken

Een andere manier om de bestandsgrootte aanzienlijk te verminderen, is om zijn formaat te wijzigen. Deze methode helpt waarschijnlijk om het boek te persen, hoewel het ook nodig is om de bovenstaande opties in het complex te gebruiken.

In Excel zijn er verschillende "native" bestandsindelingen - XLS, XLSX, XLSM, XLSB. Het XLS-formaat was de basisverlenging voor de programmageversie van Excel 2003 en eerder. Hij is al verouderd, maar toch blijven veel gebruikers nog steeds worden toegepast. Daarnaast zijn er gevallen wanneer u moet terugkeren naar het werk met oude bestanden die nog vele jaren geleden zijn gemaakt, zelfs bij het ontbreken van moderne formaten. Om nog maar te zwijgen van het feit dat veel programma's van derden met boeken met deze expansie werken, die niet weten hoe je latere opties voor Excel-documenten kunt verwerken.

Opgemerkt moet worden dat het XLS-uitbreidingsboek een veel groter formaat heeft dan het huidige analoog van het XLSX-formaat, dat op dit moment Excel gebruikt als de belangrijkste. Allereerst is dit het gevolg van het feit dat XLSX-bestanden in wezen gecomprimeerde archieven zijn. Daarom, als u de extensie XLS gebruikt, maar u wenst het gewicht van het boek te verminderen, kan dit worden gedaan, gewoon stoppen in XLSX-formaat.

1. Om het document van het XLS-formaat naar het XLSX-formaat te converteren, gaat u naar het tabblad Bestand.



2. In het venster dat opent, let ik onmiddellijk op de sectie "Details", waar het is aangegeven dat het gewicht van het document 40 kb is. Klik vervolgens op de naam "Opslaan als ...".



3. Het venster Opslaan wordt geopend. Als u wilt, kunt u naar de nieuwe map gaan, maar de meeste gebruikers zijn handiger om een ​​nieuw document op te slaan op dezelfde plaats waar de broncode is. De naam van het boek, indien gewenst, kan worden gewijzigd in het veld "Bestandsnaam", hoewel het niet nodig is. Het belangrijkste in deze procedure is om het "Bestandstype" -veld "Excel (.xlsx)" -boek in te stellen. Daarna kunt u op de knop "OK" onder aan het venster drukken.



4. Na het opslaan is vervaardigd, gaat u naar het gedeelte "Details" van het tabblad Bestand om te zien hoeveel gewicht is afgenomen. Zoals je kunt zien, is het nu 13,5 Kbytes tegen 40 Kbytes vóór de conversieprocedure. Dat wil zeggen, één opspaart in het moderne formaat maakte het mogelijk om het boek bijna drie keer te persen.

Bovendien is er een ander modern XLSB-formaat of binair boek in Excele. Daarin wordt het document opgeslagen in binaire codering. Deze bestanden wegen nog minder dan boeken in XLSX-formaat. Daarnaast wordt de taal waarop ze het dichtst bij het Excel-programma bevinden. Daarom werkt het sneller met dergelijke boeken dan met andere extensie. Tegelijkertijd is het boek van het gespecificeerde formaat op functionaliteit en de mogelijkheden om verschillende gereedschappen (opmaak, functies, grafieken, enz.) Te gebruiken, niet inferieur aan het XLSX-formaat en overschrijdt het XLS-formaat.

De belangrijkste reden waarom XLSB niet het standaardformaat in Excel is geworden, is dat programma's van derden praktisch in staat zijn om ermee samen te werken. Als u bijvoorbeeld informatie van Excel in een 1C-programma wilt exporteren, kan dit worden uitgevoerd met XLSX- of XLS-documenten, maar niet met XLSB. Maar als u niet van plan bent om gegevens over te zetten naar elk programma van derden, kunt u het document veilig opslaan in XLSB-indeling. Hiermee kunt u de grootte van het document verminderen en de snelheid van het werk erin vergroten.

De procedure voor het opslaan van het bestand in de XLSB-expansie is vergelijkbaar met degene die we hebben gedaan om XLSX uit te breiden. Klik in het tabblad "Bestand" op "Opslaan als ...". In het venster Opslaan in het veld "Bestandstype", moet u de optie "Excel Book (* .xlsb)" selecteren. Klik vervolgens op de knop "Opslaan".

We kijken naar het gewicht van het document in het gedeelte "Details". Zoals je kunt zien, is het nog meer afgenomen en is nu slechts 11,6 KB.

De algemene resultaten samenvatten, kunnen we zeggen dat als u met een XLS-bestand werkt, dan de meest effectieve manier om zijn grootte te verkleinen, het activerende in moderne XLSX- of XLSB-indelingen. Als u al bestandsuitbreidingsgegevens gebruikt, moet u vervolgens de werkruimte de werkruimte op de juiste manier configureren, overtollige opmaak en onnodige referenties verwijderen. U ontvangt het grootste rendement als u al deze acties in het complex produceert en uzelf niet beperkt tot één optie.