Excel-lijst

Drop-down lijsten maken Hiermee kunt u niet alleen tijd besparen bij het kiezen van een optie in het proces van het invullen van tabellen, maar ook om uzelf te beschermen tegen de foutieve maken van onjuiste gegevens. Dit is een zeer handige en praktische tool. Laten we erachter komen hoe het in Excel te activeren en hoe het te gebruiken, evenals een aantal andere nuances om het te laten hanteren.

Gebruik van vervolgkeuzelijsten

Volgende, of omdat het gebruikelijk is om te spreken, worden de vervolgkeuzelijsten meestal gebruikt in de tabellen. Met hun hulp kunt u het bereik van waarden in de tabelarray beperken. Hiermee kunt u ervoor kiezen om een ​​waarde uit te voeren van een vooraf voorbereid lijst. Dit versnelt tegelijkertijd de procedure voor het maken van gegevens en beschermt tegen een fout.

Procedure voor het maken

Laten we eerst uitzoeken hoe u een vervolgkeuzelijst kunt maken. Het is het gemakkelijkst om dit te doen met een tool genaamd "Gegevenscontrole".

1. We markeren de kolom van de tabelarray, in de cellen waarvan het is gepland om de vervolgkeuzelijst te plaatsen. Verplaatsen naar het tabblad "Data" en klei op de knop "Gegevenscontrole". Het is gelokaliseerd op het lint in het blok "Werken met gegevens".



2. Het gereedschapsvenster "Verificatie" begint. Ga naar de sectie 'Parameters'. Selecteer in het gebied "Gegevenstype" in de lijst de optie "Lijst". Daarna gaan we naar het veld "SOURCE". Hier moet u een groep namen opgeven die bedoeld is voor gebruik in de lijst. Deze namen kunnen handmatig worden gemaakt en u kunt een link opgeven als ze al in Excel op een andere plaats worden gepost.

   Als handmatige invoer is geselecteerd, is elk lijstitem verplicht om het gebied over een puntkomma (;) aan te gaan.

   

   Als u de gegevens uit een bestaande tabelarray wilt draaien, moet u naar het blad gaan waar het zich bevindt (als deze zich aan de andere kant bevindt), zet u de cursor naar het gebied "Bron" van het gegevensverificatievenster en markeer vervolgens de reeks cellen waar de lijst zich bevindt. Het is belangrijk dat elke afzonderlijke cel een apart lijstitem bevindt. Daarna moeten de coördinaten van het opgegeven bereik in het gebied "Bron" worden weergegeven.

   

   Een andere optie om de communicatie te installeren is de toewijzing van de array met de lijst met de naam. Selecteer het bereik waarin de gegevenswaarden zijn aangegeven. Links van de formule-reeks is het gebied van namen. Standaard worden er in het bereik geselecteerd, de coördinaten van de eerste geselecteerde cel worden weergegeven. We gaan gewoon de naam in voor onze doeleinden, die we meer geschikt achten. De belangrijkste vereisten voor de naam is dat het uniek is in het boek, geen hiaten had en noodzakelijkerwijs begonnen met de brief. Nu het bereik dat we zijn geïdentificeerd voordat dit artikel zal worden geïdentificeerd.

   

   Nu, in het venster Gegevensverificatie in het gebied "SOURCE", moet u het "=" -symbool installeren en vervolgens onmiddellijk na het invoeren van de naam die we het bereik hebben toegewezen. Het programma identificeert onmiddellijk de relatie tussen de naam en de array en trekt de lijst die zich erin bevindt.

   

   Maar veel efficiënter zal worden gebruikt om de lijst te gebruiken als u converteert naar de "Smart" -tabel. In een dergelijke tabel is het gemakkelijker om de waarden te wijzigen, waardoor de lijstitems automatisch wordt gewijzigd. Dit bereik zal dus daadwerkelijk in een substitutietabel worden.

   Om het bereik in een "Smart" -tabel te converteren, selecteert u deze en verplaatst u deze in het tabblad HOME. Daar, klei op de knop "Formaat als een tabel", die op de band in het blok "Stijlen" wordt geplaatst. Een grote stijlgroep wordt geopend. Op de functionaliteit van de tabel heeft de keuze van een bepaalde stijl geen invloed op iemand, en kiest daarom een ​​van hen.

   

   Daarna wordt een klein venster geopend, dat het adres van de geselecteerde array bevat. Als de selectie correct is uitgevoerd, moet er dan niets worden gewijzigd. Aangezien ons assortiment geen headers heeft, mag de item "tafel met koppen" niet zijn. Hoewel specifiek in uw geval, is het mogelijk, wordt de titel toegepast. Dus we kunnen gewoon klikken op de knop "OK".

   

   Daarna wordt het bereik geformatteerd als de tabel. Als het is toegewezen, kunt u het op het gebied van namen zien, dat de naam die hij automatisch is toegewezen. Deze naam kan worden gebruikt om in het venster "Source" -gebied in te voegen in het gegevensverificatievenster volgens het eerder beschreven algoritme. Maar als u een andere naam wilt gebruiken, kunt u deze vervangen, net op de namen van de naam.

   

   Als de lijst in een ander boek wordt geplaatst, is het voor de juiste reflectie vereist om de functie DVSL toe te passen. De opgegeven operator is bedoeld om "Superabsolite" -verwijzingen naar velelementen in tekstvorm te vormen. Eigenlijk zal de procedure vrijwel precies hetzelfde worden uitgevoerd als in de eerder beschreven gevallen, alleen in het gebied "Bron" nadat het symbool "=" de naam van de operator - "DVSSL" moet opgeven. Daarna moet tussen haakjes het adres van het bereik worden gespecificeerd als het argument van deze functie, inclusief de naam van het boek en de vel. Eigenlijk, zoals getoond in de onderstaande afbeelding.



3. Hierop konden we en beëindigen en beëindigen we de procedure door op de knop "OK" in het venster Gegevensverificatie te klikken, maar als u dat wenst, kunt u het formulier verbeteren. Ga naar de sectie 'Berichten om' in te voeren 'van het gegevensverificatievenster. Hier in het gebied "Bericht" kunt u de tekst schrijven die gebruikers de cursor naar het bladelement met een vervolgkeuzelijst zullen zien. We schrijven het bericht op dat we het nodig achten.



4. Vervolgens gaan we naar het gedeelte "Foutbericht". Hier in het gebied "Bericht", kunt u de tekst invoeren die de gebruiker waarneemt bij het invoeren van onjuiste gegevens, dat wil zeggen, alle gegevens die ontbreken in de vervolgkeuzelijst. In het gebied "Weergave" kunt u het pictogram selecteren dat wordt vergezeld door een waarschuwing. Voer de tekst van het bericht en de klei in op "OK".

LES: Hoe een vervolgkeuzelijst in Excel te maken

Uitvoerende operaties

Laten we er nu achter komen hoe u kunt werken met de tool die we hierboven hebben gemaakt.

1. Als we de cursor instellen op elk bladelement waarop de afstand is toegepast, zullen we het informatieve bericht zien dat door ons eerder in het gegevensverificatievenster wordt geïntroduceerd. Bovendien verschijnt een pictogram in de vorm van een driehoek rechts van de cel. Het is het dat het dient om toegang te krijgen tot de selectie van listingelementen. Klei op deze driehoek.



2. Nadat u erop hebt geklikt, is het menu uit de lijst met objecten open. Het bevat alle items die eerder zijn gemaakt via het gegevensverificatievenster. Kies de optie die we nodig achten.



3. De geselecteerde optie wordt in de cel weergegeven.



4. Als we proberen een cel in te gaan Elke waarde die afwezig is in de lijst, wordt deze actie geblokkeerd. Tegelijkertijd, als u een waarschuwingsbericht hebt bijgedragen aan het gegevensverificatievenster, wordt deze op het scherm weergegeven. U moet op de knop "Annuleren" klikken in het waarschuwingsvenster en met de volgende poging om correcte gegevens in te voeren.

Op deze manier, indien nodig, vul de volledige tabel.

Een nieuw element toevoegen

Maar wat moet ik al een nieuw element toevoegen? Acties hier zijn afhankelijk van hoe u een lijst vormde in het venster Gegevensverificatie: handmatig ingevoerd of omhoog getrokken van een tabelarray.

1. Als de gegevens voor de formatie van de lijst worden getrokken uit een tabelarray, gaat u er naar toe. Selecteer het bereik van het bereik. Als dit geen "Smart" -tabel is, maar een eenvoudig bereik van gegevens, moet u een tekenreeks in het midden van de array invoegen. Als u een "Smart" -tabel toepast, is het in dit geval voldoende om de gewenste waarde in de eerste regel eronder in te voeren en deze regel wordt onmiddellijk opgenomen in de tabelarray. Dit is gewoon het voordeel van de "Smart" -tabel, die we hierboven vermeldden.

   

   Maar veronderstel dat we te maken hebben met een complexere gelegenheid met behulp van een regelmatig bereik. We markeren dus de cel in het midden van de opgegeven array. Dat wil zeggen boven deze cel en eraan moeten er meer lijnen van de array zijn. Klei op het aangewezen fragment met de rechtermuisknop. Selecteer in het menu de optie "Pasta ...".



2. Een venster start, waar de selectie van het inzetvoorwerp moet worden gedaan. Selecteer de optie "String" en klik op de knop "OK".



3. Dus de lege tekenreeks wordt toegevoegd.



4. Voer de waarde in die we in de vervolgkeuzelijst willen worden weergegeven.



5. Daarna keren we terug naar de tabletoma-array, die de vervolgkeuzelijst plaatst. Door op de driehoek te klikken, rechts van elke cel van de array, zien we dat de waarde die nodig is voor de reeds bestaande lijstitems toegevoegd. Als u nu wilt, kunt u ervoor kiezen om in het tabelelement in te voegen.

Maar wat te doen als de lijst met waarden niet is aangescherpt van een aparte tafel, maar is handmatig gemaakt? Om in dit geval een item toe te voegen, heeft ook een eigen algoritme van actie.

1. We markeren het volledige tabelbereik in de elementen waarvan de vervolgkeuzelijst zich bevindt. Ga naar het tabblad "Data" en klik op de knop "Gegevensverificatie" opnieuw in het "Werk met Gegevens" -groep.



2. Het verificatievenster wordt gestart. We gaan naar het gedeelte "Parameters". Zoals je kunt zien, zijn alle instellingen hier precies hetzelfde als we eerder plaatsen. We zullen in dit geval geïnteresseerd zijn in de "bron". We voegen toe aan de reeds met een lijst via een punt met een komma (;) de waarde of de waarden die we in de vervolgkeuzelijst willen zien. Na het toevoegen van klei aan "OK".



3. Als we nu de vervolgkeuzelijst in de tabelarray openen, zien we daar een toegevoegde waarde.

Item verwijderen

Het verwijderen van de lijst van het element wordt uitgevoerd op exact hetzelfde algoritme als toevoeging.

1. Als de gegevens van de tabelarray worden vastgedraaid, gaat u vervolgens naar deze tabel en de klei met de rechtermuisknop op de cel waar de te verwijderen waarde is geplaatst. Stop in het contextmenu de keuze op de optie "Wissen ...".



2. Een raamverwijderingsvenster is bijna vergelijkbaar met degene die we hebben gezien bij het toevoegen van ze. Hier stellen we de schakelaar in op de positie "String" en klei op "OK".



3. Een tekenreeks van een tabelarray, zoals we kunnen zien, verwijderd.



4. Nu keren we terug naar die tabel waar cellen met een vervolgkeuzelijst zijn. Klei in de driehoek rechts van elke cel. In de gestopt lijst zien we dat het externe item afwezig is.

Wat moet ik doen als de waarden zijn toegevoegd aan het venster Gegevenscontrole handmatig en geen extra tabel gebruiken?

1. We markeren de tabel met de vervolgkeuzelijst en gaan naar het selectievakje Waarden, zoals we al eerder hebben gedaan. In het opgegeven venster gaan we naar het gedeelte "Parameters". In het gebied "Bron" weken we de cursor toe aan de waarde die u wilt verwijderen. Druk vervolgens op de knop Delete op het toetsenbord.



2. Nadat het element is verwijderd, klikt u op "OK". Nu staat het niet in de vervolgkeuzelijst, net zoals we hebben gezien in de vorige versie van acties met een tabel.

Volledige verwijdering

Tegelijkertijd zijn er situaties waarin de vervolgkeuzelijst volledig moet worden verwijderd. Als het er niet toe doet, is de ingevoerde gegevens opgeslagen, dan is het verwijderen heel eenvoudig.

1. We weken de volledige array toe waar de vervolgkeuzelijst zich bevindt. Verhuizen naar het tabblad "Home". Klik op het pictogram "CLEAR", dat op het lint in de bewerkingseenheid wordt geplaatst. Selecteer in het menu dat opent de positie "Alles wissen".



2. Wanneer deze actie is geselecteerd in de geselecteerde elementen van het vel, worden alle waarden verwijderd, het formatteren wordt schoongemaakt en het hoofddoel van de taak wordt bereikt: de vervolgkeuzelijst wordt verwijderd en nu kunt u waarden invoeren Handmatig in de cel.

Als de gebruiker de ingevoerde gegevens niet hoeft op te slaan, is er een andere optie om de vervolgkeuzelijst te verwijderen.

1. We markeren het bereik van lege cellen, dat gelijk is aan het bereik van arrayelementen met de vervolgkeuzelijst. Doorgaan naar het tabblad "Home" en daar klik ik op het pictogram "Kopiëren", dat is gelokaliseerd op het lint in de "Exchange-buffer".

   

   Ook, in plaats van deze actie, kunt u op het aangegeven fragment door de rechtermuisknop klikken en stoppen bij de optie "Copy".

   

   Breng nog eenvoudiger na de selectie de set CTRL + C-knoppen aan.

2. Daarna wijzen we dat fragment van de tabelarray toe, waar de vervolgkeuzelijst zich bevinden. We klikken op de knop "Invoegen", gelokaliseerd op de tape op het tabblad Home in het gedeelte "Exchange-buffer".

   

   De tweede optie van acties is om de rechtermuisknop te markeren en de selectie te stoppen op de optie "Invoegen" in de groep Invoegen Parameters.

   

   Ten slotte is het mogelijk om de gewenste cellen eenvoudig aan te duiden en de combinatie van de CTRL + V-knoppen typen.

3. Met een van de bovenstaande stappen in plaats van cellen die waarden en vervolgkeuzelijsten bevatten, wordt een absoluut schoon fragment ingevoegd.

Als u dat wenst, kunt u een leeg bereik invoegen, maar een gekopieerd fragment met gegevens. Het ontbreken van vervolgkeuzelijsten is dat ze niet handmatig gegevens monteren die in de lijst ontbreken, maar ze kunnen worden gekopieerd en ingevoegd. In dit geval werkt de gegevensverificatie niet. Bovendien zal, zoals we erachter kwamen, de structuur van de vervolgkeuzelijst zelf wordt vernietigd.

Vaak is het noodzakelijk om de vervolgkeuzelijst nog steeds te verwijderen, maar tegelijkertijd de waarden die zijn geïntroduceerd en het formatteren. In dit geval worden meer correcte stappen om het gespecificeerde vulmiddel te verwijderen uitgevoerd.

1. We markeren het volledige fragment waarin elementen met de vervolgkeuzelijst zich bevinden. Verhuizen naar het tabblad "Data" en klei op het pictogram "Data Check", dat, zoals we ons herinneren, zich op de band bevindt in de groep "Werken met gegevens".



2. Een nieuw bekend testvenster van de invoergegevens wordt geopend. In elk deel van de opgegeven tool moeten we een enkele actie maken - klik op de knop "Alles wissen". Het bevindt zich in de linkerbenedenhoek van het venster.



3. Daarna kan het gegevensverificatievenster worden gesloten door op de knop Standaardsluiting in de rechterbovenhoek te klikken als een kruis of de knop "OK" onder aan het venster.



4. Dan weken we een van de cellen toe waarin de vervolgkeuzelijst eerder is geplaatst. Zoals we zien, is er nu geen hint bij het selecteren van een item, noch een driehoek om de lijst rechts van de cel te bellen. Maar tegelijkertijd blijft het formatteren onaangeroerd en zijn alle ingevoerde waarden met de lijst over. Dit betekent dat met de taak die we met succes hebben gemaakt: een tool die we niet meer nodig hebben, verwijderd, maar de resultaten van zijn werk bleven geheel getal.

Zoals u kunt zien, kan de vervolgkeuzelijst de invoering van gegevens in de tabel aanzienlijk vergemakkelijken, evenals de invoering van onjuiste waarden voorkomen. Dit zal het aantal fouten verminderen bij het invullen van tabellen. Als u een waarde moet toevoegen, kunt u altijd een bewerkingsprocedure uitvoeren. De optie bewerken is afhankelijk van de methode voor het maken. Na het invullen van de tabel kunt u de vervolgkeuzelijst verwijderen, hoewel het niet nodig is om dit te doen. De meeste gebruikers geven er de voorkeur aan om het achter te laten, zelfs nadat het einde van de tafel is voltooid.